EXCELで給与控除表を短冊印刷して配りたいのですが。

質問

労組で、給与から組合費などのいわゆる天引きの管理しています。
各自に渡す明細書をEXCELで作って印刷したいと考えました。ご教授願えれば幸いです。
まず一覧表ありきです。A列に組合員の名前を書いて、あとはその右側から、組合費、各部費、保険、積立、返済、共済・・・などの金額を入力して合計するといった、いたって簡単な表です。組合員は200名程度、控除（天引き）する項目は20ぐらいです。印刷時間も紙ももったいないし、同封する作業性の上からも、各自単票印刷するよりは、各人分を切り分ける手数がかかろうとも、短冊形式の帳票としたいところです。A4なりB5に4人分、十分な間隔かつ切ったあとそれぞれの余白が同じになるようにで印刷できれば、切断の作業は何分もかかりません。

一覧表から短冊形に印刷するよい方法があれば教えてください。

回答No.5

Cupper

＃１ Cupperです

｜名＿前　Aさん ｜名＿前　Bさん ｜名＿前　Cさん ｜名＿前　Dさん｜
｜組合費　1,000 ｜組合費　1,000 ｜…
｜各部費　__500 ｜各部費　__500 ｜…
｜保＿険　3,000 ｜保＿険　4,000 ｜…

こんな感じでしょうか。

直接印刷は無理ですので、別のシートに印刷用のフォームを作成する事になります。
一覧の Sheet1，A1に「名＿前」が入力されていたとするならば、次の関数式を印刷用の別シート，B1に貼り付けてください。

　=OFFSET(Sheet1!$A$1,INT((ROW()-1)/5)*4+(COLUMN())/2,MOD(ROW()-1,5),1,1)

A列には面倒でも項目を入力してください。（一人分作成してその範囲指定して下にフィルコピーすると楽です）
上記の関数は項目が5つの場合を考慮して作成したものですので、2箇所ある "5" を実際にある項目の数に直してください。
その後、B1セルを 「項目数」×「人数」÷4（端数切り上げ）の行までコピーしてください。
（左上の名前ボックスに「B1:B400」などと必要な行数の範囲を指定してEnterキーを押し、範囲選択されている状態で Ctrlキーを押しながら Dキーを押すと簡単にコピーできます）
次に B列をH列までコピーします。
（B列からH列を選択して、Ctrlキーを押しながら Rキーを押すと簡単にコピーできます）
（この時、二列ずつ同じ表示になりますが、気にしてはいけません）
続いてA列をC,E,G列にコピーします。

これで縦に直した表ができます。
あとは体裁を整えて印刷可能な形に印刷範囲を設定するだけです。
あらかじめ空の項目を最後に付け加えておくとページ毎の見分けがし易くなるかもしれません。

※各関数の詳細はExcelのヘルプを参照してください。
　 こんな面倒なことをしなくとも、自分も Wordで差し込み印刷することをお奨めします。
　 Wordのほうが綺麗な印刷フォームを作成できますよ。

回答No.4

koko88okok

使ったことはありませんが、フリーソフトに「Excel差込み印刷」というのがあります。

http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se386179.html

または、ポピュラーなWordの差し込み印刷を使う方法が考えられます。

「差し込み印刷を活用しよう」
http://sharp-pcstudio.com/disp.asp?cno=5&tbno=0&dno=120

の『「差し込み印刷」ツールバーを使って差し込み印刷する』の方法ががよいのではないかと思います。

「差し込み印刷」
http://katori.adam.ne.jp/studyetc/excel/sasikomi/p-1.htm

「差し込み印刷（Microsoft® Word）」
http://www.nicer.go.jp/ictschool/content/cw/wp/e_cw_wp63a_01.html

回答No.3

hayasi456

＞十分な間隔かつ切ったあとそれぞれの余白が同じになるようにで印刷
いわゆる印刷のように印刷の先端、後端にもトンボ（切る場所の＋マーク）を入れ先端、後端も同じように切れば
手間は掛かりますが余白は均等になります。

余白が均等かはもらう人は気にしないのでは？
いつもだいたい同じならもらうがわは一部の人を除けば気にしないと思います。
同じ組合員が苦労してやっていると理解できる人なら文句もいわないでしょう。

こんな方法はいかがですか？
ご使用のプリンターにもよりますが。
4分の１に切った用紙をセットしてエクセルの用紙設定はその4分の１の大きさに設定して
1枚に一人づつプリントしてはどうでしょうか。
順番に印刷されれば封筒等に入れるには効率的だと思います。
4分の１の用紙は余裕のある時間に切っておけばよいでしょう。

印刷時間の短縮は早いプリンターを導入するか、
プリントするＰＣとプリンターのセットを複数にすればどうでしょう。

回答No.2

meitoku

用紙に統一書式を印刷しておき、ワードの差込印刷の機能を使いエクセルで作成した各項目を印字させます。
書式に収まるように印字範囲や間隔の調整は必要です。

お礼

ご回答ありがとうございます。
やってみようと思います。仕事の関係ですぐにお礼が出来なくてすみません。

回答No.1

Cupper

具体的にどのような出力を望んでいるのか分かりませんが、
１ページに４人分のデータが印刷されるように【行の高さを調整】
してはいかがですか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
今までの短冊をみますと、よこ使いB5用紙に4人分印刷されています。
短冊は縦長で2列、左側に項目が並びそのすぐ右側に金額、一番下に合計です。担当者は一覧表のほかに、一枚のワークシートで200人分の短冊を別入力するという、見ていて涙の出るような作業をしています。膨大な試行錯誤を繰り返したのでしょう。出力されたものはそれなりにできています。罫線つきで切断しやすいように4人分の短冊はたっぷり間隔が取られていているというところが、手作りながらの妙味と感じました。