ワードの宛名ウイザードで作った住所を修正できません

質問

５０件ほどの住所録を作成し、それを使ってワードの宛名ウイザードで宛名作成をしてみました。
いちおう表示されたのですが、住所が長い人や短い人などまちまちなので
エンターキーやスペースキーを押して修正をしました。
そして、次の人の情報を見たら、住所の表示が変になりました(T_T)
それで先ほど住所を修正した人のところを表示したら、また修正前に戻ってしまっていました。
きれいに修正するにはどうすればよろしいのでしょうか？？？
教えてください。

回答No.7

Dxak · ベストアンサー

う～ん、当方のMS-Wordを正確なバージョンで言うと、
MS-Word 2002 SP3
になります。
サービスパックのUpDate履歴で、差込印刷の話があった記憶が無いのですが・・・。
ちなみに、UpDateしてらっしゃいますか？
アップデートファイルは↓ここ
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=3C0A106C-FFF1-4768-B3AB-483E46E73F7B&displaylang=ja#requirements
郵便番号も最新のものが出直しているので、インストールしているようでしたらダウングレードしてしまいますが・・・。

お礼

う～ん、わからないですよね(T_T)
だけど、削除すれば問題ないので、これでやってみたいと思います。
Dxakさん、長々とお付き合いいただきまして、本当にありがとうございます(^_^)

回答No.6

Dxak

> 「住所１」や「住所２」で入力している町番などの数
> 字ですが、最初は漢数字ではないので向きが変なんで
> す。
> それでフィールドを右クリックして、「フィールドの
> 編集」からフィールドオプションの中にある「数字を
> 漢数字に変換する」にチェックをしてＯＫボタンをお
> すと、新たにもう１つの同じフィールドが出てきてし
> まいます。
> わざわざ古いのを消すのが面倒なのですが、これは
> しょうがないのでしょうか？

えっと、読解力が無くて・・・苦労してます＾＾；
フィールドが２つになるのであれば、１つは消しておかないと２つ印刷されてきませんか？
私の方は「数字を漢数字に変換する」にチェック入れても２つになりませんけど・・・。
一度、ツールバー上（７つ目）の「差し込んだデータの表示」で、現在使用しているフィールド名で不要なもの
は消しましょう。
って、
> また、表示されている「会社名」や「役職」などの必
> 要がないフィールドは削除してしまってよろしいです
> か？
の部分は「メイン文章」上の話だったんでしょうか？
そちらなら、消していた方がよろしいかと＾＾；

補足

文章力がなくてすいません(T_T)
えっとですね、表示された「住所１」などが漢数字ではないので、たとえば「住所１」を右クリックして表示された「フィールドの編集」を選択しました。
「フィールド」というウインドウが表示されて、右側の方にある「フィールドオプション」の「感じを漢数字に変換する」にチェックを入れてＯＫボタンを押しました。
そしたら、最初に右クリックした「住所１」の上に、新たに発生したと思われる「住所１」が出てきました。
もともとある「住所１」を削除すれば問題ないのですが、なぜ「住所１」を右クリックして修正したのに、同じ「住所１」が出てくるのかなぁ・・・と思いました。
だけどDxakさんは表示されなかったんですよね・・・
う～ん、何でだろう(T_T)

回答No.5

Dxak

同じバージョンなら、あまり気にする必要は無いので話を進めると＾＾；

> たしかに宛名印刷を作って完了ボタンを押すと、入力
> していないはずの会社名のフィールドなど出てきてま
> す。
> これは全部フィールドの対応で当てはまるものを選択
> してしまえばよろしいでしょうか？
> また、表示されている「会社名」や「役職」などの必
> 要がないフィールドは削除してしまってよろしいです
> か？

えっと、必要が無いものは設定は無視しましょう。
（ほぼ放置）
データファイルの方ですが、見づらい、入力が面倒くさい等、あるのでこっちは削除しても差し支えありませんが、メイン文章に使用しているフィールドがあった場合差し込み後エラーと表示される事があるので気をつけましょう。
差し込んであるフィールドか？どうかの確認はツールバー上（７つ目）の「差し込んだデータの表示」をクリックする事でフィールドとデータの切り替えが出来ますので、こちらで確認ください。

> あと、最後に質問ですが、何名か連名がいるのです
> が、その場合は「名前２」などで対応すればよろしい
> のですか？その時の「様」をつける場合は、他のリス
> トとの関連を考えると、どのように付ければよろしい
> でしょうか？

えっと、どうしましょう。連名の場合、
・「様」のサイズを変えるのでしょうか？
・「様」を２つにするんでしょうか？
とりあえず、「名前２」で対応するとして、
「様」を２つの場合は、「Wordフィールドの挿入」で「IF...Then...Else...」で対応できます。
それをクリックすると、
フィールド名のところを「名前２」比較のところを「空白ではない」を選択、挿入する文字列を「様」とだけいれて「ｏｋ」をクリックすると「名前２」が空白ではない（名前がある場合）「様」が出てくるようになるはずです。
でサイズを変えるとなると・・・どうするんだろ＾＾；

補足

Dxakさん、ありがとうございます。
教えていただいたように作業したら、ほぼ完成に近づいてきました(^_^)

１つだけ質問です。
「住所１」や「住所２」で入力している町番などの数字ですが、最初は漢数字ではないので向きが変なんです。
それでフィールドを右クリックして、「フィールドの編集」からフィールドオプションの中にある「数字を漢数字に変換する」にチェックをしてＯＫボタンをおすと、新たにもう１つの同じフィールドが出てきてしまいます。
わざわざ古いのを消すのが面倒なのですが、これはしょうがないのでしょうか？

回答No.4

Dxak

えっと、バージョンが出てませんので一致するかどうか判りませんが、当方Word2002(MS-Office XP)です。

> 住所１、住所２にすると、住所２だけが消えて
> 表示されませんでした。
> フィールドは難しそうなので、住所１、住所２
> のやり方を教えてください(T_T)

現状、よく判らないですが・・・。

・データファイル（Excel File等）に、住所２等の列を追加する。
・メイン文章をWordで開く
・メニューの「ツール」－「はがきと差し込み印刷」－「[差し込み印刷]ツールバーの表示」でツールバーを出します。
・住所２等を挿入したいところにカーソルを移します。
・ツールバー上の「差し込み印刷フィールドの挿入」（６つ目あたり）をクリックして、「データベースフィールド」を選択後「フィールド」のところに一覧が出てきますので、選択して「挿入」を実施します。

以上でフィールドの挿入は終了です。

ですが・・・「住所２」と、いきなり出てくる当たり「標準フィールド」を使用しているのでしょうか？そのまま実施していくなら、「挿入」ではなくて「フィールドの対応」で「住所２」の対応フィールドを設定しましょう。
データベース自体が、うまく読み込めてなければツールバーの「データソースを開く」で再度開いて設定しなおしましょう。

補足

わたしもDxakさんと同じバージョンです(^o^)

たしかに宛名印刷を作って完了ボタンを押すと、入力していないはずの会社名のフィールドなど出てきてます。
これは全部フィールドの対応で当てはまるものを選択してしまえばよろしいでしょうか？
また、表示されている「会社名」や「役職」などの必要がないフィールドは削除してしまってよろしいですか？
あと、最後に質問ですが、何名か連名がいるのですが、その場合は「名前２」などで対応すればよろしいのですか？その時の「様」をつける場合は、他のリストとの関連を考えると、どのように付ければよろしいでしょうか？
質問ばかりですいません(T_T)

回答No.3

Dxak

＃２です。

> 住所が長い場合の訂正の仕方って住所１、住所２、とかにするということですか？

字下げ等を考えると、その方がよろしいかと・・・。

> また、フィールドを訂正するというのは、どうすればよろしいでしょうか？？？

こちらは、フィールドを訂正すると、言うのは初心者的には難しいかと（逆クリック「一般には右クリック」でフィールドの編集、フィールドコード表示で訂正は可能です）、しかし、新規にフィールドの挿入は「差し込み印刷ツールバー」を使用して、「差し込み印刷フィールドの挿入」で簡単に出来ます。
（勘違いで同じツールバーである「Workフィールドの挿入」をクリックして話を進めようとする方がいらっしゃいますが、こちらは慣れないと難しいです）

補足

住所１、住所２にすると、住所２だけが消えて表示されませんでした。
フィールドは難しそうなので、住所１、住所２のやり方を教えてください(T_T)

回答No.2

Dxak

お答えつきませんね。

「訂正した情報」って何を訂正したのでしょうか？予測だとプレビューを訂正したものだと思うのですが・・・。

「差し込みウィザード」と言うのは
・メイン文章（データファイルを差込テンプレート）
・データファイル（住所の一覧など）
の２つのファイルから成り立ちます。

で、実際のビューで
・メイン文章（フィールド表示）
・メイン文章（プレビュー表示）
・差込後
の３つの状態になります。
プレビュー表示状態の住所等は修正しても、修正できませんので、
・データファイルを訂正するか？
・フィールドを訂正するか？
・差込後のファイルを訂正するか？（こちらは２度と指し込み直し出来ません）
の大体どれかになると思うのですが・・・。

> スペースキーを押して修正をしました。
これは、基本的に行わない方が良いです。
データによって見え方が変わってきますので、タブ（ＴＡＢキーでは無くて）で字下げ・右詰め・中寄・均等割付等で訂正しましょう。
エンターキー？（改行）はフィールドを２つに別けるなど、自分が出来る範囲で工夫しましょう。

補足

わたしが訂正しようと思ったのは、住所などのデータをワードで呼び出して、
年賀状として配置が出来上がった状態のところです。
ただDxakさんがおっしゃるように、もしわたしが訂正しようとしていたところが
プレビューだったら修正できないんですもんね。
そしたら、「データファイルを訂正する」というのはエクセルのデータということですよね？
住所が長い場合の訂正の仕方って住所１、住所２、とかにするということですか？
また、フィールドを訂正するというのは、どうすればよろしいでしょうか？？？

回答No.1

maho-maho

住所録のデータの方で修正していますか？

はがきなどの画面で修正しているのでは？

住所が長い人などの対策に住所１住所２にわけて入力する必要があったと思うのですが・・・。
それはしていますか？

最近使ってないのであいまいですみません。

補足

住所の項目を住所１、住所２にわけてみましたが、
片方の住所しか表示されませんでした(T_T)