会社のメールって誰かが責任を持ってチェックしているのですか？

質問

会社のメールって誰かが責任を持ってチェックしているのですか？

たとえば『こんなメールが来ていたが、読んだか？』とか、
『あのメール、その後どうした？』とか。

いちいち口頭で確認しあうのでしょうか？

メールの画面を見ただけでは誰が見てどんな対応をしたのか分かりません。もし、重大事項を見過ごして対応していなかったら大変ですよね。

うちの会社は中小企業でメールをするのは5人程度です。
ところが、上司が『誰がどのメールを見たか分かるように送られてきたメールを毎日ノートに記入し、サインしていこう』と言い出しました。

確かに毎日100件もあるわけではありませんが、郵便物もＦＡＸもノートに手書きして回覧の上、この上メールまで…？

何か良い方法があれば是非教えていただきたいのです。
郵便物やＦＡＸも他の会社ではどのようにされているのか教えて欲しいです。

回答No.1

zongai · ベストアンサー

担当者が、自分に来たメールに対して責任を持って対応する。
これで十分上手く回ってます、私の経験では。
上司はメールのやりとりなんかじゃなく、進捗を把握してればいいと思いますが…。

本当に重大事項であれば、仮に見過ごしていたとしても電話連絡などで回答の催促があると思います。
逆の立場ならそうしますよね？

どうしても上司（全員）がチェックしたいというのなら…

・会社で統一のメールアドレスを用意し、全ての連絡はその統一メールアドレスを使用する。
・全員がその統一メールアドレスを使用する。
・客先には、本文に担当者の名前を入れる様に徹底して貰う。名前がないメールが届いたら、担当者を特定し対応させる。
・担当者は受信したメールの件名の先頭に名前を入れ（【名前】[元の件名]などにして）、統一アドレスに転送。

これで誰がどのメールを見たか、上司（もしくは社員全員）が把握できるでしょう。

で、誰も手を付けなかったもの（漏れ）は誰がチェックするんでしょう？

で、メールに書いてあることにどう対応するかはどうやって確認するの？
実際に対応したかはどう確認するの？
その確認が行われたかはどう確認するの？
…ってキリがないですね。

「お前がメール見たって記録があるんだから、失態の責任とれ」
というような話であれば、メールを受け取った時点で対応すべき責任は生じているわけで、見た確認を新たに残す必要もないと思うけど。
もっとも、統一アドレスなら、メールを見て対応しなかった責任の全てを押しつけることもできませんが。
上司もメールを見てるんですから、対応してるか確認しなきゃね…なんて。

突拍子のないことを言い出す上司って嫌ですね。

お礼

素早い回答ありがとうございます！

以前、ミスした重大事項というのは相手が行政で『期限過ぎたら知らないよ』っていうタイプのものでしたので…確認の連絡はありません。
行政からしたら願ったりのミスだったと思います。

会社はアドレスが一つしかありません。
全員がそのアドレスで外部とやりとりしています。
ですので統一アドレスを使用するという部分はクリアですね♪

転送をうまく使えばほぼ管理できることを、資料を作成して説明してみます。
口で言っても絶対分からない人なので目で見て理解できるように準備します。

ありがとうございました。

回答No.4

violet430

> メールアドレスは会社用が一つです。
> 全員がその同じアドレスを使い、外部とやりとりしています。
>
> メールができるようにしてあるパソコンは1台のみです。

そういう状況であれば、メールの担当者を決めるべきでしょうね。
その担当社が責任を持って受信し、内容に応じて他の担当者へ内容を伝えるというルールにするのです。

お礼

何度も回答していただき、ありがとうございます！

そうですね、メール担当者が必要ですね。
というよりも、メール担当者は一応存在するのですが、
その担当者がメールチェックを忘れているのです…。

皆さんの意見を参考にして働きやすい方向へ進めていきます。
ありがとうございました！

回答No.3

REAPER

会社組織でメールシステムを運用する場合、メールアドレスが人により別アドレスだろうとなんだろうと「そのメールを見るのは自分だけになる」と断言できるショボい環境なのか、全員の送受信の記録を一元管理できる環境なのかによって違ってきますが、
>誰がどのメールを見たか分かるように
が目的なら
>送られてきたメールを毎日ノートに記入し、サインして
は無駄です。
単に「見たメールを特定のアドレスに転送処理する」ことで見てサインしたこととみなすようにルールを決めれば済みます。

言い出しっぺの上司に新規にこの管理用の別アドレスを与え、そこに全てのメールを集約して転送するようにして、試験運用させてみてください。5人分のメールの全ての送受信記録と管理を生身の人間が行うならば他の仕事は一切できなくなるかも知れませんが、それは当人が自分で蒔いた種です。今後また何を言い出すかわかりませんので、今のうちに身をもって知ってもらう必要があるでしょう。

お礼

回答していただきありがとうございます！

>>送られてきたメールを毎日ノートに記入し、サインして
は無駄です。

私もそう思います。送られてきたメールのチェックも行き届かないのに
メールのチェックのあとノートのチェックまでできるはずもなく…

手間だけ増えて無駄な時間を過ごすなぁと思いました。

ただ、言い出しっぺの上司はメールチェックをしません。
その下の人が管理をさせられることになります。
言い出しっぺの上司は、下がどれだけ大変かを考えません。
ですので、試験運用させたいのは山々ですが思い知らせることができないのです…。

回答No.2

violet430

同じメールアドレスで全員が受信しているのですか？
それとも各人が別アドレスになっていて、同じメールが届くような仕組みになっているのでしょうか？
通常、メールアドレスは人により別アドレスですので、そのメールを見るのは自分だけになります。
上記の点をご説明下さい。

補足

説明が足らず、申し訳ありませんでした。

メールアドレスは会社用が一つです。
全員がその同じアドレスを使い、外部とやりとりしています。

メールができるようにしてあるパソコンは1台のみです。

このパソコンはいつも空いているメール専用パソコンではなく、
一人の事務員のものであり、メールを見たくなったらどいてもらって用件を済ませるまで占領します。
他の業務があればそれをしてもらいますが、たいていはパソコンをとられては仕事ができないため不便な思いをしていると思います。

これをメールを頻繁に使用する従業員のパソコンにだけでもメールができるようにお願いしたところ、質問のような話になりました。

全員が見られるようになったら、『誰かが対応しただろう』と言って放っておく危険があるからというのが理由だそうです。

依然起きたミスは『誰かが対応しただろう』という意識が原因ではなく、『メールの不便さゆえ誰も見ていなかった。』のが原因だったのではと思います。
皆で見ていれば誰かが気づいたと思います。