ExelとAccessのどちらを利用した方がいいのかわかりません・・・。

質問

恐れ入ります。
私は理科教諭をさせて頂いており、授業で日常生活と関係する科学的な質問を受けることが多々あります。
そこで、そのような質問に対する解答や科学的な豆知識のような内容をQ&A形式にして、Wordにメモしていました。（いつか自費出版できたらなぁという思いもあり、コツコツやっていました。今後も何十年かにわたってゆっくり続けていこうと思っています。）
しかし、メモの量がだいぶ増えてきたのと、分野（化学(理論化学、無機化学、有機化学)、物理、生物、など）ごとに分類したいこと、参考にした文献や作成した日時も記録したいこと、などからデータベースのソフトに記録していったほうがよいのかなぁと考えています。
そこで、メモの記録先をExelやAccessへ変更していこうと思ったのですが、私のような場合どちらを利用した方がよいのかわからずに困っています。
このような利用目的の場合、長い目で見てどのソフトを利用したらよいか、ご教授いただけましたら幸いに存じます。

なお、今までExelは成績処理程度に使用していましたが、Accessは使用したことがありません。（Accessは持ってもいませんが、必要なら購入しようかと思っています…。）
また、メモの分量は１つのQ&Aにつき、100字～300字程度が多いですが、1,000字程度のものもありさまざまです。

回答No.6

noname#40123 · ベストアンサー

そのようにデータが増えていって居るのであれば、Acsessの方がよいです。
というのは、Excelの場合には、表計算機能がありそれでプログラムに対するハードディスクの容量を大きく使ってしまいます。

初期は、Acsessの方が面倒ですが、データ保存をたくさんするのであれば、Acsessの方が断然優位です。

Acsessの概念を一般で使っているソフトに当てはめると、ちょうど年賀状制作ソフトのような物と考えて間違いはないでしょう。
住所の部分で、住所データを保存して、グラフィックの部分でいろいろなコンテンツを保存していると言うことです。

質問のケースの場合には、質問されたメモを一つのデータとして分類し、
それをタイトル別に整理すると言うことではAcsessの方が優位です。

僕も、会社に勤めていた時には、依頼先からAcsessを使って、修理データベースの作成をするように指示を受けていました。
それで、データベース化して業務に活用していました。

他の方の中には、Excelで良いという意見もあるようですが、Excelは、大量のメモリを消費するタイプのプログラムですので
質問者の場合には、Acsessで、データベース管理した方が容量の少ないパソコンで処理が可能かと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
大変参考になります。
Acsessに対する知識がまったくないので、まずそこのところを勉強してみます。

回答No.7

Toppo9205

どちらかの選択となれば私もAccessですが、購入を検討されるようでしたら質問者さまの要望にはファイルメーカーProをお勧めします。
　　http://www.filemaker.co.jp/products/fmp/index.html
　　http://www.filemaker.co.jp/downloads/index.html#ds-fmp8

　一般にWindowsユーザーの多くの方は、「カード型DBとしてスタートしたMac生まれのソフト」として認識されているようですが、実は８年以上も前からリレーショナル型になっていてWin/Mac版のほかPalmOS版まであり、Windows用データベースではAccessに次いでシェア２位です。

　なんといってもAppleの子会社であったFilemaker社の製品ですから、データベースを作るという点ではAccessに比べれば月とスッポンぐらいに簡単で作ること自体が楽しくなってきます。
実際に評価版をダウンロードして、起動後30分以内に基本データベースは出来上がると思いますのでぜひお試しを。
　　http://www.filemaker.co.jp/downloads/index.html#trial-fmp8

　私はファイルメーカーProでデータベースの構築の仕事をやっていたこともありますし、Accessもやったことがあります。確かに中規模から大規模なシステムとの連携などの点ではAccessが有利だと思いますが、中小企業や個人でテキスト、グラフィックスなどの一般情報をデータベース利用する範囲においては大差はなく、ファイルメーカーProでは音声、動画、さらにはPDF書類がデータとしてあつかえるのでどんなメモデータでもOKで、質問者さまのメモ用ソフトとしては最適だと思います。Wordの書式もそのままデータで持てますから出版の際にも便利です。このソフト１本でWebデータベースとして簡単に公開できる機能もあり、初心者にとって入門のハードルが低くかつ非常に高い能力を持ったソフトです。

　以下のサイトの実例でも「AccessではなくなぜファイルメーカーProなのか」がよく語られています。
　　http://plusd.itmedia.co.jp/products/filemaker/special/index.html

お礼

ご教授ありがとうございます。
ファイルメーカーもよさそうですね。
勉強してみます。(^^)

回答No.5

Wendy02

こんばんは。Wendy02です。

＞＞アウトライン付きのテキストエディタなら、並べ替えも、可能
＞　↓
＞　これは、Wordでも可能なことなのででしょうか？

Wordでやってみたのですが、ちょっと面倒ですね。テキストエディタでは、先頭に、キーワード、「.」「Q.」などいう任意の単語を置くことによって、そのまま、アウトラインが取れますが、Wordは、ブックマークなどを入れないといけないはずです。

私がテキストエディタで扱うのは、パソコンが故障したときにでも、そのテキストファイルは、おそらく無傷でサルベージができるものだと考えていますし、ファイルサイズが小さいからです。ウィルスの感染もありません。

ただ、もし、もう、ご出版を考えていらっしゃるなら、私の手元の資料では、Excelなどではなく、Wordで行っていったほうが良いようです。改めて作り直すには、かなり時間が掛かってしまいます。

参考資料:
日本エディタスクール出版部　http://www.editor.co.jp/press/　

＞　「ユーザーフォームのテキストボックス」とは何でしょうか？

これは、Excelのワークシートとは別に出てくる、VBAプログラムで出すダイアログのようなものです。

＞　セルに入れたい私の文章は1,000字程度のものもあります。セルに入らないのでしょうか？入るのでしょうか？また、マクロとは何でしょうか？

セルには入るけれども、256文字を越えてしまうと、数式バーやF2の数式編集では見れても、画面一杯に占有されてしまいます。ユーザーフォームを使えば、スクロールバーが使えますが、セル1つずつ読み出すということを、プログラムで行うわけです。マクロというのは、簡単に言えば、プログラミングです。

ユーザーフォームで一般的に目にするのは、アドインの「郵便番号ウィザード」で、古い形式のユーザーフォームの一種です。個人的には、ユーザーフォームが自由に扱えるようになるまでには、長い学習時間が必要だと思います。しかし、私の知っている方の中では、大学の語学の講師でしたが、ひじょうに学習スピードが速いようですし、大学の化学系の研究者の職員の方も速かったです。私は、とても、こういう人たちには及びません。VBAもプログラムを知らないのに、もう最初から分る才能のある方がいらっしゃいますので、私としては、これについては、なんとも言えません。

なお、
＞特定の分類を折りたたんで（Excelにも似た機能がありますよね）見えなくしたりすることも出来ます。

は、集計のことを指しているのだと思いますが、アウトラインプロセッサのそれとは違います。まあ、AccessとExcelをつなぐことなどは、VBAができて、SQLを書ければ、何の問題もありません。ただ、どちらかというと、物好きというような印象を個人的には受けます。データベースサーバーを使わなければ、Access一本にしたほうがよいようです。

お礼

親切なご回答に感謝いたします。
ありがとうございます。
まず、ご教授頂いたことをよく勉強してみます。

回答No.4

Wendy02

こんばんは。

私は、未だ、メモをテキストファイルに記録しています。だいたい、1つの分野で論理行で、3万を越えていますが、未だ、他のアプリケーションを使おうとは思いません。テキストファイルのほうが検索が速いのと、アウトライン付きのテキストエディタなら、並べ替えも、可能ですから。

アウトラインプロセッサもよいのですが、あれは、独特の使いこなしで、慣れている人はよいのですが、私はダメですね。

お話の様子では、知的生活の梅棹忠夫さんの京大式カードのようなものをイメージして、そのまま、移し変えるようなら、カード型データベースが最適ですね。私の恩師は、カードで辞書を作っていました。図書カードのように小さな引出しに一杯入っていました。出版はされています。

Accessは、リレーショナルだから、その点で、むつかしいという話も聞きます。とはいいながら、Y式カードとかいうものが、シェアウェアであります。(下記参照）

また、カード型では、FileMakerというのもありますが、未だ、The Card というソフトも現存しているようですね。将来的にも残るフォームを考えると、確かに、Accessは、ダントツに優秀なソフトですから、仮に、Word, Excelが消えても、残る可能性があるとは思います。

Excelはどうでしょうか？多少、作りこまないといけないような気がします。今、私のExcelで使っているものも、ある意味では、データベースのようなもので、タイトルと内容は別々のシートに入っています。直接、セルに入っているものを読むのではなくて、タイトルをダブル・クリックして、ユーザーフォームのテキストボックスで読むという形式になっています。セル1つでは、256文字しか出ませんが、32,767文字までは、物理的に入れられることになっていますから、ほとんどのデータが入れられます。ただ、お勧めはしません。こういう方法は、マクロが必要になりますから。

Y式カード

参考URL：

http://www.bekkoame.ne.jp/~yamasemi/softwear/ycard/ycard.htm

お礼

とても詳しいご回答を頂き、誠にありがとうございます。ご意見を参考にさせて頂き、さまざまな方法を検討してみようと思います。
さて、コンピューターに対する知識の少ない私にとって難解な部分について、よろしければ質問させて下さい。不躾なお願いで申し訳ありませんが…。

＞アウトライン付きのテキストエディタなら、並べ替えも、可能
　↓
　これは、Wordでも可能なことなのででしょうか？

＞直接、セルに入っているものを読むのではなくて、タイトルをダブル・クリックして、ユーザーフォームのテキストボックスで読むという形式になっています。
　↓
　「ユーザーフォームのテキストボックス」とは何でしょうか？

＞セル1つでは、256文字しか出ませんが、32,767文字までは、物理的に入れられることになっていますから、ほとんどのデータが入れられます。ただ、お勧めはしません。こういう方法は、マクロが必要になりますから。
　↓
　セルに入れたい私の文章は1,000字程度のものもあります。セルに入らないのでしょうか？入るのでしょうか？また、マクロとは何でしょうか？

回答No.3

noname#86752

メモでしたらExcelで十分だと思います。Accessはそういうことにはあまり向きません。（そもそもAccessだとそういう目的のアプリケーションを作らなければまともに使うことも出来ないでしょう。）

蛇足になるかも知れませんが世の中にはアウトラインプロセッサというものがあります。
メモ帳のようなソフトですが分類を作ったり（もちろん階層的な分類も）、特定の分類を折りたたんで（Excelにも似た機能がありますよね）見えなくしたりすることも出来ます。
分類されているメモなら、このようなソフトのほうが向いているかも知れません。

お礼

ご回答、大変ありがとうございます。
Accessでは、大変そうですね。
また、下記の内容にある方法は、「Excelでリンクを張るようなことができる」と考えていいのでしょうか？
初歩的な質問かも、知れませんが教えていただけるとありがたく思います。
お手数だとは思いますが、よろしけれがお願い致します。

＞特定の分類を折りたたんで（Excelにも似た機能がありますよね）見えなくしたりすることも出来ます。

回答No.2

245689731

NO.1さん同様エクセルで十分だと思います。質問。回答。参考文献。参考HP。などですよね。
分野ごとに１シートをつかっても２５６シート（分野）多少メモリの無駄はあるかもしれませんが、
アクセスをインストールして運用するほどのＨＤＤ容量＆メモリは取らないでしょうからねー

お礼

ご回答、誠にありがとうございます。
下記の件について、私のエクセルに対する知識が貧弱な為か、よく理解できません。
大変お手数ですが、教えていただけると助かります…。

＞分野ごとに１シートをつかっても２５６シート（分野）多少メモリの無駄はあるかもしれません

回答No.1

hidechan2004

Excelで十分だと思いますよ。よほどデータ量が莫大ならともかくとして個人での使用なら十分です。
Accessは覚えるのも大変だと思いますし、使い慣れたものの方が良いでしょう。
作りたいのは、Q&Aだけですよね？

同じデータベースを利用して、複数のタイプの表をたくさん作りたいなどならAccessが便利ですが、
Q&Aなら、その必要も無いでしょうし。

お礼

ご回答、大変ありがとうございます。
ご意見を参考にさせていただきます。