Word：差し込み印刷時に文字列の一部を置き換えたい

質問

ご覧いただきありがとうございます。

Wordの差し込み印刷についてお知恵をお貸しください。

Excelで作ったリストからデータを差し込んで宛名を印刷しているのですが、このリストには、相手先の「株式会社」や「社会福祉法人」などが、会社名と同一のセルに「(株)」や「(福)」のような略号で入力されています。

このままでは相手先に出す宛名としては不適当なので、いまはもとのリスト中の「(株)」などの略号を正式な名称に置換してから差し込んでいます。ところがこのリストは他から提供されるもので、随時差分が発生するため、だんだん作業が繁雑になってきました(たまに置換するのを忘れて差し込んでしまうことがあります)。

そこで、このExcelのリストはさわらずに(「(株)」を「株式会社」に置換したり、新たな列を設けたりせずに)、Word側で置き換えながら印刷していくということは可能でしょうか。いいお知恵をお持ちの方がいらっしゃいましたらご教示ください。

データを入力しているところに入力の仕方を変えてもらうわけにいかないこと、また、宛名印刷以外の場面では略号のほうがリストを見やすい場合もあることから、できればもとのデータは改変せずに済ませたいのです。

なお、略号のカッコは全角・半角が混在しておりまして、「(株)」に至っては一文字で表示される機種依存文字の「(株)」まで混じっています。

OSはWindows XP、Wordは2002です。

回答No.2

enunokokoro · ベストアンサー

Excel側のデータをいじらないのなら、Wordの差し込み印刷で新規文書
への差し込みをして、その文書で置換するしかないと思います。

差し込み印刷ウィザードの最後で、新規文書への差し込みをする選択が
できますのでそこで指定するか、[ Alt+Shift+N ]キーにて差し込み方法
を指定します。

置換については、置換候補のあるデータを用意しておいてマクロにした
アドインなどを利用して置換作業をすれば、何度も同じような差し込み
があっても作業的に楽になるかと思います。マクロやアドインについて
は、アドバイスができるほどのスキルを現時点ではないので、回答する
ことは控えます。どうしてもマクロを知りたいのなら別途質問するか、
他の回答をお待ちください。

お礼

ご回答ありがとうございます。

いつも、宛名ラベルなどに直接印刷しているため、いったん新規文書に差し込んでから置換するということはまったく思いつきませんでした。

enunokokoro様のご助言を念頭に改めてネットで調べてみて、

http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=994495

で示されているマクロで望む結果が得られることがわかりました。これで、繁雑な置換作業から解放されます。本当にありがとうございました。

回答No.1

mitarashi

エクセル側で、(株)→株式会社等に置換した、作業用シートを作っておいて、その作業用シートから差し込み印刷する設定にするのはどうでしょうか。作業用シートの更新忘れを無くすためには、作業用シート生成をエクセルのSub Workbook_Open()で都度行うようにすると、ワードから差し込みする際にもエクセルのファイルのマクロを有効にするかどうか聞いてきますので、有効にしてやると更新が実行され、実行結果を反映して差し込みが行われると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

作業用シートを別に作るのもひとつの手ですね。Substitute関数を使って置換したデータを表示する、あるいはマクロを使って置換したデータを書き出す、という感じでしょうか。今回はできれば作業用シートも作らないようにしたいため、No.2様のアイデアに依らせていただこうと思います。とはいえ、今後のためにも、どういうマクロを書けば置換したデータを別シートに書き出せるか調べてみたいと思います。ありがとうございました。