文字列として入力した学年を更新したい！

質問

Excel2003を使って学童スポーツクラブの出席簿を作成しています。

【目的】
文字列として入力した学年を更新したい。

【状況】
クラブの学年表記が
・年少から年長＝01から03
・小学1年から6年＝1から6
・中学1年から3年＝J1からJ3
と規定されています。

01から03を入力するため、学年を入力する列はセルの書式設定を
文字列にしています。
しかし、年度末に学年を更新しなければいけません。

そこで伺いたいことは、
1.文字列として入力してある学年をどのように更新したらよいのか？
2.03⇒1　や　6⇒J1　への更新はどのように設定したらよいのか？

マクロはまだ使用できないので、可能であれば関数などのマクロ以外
の機能を使って問題を解決したいのですが、如何でしょうか？
よい方法をご教授いただければと思っております。
何卒宜しくお願い致します。

回答No.2

ASIMOV · ベストアンサー

作業列を用意します
（一時的なので、学年列の右隣にでも挿入します）
変換表を用意します（これも一時的なものです）
例
G　　H
01　02
02　03
..　..
という具合に空いているセルに作ります
学年列＝C
作業列＝D　とすると
D2 =VLOOKUP(C2,G$1:H$11,2)
以下、下にコピーします
完成した作業列をコピーして、学年列に「形式を選択して．．」「値」で貼り付けます
変換が終わった後は、作業列、変換表は削除してもｏｋです

お礼

御見それ致しました！
VLOOKUP関数でこんな事も可能なんですね！

現状に即していて尚且つシンプルな解決方法を
ご教授頂きました事にたいへん感謝致します。
ありがとうございました！

回答No.9

enunokokoro

> 1.文字列として入力してある学年をどのように更新したらよいのか？
学年を示す列を[文字列]にしないで、誕生日を元に学年を計算する式を
用意して現在の日付から計算させてはいかが。

> 2.03⇒1　や　6⇒J1　への更新はどのように設定したらよいのか？
リストを作って、そこに学年ごとの表記を用意して、[ VLOOKUP 関数]
で参照してはいかが。

具体的な方法は、こちら↓を参考にしてリストの学年を示すものを作成。
http://www2.odn.ne.jp/excel/waza/function.html#SEC25

これなら誕生日を参照元にしていますので、年度が替わると学年を更新
してくれます。

お礼

最初からこのような数式を利用していれば
よかったのですが・・・

新規に出席簿を作成する際には、教えていただいた関数を
利用したいと思います。
ご回答いただきましてありがとうございました。

回答No.8

noname#204879

》 文字列として入力してある学年をどのように更新したらよいのか？

数値として入力してあるなら、その質問はなさらなかったと。
そういうことなら、学年を数値で入力して[ユーザー定義]で 00 に書式設定すれば好い。

お礼

本来ならいちからやり直したいところなのですが、
すでに一千名分の記録が入力済みでして・・・

教えていただいた方法で最初から入力していれば
こんなに悩まなかったことでしょう。
ご回答いただきありがとうございました。

回答No.7

gyouda1114

ANo.3、4、5,6です
はずかしながら　頭の整理ができていませんでした
ANo.6を取り消して下さい
さらに　 =B1&(C1+1)　を　=IF(C1="",A1+1,B1&(C1+1))に修正

整理すると
A列右に作業列を3列挿入
B1　=LEFT(A1,1)　 　　　　→ A1セルの左の１文字を抜き出す
C1　=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)　→ A１せるの文字列から左の1文字を除いて抜き出す。
D１ =IF(C1="",A1+1,B1&(C1+1))　→ B1セルとC1セルに１を加えて表示する。
D列をコピー → 形式を選択して貼り付け → 値 → A、B、C列を削除
「04」を「１」、「7」を「J1」に置換及びJ4の行を削除してください

お礼

たしかに上手く変換することができました！
少し複雑ですが、この様な方法もあるんですね。

お手数をお掛けして申し訳ありませんでした。
ご協力に心から感謝いたします。

回答No.6

gyouda1114

ANo.3、4、5です

C1　=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)　を　=RIGHT(A1,1)

　=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)　も間違いではないのですが　

学年は全て2桁なので敢えてLEN(A1)-（A1の文字数から引く）を入れなくても左から１文字を抜き出せばよいことに気がつきました。

回答No.5

gyouda1114

ANo.3、4です
＞2.03⇒1　や　6⇒J1　への更新はどのように設定したらよいのか？
について解答してませんでした

「04」を「１」、「7」を「J1」に置換してください

回答No.4

gyouda1114

ANo.3です
「A列（左）に3列挿入」を「A列（右）に3列挿入」に訂正してください。

回答No.3

gyouda1114

A列に学年がある場合

A列左に3列挿入
B1　=LEFT(A1,1)　 　　　　→ A1セルの左の１文字を抜き出す
C1　=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)　→ A１せるの文字列から左の1文字を除いて抜き出す。
D１ =B1&(C1+1)　　　　　　→ B1セルとC1セルに１を加えて表示する。
D列をコピー → 形式を選択して貼り付け → 値 → A、B、C列を削除

回答No.1

opechorse

学年表記の部分を削除して、
一からやり直したほうがいいと思います

たとえばA1セルに誕生日を設定したとして
小学校1年生（2001年4月2日～2002年4月1日生）とすると
(とりあえず該当しなければ＿を表示します）
=IF(A1>=DATE(2001,4,2), IF(A1<=DATE(2002,4,1),1,"_"),"_")
あとは、表の形式でいいように改造してください

お礼

本来ならいちからやり直したいところなのですが、
すでに一千名分の記録が入力済みなので・・・

教えていただいた数式は今後の参考にさせていただきます。
ご回答ありがとうございました！