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ロータスノーツの宛先について
会社でロータスノーツＲ6.5を使っています。 私の部署ではプロジェクトごとに情報を関係者にメールで展開するため、データーベースでメールグルーピングを作り、プロジェクトごとに宛先を選べるようにしています。 その際、小グループをいくつか作り、その組み合わせでプロジェクトごとの宛先をグループ化しているのですが、私はそれほど手間がかかるとは思っていません。 しかし私の部下が使いこなせず、エクセルの表で配布者リストを書き出し、それをコピー＆ペーストしてノーツの宛先につけて送信したいと言い出して困ってます。彼の論理ではそのほうがノーツでグルーピングを作るより10倍効率がいいと引き下がりません。 しかしその方法だと、コピー＆ペーストをちゃんともれなくしたかが分からないですし、今の方法であれば送信後でもどのグルーピングリストに送信したかノーツで確認できるんですが、コピー＆ペーストでは間違った送付先に送ったかがわかりません。 そのような理由を挙げて、許可できないといっているのですが、食い下がらず困っています。 なにかノーツのシステム上でもエクセルの表のコピー＆ペーストで宛先に入力するとまずいといった良い理由はないでしょうか？
- yukorin33
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この手の部下は視点が偏っていて、それを信じ切っている点でも厄介ですね。 ノーツのリストは以前から活用されているのでしたら、完全に職場のルーチンに入っているのですね。ではその部下の指導のために、メーリングリストを一旦やめるなんて出来ませんよね。 基本的に、部下に任せて出来ないのであれば（他の方法を主張しようと）、やはりあなた様の上司とご相談されて、誰かに交代させた方が良いのではないですか？ 部門や企業内の方針もあるでしょうから、その中の業務に対応が取れない（意思としても従えない）のであれば、それは他の能力がある事とは別として降ろすしかないのではないかと思います。 まぁ、そういう部下の主体性は喜ばしい事ですが、上司やリーダーの指示に従えない主体性は、ただの利己主義や負けず嫌いですからね。どうもその辺りは、仕事がただ出来ない部下よりも致命的な気がします。 やはり、もしあなた様の責任の範囲でも解決できない場合、速やかに上司に相談なり報告なりされた方が良いのではないですか？ そういう段階のようにも思います。
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- freetaka
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なるほど・・・ＶＢＡまで使用してツールを作成してある訳ですね まあ、業務改善案というものは上が認めなければ採用されないので せっかく作成した物が無駄になるとして引き下がらない部分もあるのでしょう しかし、その部下には業務改善案が必ず通るものではないということを まず最初に教える必要があるのではないですか？ どんなに自分が良いと思ったものを作成提案しても それが毎回採用されるわけではないということを部下が学ぶべきですね >ＤＢのほうが優れていると納得させるにはどうしたらいいんでしょうか。。。 これに関しては一概にＤＢばかりが必ずしも絶対に優れているとは言えないですね 私の会社でもＡｃｃｅｓｓやＯｒａｃｌｅ、ＭＹＳＱＬ等のデータベースをノーツ意外にも使用していますが ＤＢでは苦手とする部分をエクセルで作成したツールと連動させ使用している部分もあり エクセル等で作成したツールが時には必要になるということを 完全否定はできないのです これはyukorinさんも承知のことかとは思いますが末尾に書かせていただきました
お礼
回答ありがとうございます。 そうなんですよね。ＤＢが必ずしも優れているとはいえないため、却下する理由にパンチが足りず困っています。 例えば送信ミスがあったときに、後から間違った宛先グループを選んで送信したのか、そもそもその宛先グループのグルーピングに間違いがあったのかなど分かるようにしたいのですが、エクセルのコピペではそれを調べるの無理でしょ？、、という理由が彼に納得してもらえないのが痛いです。
私も現在、部下を７人持つ身で、これまで部門の様々なグループを率いて来た経験があります。その中で自分のやっている事が最善だと信じてやまない人材も確かにいました。 その場合、私はその手法を取り入れる担当者に任命する事があります。担当者にでもならないと、自分のやり方の良し悪しが客観的に感じる事が出来ない部下も少なくないからです。 自分の方法を周囲に説明させ、やらせて不具合がでれば説得もしなければならないし、改善を迫られる事もあると思います。 もしルールがあなた様の職場内で如何様にもなるのであれば、一度その部下に、その辺りの決め事や他の部下との共通作業としての方法の導入・担当者までを任せてみてはどうですか？ 実際にやらせてみて、失敗しようが周囲にどんな不満を言われようが、担当責任者はその部下です。改善や要望には応える義務もあるでしょう。 その中で自分の方法の欠点が見えても来るし、他部門への送信ミス・迷惑・苦情など、それを感じてこそ成長もあると思います。 ３８才にもなる部下にそのような要求の仕方をするのは、あまりにレベルが低い話しですが、人材として活躍してもらう必要があれば、その程度の責任と権限を持たせてみても良いかも知れません。 駄案で済みません。
お礼
回答ありがとうございます。 ルールは私の部署内で何とでもなるのですが、長年の経験から今のようなシステムを前任者が作ってくれたので、あまり変更したくないというのが本音です。 38歳の部下に実務としてリストの変更等を任せているのですが、依頼が来てからその依頼を反映するまで1週間、下手すると2週間かかってしまったり、また同姓の違う人をリストに入れていたりと苦情が耐えません。 また、メールの配布の際も宛先リストを間違って選択したりと他部署からクレームがあるたびに、私のほうから謝罪に行っています。。。 彼の場合、苦情を受けても「送信しなおします」だけで反省を全くしないので、頭が痛いです。。。 愚痴になってしまいましたが、私の上司を交えて説得するしかないですかねぇ。。
- freetaka
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>ノーツのデーターベースを使う理由として、よくサーバーがダウンしてしまうことがあるのですが、ダウンしてしまってもノーツは生きてますし、またコピー＆ペーストするより宛先からＤＢ選んで、グループ名を選んだほうが早いと思うのですが。。。 頑固な部下のようでこれでは納得しないということですか 宛て先を選ぶだけなら確かにエクセル等からのコピペでも 別に問題ないように思えるのでしょう しかし、エクセルでグルーピングの管理をしてコピペでやるにも 結局はノーツからのエクスポートが必要なわけですし すべての元はノーツなわけです しかも、ノーツならちょっとした修正もすぐ反映されますが エクセルへ修正があるたびに毎回エクスポートしてコピペでは 他の人が使いづらいと思いますね さらに言うなればアクセス制御もエクセルではできないし 別な部下にそこらへんを聞いてみてはどうですか？ ちなみに、私の職場では そんな改善案ぜったいに通りませんね さきほども回答しましたが すべての部署においてノーツメールや業務の使用方法が浸透し アーカイブ等の処置も上は５０代の人も全員できるように 教育を実施しています エクセルからのコピペの場合だと必ずエクセルのシートを開き 宛て先をコピペしなければなりませんし グルーピングで管理させれている宛て先がよほど多くない限りは ぜったいノーツのほうで操作したほうが楽だと思いますが そこらへんはどうなのでしょうか？ グルーピングができず宛て先に１つ１つ送信先を選ぶならば エクセルのほうが早いかもしれませんが 私にはどうしてもエクセルが優れているとは思えないのですが・・・
お礼
回答ありがとうございます。 ＤＢ上のメールグループはだいたい70種でした。 70種が多いかどうかは考え方次第ですが、サブグループを作っているのでいくつかのメールグループに含まれる人を一人だけ変更したい場合、サブグループさえ変更すればそれを含む大グループに反映されますし、それほど手間じゃないと思うんです。 彼が言うにはそのサブグループを探し当てるのにも時間がかかるし、ちゃんと反映されているか確認を取るのに時間がかかると。 かなり頑固で自分は正しいことを主張しているのに（こんなに改善案を出しているのに）、上司が認めてくれないと私の上の上司まで主張する人なので、困ってます。 （私と上司の間のコミュニケーションは上手くいっているので、上司から何か言われたことはありませんが） エクセルにノーツからアドレス帳をエクスポートして管理するのではなく、エクセルのタブにアドレスが直打ちしてあるものを、たとえばＡというプロジェクトを選ぶとＡプロジェクトの情報を流さなければならない人のアドレスがずらっと表示されるようにマクロが組んでありました。 ＤＢのほうが優れていると納得させるにはどうしたらいいんでしょうか。。。
- freetaka
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私の職場内でもノーツを使用していますが そのような苦情を言う部下はいませんね それに確かに手間がかかるわけでもないです むしろグループウェアを導入したことで情報共有しやすくなったと 高く評価する人が多く文句を言う人はいません 使いこなせない者が多数なのであれば 社内で教育を行えば良いし 実際私の職場でも年に２回の教育を行い有効活用を促進しています 使いこなせる者が多くなり活用度が高くなれば 少数の使いこなせない者の適応能力が問われることとなるでしょう デザイナーまで使いこなせということではないですしね yukorinさんがノーツを社内で担当し管理しているのであれば コピー＆ペーストがどうこういう者を気にせず ここは職場内でノーツの利用をどういう位置付けとして 利用させていくかにもかかっていると思います 以上・・・参考までに
補足
回答ありがとうございます。 ＩＴが作っているグルーピングとは別に私の部署で独自にメーリングリストを作成しています。 ノーツのデーターベースを使う理由として、よくサーバーがダウンしてしまうことがあるのですが、ダウンしてしまってもノーツは生きてますし、またコピー＆ペーストするより宛先からＤＢ選んで、グループ名を選んだほうが早いと思うのですが。。。 改革案を出してくるのはいいのですが、駄目だしをするとどんなに理由があっても納得しないため困っています。。。 何か彼を納得させるいい理由はないでしょうか。
４０代、男性です。 私の現場でもノーツは導入されていますが、ノーツのメーリングに限らず、部下の方は業務の適性に問題がありませんか？ こんな程度の方法論で優劣を判断できないの（しかも利己的）なら、他の業務すら任せられないでしょう。 今回の件では、実際のメール作業において、メーリング（30名程度）と、コピペによる送信作業とで、どれだけ所要時間に差が出るかやってみたら良いと思いますが‥。 業務（メール程度であっても）で解らない事が本人にある場合、素直に指導を仰げない部下は基本的に問題があるでしょう。
補足
回答ありがとうございます。 本人のレベルの問題だと思うのですが、実際に本人が出した支出によると、配布者定義の変更を行う場合、エクセルを用いるだけだと2時間、ノーツのグルーピングの変更だと30時間（！）という結果を持ってきました。。。 私が同じ作業をした場合、1時間かからず終わるのですが。。。。 因みに部下は38歳、男性です。 方法は教えていますし、やり方がわからないわけではないと言います。 エクセルのほうが優れていると引き下がりません。 何か言いくるめるいい理由があれば教えてください。
お礼
回答ありがとうございます。 経費削減の波を受け、人員を削減されたため仕事をふるほかの部下がいないのが現状です。。。 （この部下を他の部署に出そうとも思ったのですが、受取先がなく断念しました） 昨日、私が久しぶりに実際に作業をしたところ、やはり20分もあれば配布リストの更新が終わってしまうので、それほど手間はないですね。 しかも変更依頼が来るのは一ヶ月に一回くらいですから。。。。 上司を交えて、私のレビュー結果を報告することにします。 そうしないと精神的に辛いので。。。