MS-Word2003 サブ文書 セクション区切り

質問

グループ文書に挿入したサブ文書についてです。
グループ文書に複数のサブ文書を挿入したあとに、サブ文書自体のファイルを開くと、文章の最後尾にセクション区切り（次のページから新しいセクション）が挿入されており、空白ページが勝手に作成されてしまいます。
グループ文書でサブ文書を展開して確認すると空白ページはありません。
おそらく書式を保つためにセクション区切りを入れなければならないのだろうと思いますが、上司がサブ文書を編集するときに空白ページを消して（セクション区切りを削除して）しまうため、グループ文書で開いて印刷をするときに書式が変ってしまい困っています。
書式を保ちつつサブ文書の最終ページに空白ページが入らない方法はないでしょうか？

回答No.3

enunokokoro · ベストアンサー

[グループ文書]の取り扱いには注意が必要です。
「書式が違う」と書かれていますが、[スタイル]や[ページ設定]を同じに
するように、テンプレートを共通にしておいたり、書式の制限をしたり
しておかないと[サブ文書]の書式が書き換わることもありえるからです。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HP051869621041.aspx

先の回答者が回答しているようにするのも有効かと思いますし、[表示]
を[アウトライン]にしておいてサブ文書の折りたたみ(ハイパーリンク)
の状態にして結合して、展開してから[印刷プレビュー]するなどしても
印刷前の確認ができるかと思います。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/CH060829811041.aspx

ですが、グループ文書にするよりは、サブ文書として用意したファイル
を[セクション区切り]したところに[ファイルにリンク]するなど方法も
検討してみてはいかが。[ IncludeText ]フィールドを活用することで、
特定のファイルにリンクすることか可能ですから。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HP051861651041.aspx
メニューの[挿入]→[ファイル]→指定したりファイルを選択して[挿入]
ボタン横にある[▼]ボタン→[リンクとして挿入]で挿入。
これでサブ文書の挿入に似たようにできるかと思います。

お礼

回答ありがとうございます。また、お礼が遅くなってすみません。
一点目
当初はA4で100ページ程度の文書（見出し1レベルで6章）で1ファイルとして取り扱
っていましたが、内容が増え200ページほどになったのを機に各章1ファイル＋表紙&目
次1ファイルの7ファイルに分けた経緯から、スタイルやページ設定は同じ（文書作成前
からスタイルや見出しについては厳密な取決め有）なのです。現在は表紙&目次のファイル
をグループ文書とし、1章から6章をサブ文書として挿入しています。
グループ文書で書式が変る箇所は（気づいたところだけで）2点あります。
1：表の行高さ
2：1ページの行数
1も2も特定のページ（表）におこります。
1：サブ文書では1表がページ全体を使って全面に表示&印刷されるが、グループ文書で展
開すると行高さが狭まり、2/3ページくらいに縮こまってしまう。
2：サブ文書では1ページに収まっていた内容がグループ文書では2ページにわたってしま
う（1ページの行数がサブ＞グループになっている）。
各サブ文書の最後にセクション区切り＋空白ページがはいったままの状態にしておけば、
上記2点の不具合はおこりませんが、サブ文書編集の際に削除されている場合、上記不具
合が出ます。

二点目
上記の通り200枚以上の文書となってしまった今、複数人が印刷・編集しているので各人
によって印刷方法・プレビュー方法がまちまちなのがネックです。サブ文書から必要な箇
所だけを印刷する者もいれば、グループ文書で全体や必要な箇所を印刷する者もいるとい
う状態です。行数が変ればページ数・番号は当然変り、資料を持ち寄っての打合せ時に混
乱が生じています。
結局私が全体の印刷をかけるときに、それぞれのサブ文書をチェックし、セクション区切
り＋最後の空白ページが消されていれば挿入しなおすというあまりグループ文書の意味を
成さない使い方になっています。目次のためだけにグループ文書化しているような。

三点目のご指摘です。
この方法が私の作業では一番しっくりきましたグループ文書での作業ができなくなります
が、書式にずれが生じることもなく、目次もできますので完璧に近い作業ができそうです。

長々と書きましたが、三点目にご指摘いただいた方法で文書管理を行いたいと思います。
非常に参考になりました。ありがとうございました。

補足

実務的な問題は解消されましたが、心のモヤモヤはまだ残っております。わかる方がいらっしゃれば是非回答をお願いしたいと思います。

グループ文書にサブ文書を挿入した時点でグループ文書上各サブ文書間にセクション区切りはできるので、なぜゆえにサブ文書自体の最後にセクション区切り＋空白ページが必要なのかが謎のままです。せめてこの空白ページを表示しないとか編集（削除）不可能にすることができればよいのですが。

回答No.2

koko88okok

No.1です。

> 回答にありました↑この方法を試してみたいのですが、やりかたがピンときません。先頭の文書というのは複数のサブ文書の先頭の文書ということでしょうか？空白の親ファイルにサブ文書を挿入していくわけではなく、先頭の文書にサブ文書を組み込んでいく、ということでしょうか？

その通りです。

ファイル名が***-1、***-2、・・・としますと、
***-1ファイルのコピーの最終の段落記号にカーソルを移動し、「サブ文書の挿入」で、***-2ファイルを挿入し、
挿入した***-2の最終の段落記号にカ－ソルを移動し、「サブ文書の挿入」で、***-3ファイル・・・
のように、電車を連結するイメージで挿入しますと、カーソルを置いた段落に「セクション区切り」が自動的に挿入されます。

「サブ文書の挿入」で挿入したファイルには「セクション区切り」が挿入されませんので、中身が変わる先頭のファイルだけコピーを使用します。

グループ文書の極く一部の機能を使用するだけですので、個々のファイルは、メイン文書/サブ文書のような関係でなく、あるとすれば、ファイルの結合順だけです。

お礼

詳しいご説明ありがとうございます。
参考にしてみます。

回答No.1

koko88okok

何度かグループ文書を一人で作成していますが、完全に使いこなせていないこともあり、

1つの文書にするまでは最終まで独立の文書として扱い、文書を結合させる時も先頭の文書をコピーし、コピーした文書に「サブ文書の挿入」で挿入しています。

結合した文書に編集の必要がある場合は、結合した文書を削除して個々に編集し、改めて結合します。

上記のように操作すると、サブ文書に「セクション区切り」が挿入されることなく、何時でも独立した文書として扱えます。

ご参考まで。

お礼

回答ありがとうございます。

最後に結合できればよいのですが、結合後でも編集しなければならないことが多く困ったところです。
グループ文書に挿入するサブ文書の数が多く、個々人がそれぞれ担当のサブ文書を編集するので、どのサブ文書の最終ページ&セクション区切りが削除されているかは「印刷して初めてわかる（書式が変になってたりするので）」、という状態なのです。

>文書を結合させる時も先頭の文書をコピーし、コピーした文書に「サブ文書の挿入」で挿入

回答にありました↑この方法を試してみたいのですが、やりかたがピンときません。先頭の文書というのは複数のサブ文書の先頭の文書ということでしょうか？空白の親ファイルにサブ文書を挿入していくわけではなく、先頭の文書にサブ文書を組み込んでいく、ということでしょうか？