アクセスのレポート

質問

アクセスの初心者です。
Ａ４の用紙に６件の得意先の情報を書き込む既定の用紙に手書きしていたものを、アクセスでその用紙に印刷するプログラムを入門書を読みながら、作り始めました。
初心者ですから、データははじめから印刷したい順番（得意先の５０音順）に並べてから、入力用に作成したフォームでしました。
そして、出力も規定の用紙の位置にズバリ嵌るようなレポートもできました。改ページしても何とか印刷位置も合うようにできました。
しめしめと思い、データを３０件ほど入力して出力しますと、なんと印刷された順番がテーブルのレコード順（得意先の５０音順）になりません。
いろいろ検索して探して見ましたが、よく分かりません。このままでは、アクセスのレポートの順番はレコード順にはならないのではとも思えてきましたが、結局印刷の順番を決めるための基になるものをなににするばよいかを教えてください。
クリエがいまいちよく理解できないので、、、、なんとなくここかなとも思うのですが、宜しくお願いします。

回答No.4

happypoint · ベストアンサー

町別の名寄せということでしたら、
それこそクエリを使うのではなくてレポートのグループヘッダーの機能を使いましょう。

まず、レポートをデザインビューで開きます。
そして、メニューの表示→並べ替え／グループ化の設定を選択します。

そうするとダイアログが出ますので、
「フィールド／式」の欄に、町名が入力されているフィールドを指定します。
そして「グループヘッダー」の欄を「はい」に設定します。

するとレポートのデザイン画面に町名のヘッダーができると思いますので、
ここをクリックし、町名ヘッダーのプロパティを出します。
そして書式の「改ページ」という項目がありますので、
ここを「カレントセクションの前」に設定してやってください。

気に入ったレイアウトにならないかもしれませんので、
そのときはいま挙げたような項目を
いろいろいじってみてください。

お礼

大変お世話になりました。
非常に満足のいく結果が得られました。
厚く御礼申し上げます。

回答No.3

happypoint

#1の回答者です。

クエリを作ったとしても、レポートを作り直す必要はありませんよ。

レポートのプロパティに、レコードソースという項目がありますので、ここをクエリに変えてやるだけであります。

お礼

早速のご回答まことにありがとうございます。
クエリを作ったのは初めてでしたが、作成し、レポートのレコードソースを見つけてやってみました。
なるほど、できました。ありがとうございます。
これができたので、欲が出ました。
町丁毎に改ページさせて、町丁毎の名寄せに挑戦したくなりました。
クエリで町丁別の名寄せはできましたが、町丁毎の改ページの仕方が分かりません。
ご教示いただければ幸いです。

回答No.2

cafedemocha

レポートのデザインで、グループヘッダーを使用しているのであれば、そこで、昇順、或いは降順と言う設定が出来ますので、そこで、設定すれば良いですよ
主キーを設定していない場合は、クエリーで並べ替えても、レポートでは並び順が変わる場合があります

グループヘッダーを使用されていない場合は、デザイン画面で、並べ替えの設定ボタンを押して、グループヘッダーを設定し、表示しなくても構いませんので、並び替えを昇順・降順、何れかに設定してみてください

お礼

早速のご回答まことにありがとうございます。
なるほど、カナの名前順になりました。
ここをうまく使うと町丁毎に改ページして、町丁別の名寄せというのもできるでしょうか。
住所は、住所入力ウイザードを使って作成し、市区名、町丁域、番地域は別々に作成してます。
あつかましいですが、ご教示いただければ幸いです。

回答No.1

happypoint

データベースでは、テーブルに入力したデータ（レコード）の並び順は保証されません。
これは、Accessに限らずどんなデータベースでも同じです。

そのかわり、クエリという強力なデータ加工用の機能が装備されていますので、これを利用して並べ替えを行うことになります。

まずすることは、テーブルに並べ替えの元になるフィールドを作ってやることです。
今回のご質問では５０音順に出力したいとのことですので、得意先の「ふりがな」を入力するフォールドを作り、そこに、「かな」もしくは「カナ」でふりがなを入力してください。

つぎに、先ほどのテーブルをもとにクエリを作成し、印刷に使うフィールドをすべてクエリに追加します。
そして、クエリの「ふりがな」に対して、ソート順を「昇順」に指定してやります。

レポートを作成するときは、テーブルをもとにして作るのではなく、このクエリをもとにして作成すると、５０音順のレポートとなって作成されます。

お礼

早速の回答ありがとうございます。
やはりクエリを使わないと駄目なのでしょうか。
クエリを使うとまた新たにレポートを作って、デザインをしてやるということだと思いますが、前に作ったレポートのデザインを生かしたいのですが、、、