Accessの結合について

質問

人別に年間の超過勤務時間を集計したいと考えています。
毎月、課コード、職員固有の番号、職員氏名、月の超過勤務時間の4項目がExcelデータとしてあります。
しかし、毎月退職者や中途採用者がいるため、上記毎月のExcelデータに反映される職員が微妙に異なります。
このような毎月のExcelデータをAccessで結合すると、毎月データに上がっている職員の超過勤務時間は集計されますが、年度途中の退職者や、採用者の超過勤務時間は集計されず、彼らのデータがはじかれます。
彼らのデータがはじかれずに、年度で超過勤務をした職員全ての超過勤務時間を集計するには、どうすればよろしいでしょうか。
ご教示下さい。よろしくお願いします。

回答No.5

shinkami

ANo.３です
ご承知かと思いますが。
一つのワークシートにまとめるときは月(年を含む)の列を増やしてください

1000名が対象なら12か月分で12,000行になりますね、後々のことを考えるとやはりACCESSですね

回答No.4

mshr1962

もしかしてですが、月毎のテーブルを作ってませんか？
それでは、データがはじかれるのは当然です。
月または年月を項目に追加してひとつのテーブルにするのが普通です。
これなら月毎のデータと年間（または特定の期間）のデータを取り出せます。

まあ、現状の解決策としては
１．ユニオンクエリで複数の項目が同じテーブルの結合クエリを作成して集計する
http://www.nurs.or.jp/~ppoy/access/access/acQ007.html
２．職員のテーブル（全職員）を別途作成して、職員テーブルを元に各月のテーブルをクエリで１→∞で連結させる
http://www.officepro.jp/access/relation/index3.html
のどちらかでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
ひとつのテーブルにするという発想がなかったので、とても参考になりました。
解決策の1.で紹介して下さったURLは、質問前に参照したことがあったのですが、実際の使用方法が分かりませんでした。
もっと勉強して分かるようになりたいです。
ありがとうございました。

回答No.3

shinkami

エクセルのワークシートはどのようになっていますか
月毎に一つのワークシートになっていると思いますが
複数のワークシートになっていると、データを一つのワークシートにまとめるて
エクセルのままで計算できると思いますが。

ACCESSでやるときは
一つにまとめたワークシートをACCESSでインポートしてからテーブルの正規化で
社員テーブルと勤務記録テーブルに分けます、
社員テーブルには入社日と退職日の２つの項目を追加しておきましょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
Excelのままで計算できそうなので、試してみたいと思います。
Accessでも試してみたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.2

tag1701

こんばんは。
質問内容を読みましたが、行われている手順は月毎にデータ化したExcelファイル（１２個？）を
Accessへリンクテーブル或いはコピーを行いテーブル化したものを職員固有の番号を１対１でリレーションして
集計しているということでしょうか？

総行数がExcelで収まる程度なら一つのシートにまとめて、職員固有の番号と氏名を集計キーにして
集計列名を超過勤務時間としてピボットテーブルを使えばでるのでは？

Accessを使うのであれば、職員テーブル（固有番号・氏名）を作成し
クエリ作成でほかのExcelテーブルの職員固有列全てに１対多（職員テーブル全てとそれに対応する
データ）という形で行えば宜しいかと）。。

職員固有番号は絶対重複使用しないようしていることが条件です。。

お礼

ご回答ありがとうございます。
仰る通りのことをしていました。
月ごとにテーブルがあり、項目は毎月同じですが、出てくる職員の順番はばらばらで、月により出てくる職員が異なる場合もピボットテーブルは使えるのでしょうか。
退職者や、中途採用者も含めた年度の職員テーブルを作ることは、実は職場の先輩にもアドバイスされました。
職員が1000人程度いて、少し面倒かも知れないと思い躊躇していたところでした。
ご回答の2つの方法を試してみます。
ありがとうございました。

回答No.1

piroin654

>Accessの結合について
この標題の意味がよくわからないままですが。

Null値が含まれる場合の対応はいろいろ
ありますが、Null値が含まれるために
計算ができない場合などには、Null値を
0に置き換えて計算する方法があります。

(1)
たとえばNull値が含まれているために、

DSum("[超過勤務時間]","テーブル名")

とすれば、値が返ってこない来ない場合に、

Nz(DSum("[超過勤務時間]","テーブル名"),0)

あるいは、

Nz(DSum("[超過勤務時間]","クエリ名"),0)

とNz関数を使用するとNull値のフィールドは
0に変換され計算されます。

(2)
フィールドにNull値があるとき、
このような使い方でも、

Sum(Nz([フィールド])

Null値を0に変換して計算します。

(3)
また、クエリなどでNull値がある場合に、
Where条件に

IIf(IsNull([フィールド]),0,[フィールド])

として、フィールドがNullならば、0に変換し、
そうでなければそのまま計算、あるいは抽出
する、といった方法もあります。

情報が少ないのでこのようなところですが。

お礼

ご回答ありがとうございます。
私はAccessの初心者で、ご回答の内容がまだよく理解できません。
テーブルが毎月分、12個あって、それらを結合して人別に、年間の超過勤務時間を集計をしようとしていました。（言い方がおかしいかも知れません)
ご回答にある関数はいつ、どこに使えばうまくいくのでしょうか。
これからもっと勉強して、分かるようにしたいです。
ありがとうございました。