関連する文書を素早く検索・編集する方法

質問

社内の仕事でWordやExcelなど、複数のOffice製品にパッケージされているソフトを使っています。
あるプロジェクトを組んで仕事を進める場合、ある程度の標準化を決めていてもそれに付随して作成する文書が枝葉のように増えていくと思います。
しかし後から見直しや更新が必要になった場合、目的とする文書がどこにあるのかを探すのに手間を感じたことはありませんか？
もちろんフォルダ毎に管理するのは基本形だと思いますが、ネストされたフォルダを辿るのも結構手間です。まして関係する部署が複雑に絡み合っていき困難を極めます。
こんな場合、どのような文書管理の方法が一番でしょうか？
会社のトップから現場の社員まで、簡単に目的とする文書を出し入れ出来れば楽だと思うのですが。
長々とスミマセン。

回答No.2

sirouto · ベストアンサー

一般に保存する場合に日付のフォルダで分けることが一番と言われていますね。
そしてファイルには、インデックスをつけて内容を確認しやすくすること。あと、ファイルに作成者の名前が自動的に入るように設定しておくこと。

それから、検索を早くスムーズにする方法ですが・・・
officeのファイルがメインでしたら、ファイル検索のソフトを導入してはどうでしょう。Windowsの検索機能よりも早く手軽に見ることができます。
OSのバージョンがわかりませんので、使えるかどうか判りませんがURLは、
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se271445.html
http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se263699.html
ご自分で探される場合は、以下のURLをどうぞ

参考URL：

http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/win/util/file/find/index.html

回答No.1

Hageoyadi

なかなか出来ないことですけど
全員が同じフォルダ構造を持つこと。
全員が同じ検索アプリケーションを使うこと。
で軽減できます。

野口なんとかさんは時間軸によるフォルダ分けを提唱してましたが、私の部署ではまっっっったく役に立ちませんでした。

お礼

検索アプリを使うと、キーワードとする語彙を決めるのに一苦労しますよね。
同じキーワードで２，３０もの文書が引っかかるとゾッとします。一つ一つ開いていかないと分かりませんしね。
更に担当者が変わったりしていると、誰に聞いても分からない。なんて事にもなりかねません。
他にも結構苦労されている方は居ると思うんですけどねぇ・・・
ご回答を戴き有り難うございます。