上司に代わって対応する場合

質問

お世話になります。
上司が機械にうとく、部下の私がパソコン等使用する仕事を代理でやっています。

よく取引先からメールが上司宛に来るのですが、いつも返信は私がしています。
メール内容を上司に伝え、返信内容を大雑把に上司に聞き私が返信文を作成し送信。
そういった場合、本文の後の署名（会社名、担当者名）で担当者名は通常上司と返信を代理した私のどちらの名前を記載しておけばいいのでしょうか？
やはり上司の名前で良いのでしょうか？

メールを返信、送信する際に
【●●（上司）を代理しまして私●●が送信いたします（送信しました）】
などの補足文を入れておくべきでしょうか？

●尚、取引先は上司が携帯はおろかパソコンが触れない事は知っており他の人間がメールの返信等している事は知っています。

宜しくお願い致します。

回答No.2

youngmoon5 · ベストアンサー

本来はmailは第三者がみたり、返事したりはよろしくないです。

ご質問のような場合しかたないとして受取人である上司の方の名前のみで出すべきと思います。

最低限mailと添付ファイルをみることと、返信はできて欲しいですよね。(T_T)

回答No.1

sandaba

秘書ならばそう名乗った上で自分の名前を記載すればよいし、それ以外の部下ならば、シンプルに

上司の名前
自分の名前

と並べて署名しておけばいいのではないでしょうか。その際、送信元のメールアドレスは自分にして、上司のアドレスにも（見ないでしょうが）Ccします。

上司の名前を抜けば、相手は不信感を抱いてしまいます。自分は上司に出したのに見てくれなかったのか、格下のあなたに丸投げしたのか、と思ってしまうでしょう。

かと言って、上司の名前だけで出すのも不誠実だと思います。仮に、あなたが上司の意思を文章にする過程で粗相があったとします。上司自身が書いたものだと相手が理解していれば言い訳ができません。取引先は知っているとあなたは仰りますが、いったい取引先の会社の誰にあなたのメールが転送されているかもわからないのですから。

補足文は迷うところです。確かに一文入れたほうが正確です。
しかし、その書き方だと上司はパソコン音痴なんだと毎回喧伝しているように読めなくもないし、事情を知らない人が見たらやはり、格下のあなたに丸投げしたのかと思ってしまう可能性があります。別にどうも思われない場合がほとんどでしょうが、薮蛇はつつかないに越したことはない、と思うのです。

一番上に書いたように署名やアドレスを設定しておけば、
・文章自体はあなたが書いた
・上司も内容については了解している
という２点は伝わります。これで十分だと思います。