Word2003で複数のファイルから情報を抜き出して目次を作る方法について教えて下さい。

質問

Word2003を使っています。
1000ページくらいあるファイルに目次を作ろうとすると大変なので、
200ページくらいで分けたいのですが、すると目次が作れなくなります。
検索してみるとRDフィールドというものを使えば良いことが分かったのですが、どうしてもうまくいきません。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HP051861871041.aspx
ここのページを参考にしたのですが、目次ファイルはちゃんと出来ていると思うのですが、個々のファイルがうまくいっていないようです。
この索引項目ってどうやって設定するのでしょうか？
どなたか教えて下さい。

回答No.2

enunokokoro · ベストアンサー

目次の準備はできているのですね。
では、作成手順を説明します。

まずは表示上の作業を確実にするために[ RD ]フィールドが[隠し文字]
で挿入されますので、フィールドコードが見えるように[オプション]で
チェックを付けておきます。[ツール]→[オプション]→[表示]タブにて
[隠し文字]または[すべて]のどちらかにチェックを付ける。

このとき[目次]を先に挿入するとエラーが表示されてしまいますので、
フィールドコードの表示がされた状態にするために、同じタブ内にある
フィールドコードのチェックも付けておきます。

[目次]ダイアログで目次を挿入します。

例：　総目次
{ TOC \o "1-3" \h \z \u }

この下に参照ファイルを指定するために、[ RD ]フィールドを挿入する
準備をします。参照したいファイルの[プロパティ]などからファイルの
パスを用意します。絶対参照なら以下のようなパスになりますね。

C:\Documents and Settings\ユーザー名\保存先フォルダ名\ファイル名.doc

ファイルのパスをコピーしておいて、メニューの[挿入]→[フィールド]
で[フィールド]ダイアログが表示されますので[フィールドの名前]から
[ RD ]を探します。
[ファイルの名前]の欄が表示されたら、ここにコピーをしたファイルの
パスを貼り付けます。
[ TOC ]フィールドの下にカーソルがある状態になっていれば、[ OK ]を
押すことで、下に以下のようなフィールドコードが[隠し文字]の状態で
挿入されます。

{ RD "C:\\Documents and Settings\\ユーザー名\\保存先フォルダ名\\ファイル名.doc" }

これをコピーしておき、分割したファイル名の分だけ[ RD ]フィールド
が入ったものを用意します。貼り付けしたもののファイル名だけを別の
ファイル名などに変更します。ファイル名が連番なら数字部分だけ変更
すれば済みますね。

これで[ TOC ]フィールドの部分を[ F9 ]キーなどでフィールドの更新を
して、フィールドコードの表示状態を解除するために[ Alt+F9 ]キーなど
にて目次が表示された状態にします。

エラーを出さないで作業するのなら、上記手順がお勧めです。

ちなみに、相対参照(すべてのファイルを同じフォルダに統一したもの)
にしてあるなら、[フィールド]ダイアログがで[フィールドの名前]から
[ RD ]を探し、[現在の文書の相対パス]にチェックを入れてパスの無い
ファイル名だけを[フィールドの名前]に入れます。

お礼

誠に丁寧な回答ありがとうございます。

無事、目次を作ることが出来ました。

質問ついでにもう２つお聞きしてもよろしいでしょうか？

・[ Alt+F9 ]キーの他に、標準ツールバーには「編集記号の表示／非表示」というボタンもあるのですが、これはどう違うのでしょうか？同じ機能だと思っていたのですが、前者はTocを後者はRDの表示非表示を切り替えているようなのですが、これらを同時に切り替える方法はないのでしょうか？

・ページ番号がそれぞれ個別のファイルで連番にしたい場合、自動で設定してくれるような機能がありましたら教えて下さい。

よろしくお願い致します。

回答No.3

enunokokoro

追加の質問にはあまり答えたくないのですが．．．
> [ Alt+F9 ]キーの他に、標準ツールバーには「編集記号の表示／非表示」
> というボタンもあるのですが、これはどう違うのでしょうか？
フィールドコードの表示・非表示にあたる[ Alt+F9 ]キーでの切り替え
と、標準ツールバーにある[編集記号の表示/非表示]というボタンでは
意味がまったく違います。
編集記号とは[オプション]の[表示]タブにもありますが、印刷されない
記号が主で、編集記号の一部である[隠し文字]だけは[印刷]タブで印刷
できるようになる特殊な表示記号群です。
一方[フィールドコード]は[隠し文字]と同じように印刷することが可能
な記号ではありますが、Excel の関数のように[フィールドコード]へと
書き込んだ内容によって変化する特殊機能群で、編集記号ではないので
表示・非表示の対象にならないのです。

同じフィールドコードである目次の[ TOC ]フィールドと参照ファイル
の[ RD ]フィールドでは[隠し文字]として挿入されるかどうかの違いが
あるので、単にフィールドコードの表示・非表示で目次となる[ TOC ]
フィールドと違い、常に[隠し文字]として表示される[ RD ]フィールド
の場合では、表示・非表示の動作が違う特殊なフィールドコードなので、
同じショートカットキーやコマンドでは非表示の操作ができないのです。
ですから、前の回答でオプションのチェック項目を追加してまで説明文
を書いたのです。

> ページ番号がそれぞれ個別のファイルで連番にしたい場合、自動で設定
この質問の意味が私には推測できないので、具体的に何をしたいのかを
新規に質問してはいかが。それぞれのファイルごとにページ番号の表示
をどのように表示してほしいのかが、想像しにくかったので。

この回答で今回の質問への回答を最後にします。もっと知りたいのなら
新規に質問をしなおして、別の回答者からの回答もされるようにしたら
より広く意見を聞けるかと思います。

回答No.1

enunokokoro

解らない機能を、いきなり本番用のファイルで試さないで数ページ程度
のファイルで試されたほうが良いかと思います。

[目次]である[ TOC ]フィールドを使ったことはありますよね？
Word2003なら、メニューの[挿入]→[参照]→[索引と目次]→[目次]タブ
で挿入するものが、[ TOC ]フィールドで目次の設定にあたるスイッチを
指定するダイアログです。
参照ファイルである[ RD ]フィールドは、ファイル内にあるアウトライン
が設定してあれば、[目次]をそのファイル内でも作成できているものを
別ファイルに指定する(参照ファイルする)ためのフィールドコードです
から、個別のファイルで正しく目次が作成できていない場合だと無理に
参照しても目次はできません。

まずは、正しいアウトラインの作りになっているかを確認されたほうが
良いかと思います。確認方法は[見出しマップ]に各ファイルにある目次
に表示されるべき項目が表示されるかを確認してください。
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011356771041
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011525811041
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC061050921041

[ RD ]フィールドについては、相対参照と絶対参照ではファイル名の前に
パスを書くか書かないかの違いがありますので、同じフォルダ内にあるか
どうかで対応が違います。

お礼

回答ありがとうございます。

個別のファイルで正しく目次が作成できていることは確認出来ています。

その状態で、目次用のファイルを開き、
メニューの[挿入]→[参照]→[索引と目次]→[目次]タブを挿入すると、
「エラー! 目次項目が見つかりません。」と表示されます。
その状態でこの「エラー! 目次項目が見つかりません。」を選択して右クリックで「フィールドの編集」を選び、「= (Formula)」を選択して、
「RD "・・・・.doc"」と入力してOKすれば、良いのではないのでしょうか？
どこが間違っていますでしょうか？