ワードでの単純作業の効率化について

質問

今月から契約書管理の担当になりました。とはいっても、契約書のワード基本フォームの空欄部分に、顧客の名前をひたすら入力していくだけの単純な作業なのですが、とにかく入力箇所が多くて困っています。（1つの契約書につき、50箇所も同じ顧客名を入力が必要です）　エクセルであれば、一箇所に名前を入力することによって、その他空欄に同じ内容を入力する術がありますよね？ワードでもそういった機能ってあるのでしょうか？おわかりになる方いらっしゃったら教えてください。よろしくお願いいたします。

回答No.1

hoecchi · ベストアンサー

ワード基本フォームの空欄部分に、例えば「NAME」と入力しておいて、編集→置換で、「NAME」を商号に一括置換するというのはどうでしょうか？

お礼

びっくりしました。今までの作業は一体・・・と自分（そして周りの同僚）のエクセル知識のなさに愕然としつつ、でもとても嬉しいです！面倒くさい仕事の担当になったなあと思っていましたが、なんとかやっていけそうです。ありがとうございました！

回答No.3

shikisaito

フィールドコードを利用する方法です。

顧客名を表示したい箇所において、
[挿入]-[フィールド]で[フィールドコード]をクリックして、
[フィールドの名前]で「DocPropaty」を選択し、
[フィールドコード]に「DOCPROPERTY 顧客」を入力して、[OK]。

表示された「エラー! プロパティ名に誤りがあります。」を
コピー([Ctrl]+[C])して、そのほかの顧客名を表示したい箇所に
貼り付け([Ctrl]+[V])。

ここまでが準備で、これを契約書のテンプレートにします。

すべてのフィールドコードに顧客名を表示したい場合、
[ファイル]-[プロパティ]-[ユーザー設定]において、
[プロパティ名]で「顧客」を選択し、[値]に顧客名を入力して、
[追加]。

すべて選択([Ctrl]+[A])して、フィールド更新([F9])。

お礼

本当に色々と方法があるのですね？参考にさせていただきます。ありがとうございます！

回答No.2

4101155k

No.1さんは頭がいいですね。敢えていうなら、NAMEのように一般的に使用されうる単語ではなく例えば<?NAME?>のように通常は登場し得ない文字列を使用したほうがいいでしょう。

それから、契約書だと、例えば日付や住所なども入力するのではないかと思うのですが、もし同じような契約書をたくさんさくせいするのであれば「差込印刷」機能で、エクセルなどにデータベース化された顧客情報を差し込むことをお勧めします。

お礼

そうですよね、いずれはデータを引っ張ってこれるようにしないと一斉契約更新の時期に泣きを見るかも知れません。アドバイスありがとうございました。