宛名ラベル作成

質問

Excelで作成した住所録を利用して、Wordで「差込印刷ヘルパー」を使用してラベル作成をしたいのですが、フィルタ機能で限定した送り先の分だけをラベル化したいと考えています。上記ヘルパーの指示をたどっていって「データファイル指定」のあたりで何か指定する方法があるのかなと考えていますが、どのようにしたらいいのでしょうか。お分かりの方は宜しくお願いします。

回答No.3

tazsan · ベストアンサー

データファイルの指定で行うのではなく、その先のクエリオプションで指定します。

データファイルの指定は、元になるデータの指定を行うところですので、ここではその住所録のワークシートを指定します。

その後、「データの差込」の「クエリオプション」でフィールドの数値や文字列の条件を入力することで、条件に合致するデータのみを差し込むことができます。
クエリオプションをクリックすると、条件設定のダイアログが出てきますので、ここで印刷したいデータの条件を指定してください。

ですから、元になるExcelの住所録に、抽出条件となるようなフィールドがなければなりません。そのようなフィールドがない時は、条件用の列を一つ追加して、印刷する・しないを、数値の 1,0などを手入力することで抽出条件を作成します。

ここで注意しなければならないのは、対象のブックが複数のワークシートで構成されている時です。
この場合、クエリオプションは正しく条件を合致させることができませんので、対象のワークシートだけを他にコピーして印刷参照用シートを作成する必要があります。

お礼

ありがとうございます。複数のワークシートで構成されていたことも問題の一つだったので、両方解決できて、大変よかったです。また宜しくお願いします。

回答No.2

esprei

バージョンが判らないのでとりあえず2000でのやり方を。
差し込み印刷ヘルパーで宛名ラベルを選び、データファイルから入れたい住所録を選択します。
そして印刷するラベルの種類を選択して、差し込むフィールドを指定していきます。
次にクエリオプションから指定します。
フィルタの目安にするフィールドを指定して、比較の欄、比較対象と順に指定します。
そしてOKすると、フィルタのかかったデータがラベルとして表示されます。
このクエリオプションは後でもやり直せます。

お礼

ありがとうございます。クエリオプションからなんですね。後からでもやり直せる、というのは参考になりました。また、宜しくお願いします。

回答No.1

ka-kichi

Wordのバージョンがわかりませんが、どのバージョンでもほぼ同じだと思います。
データファイルを指定すると、最も左の列にチェックボックスのあるExcelの表のようなものが出てくると思います。
その列見出し(一番上の行)の黒い下向き三角をクリックすると、Excelのオートフィルタに似た機能でデータの抽出ができます。

ちなみに、「差込印刷ヘルパー」という言葉に聞き覚えがないんですが、差込印刷のヘルプのことでしょうか？

お礼

一番にお答え頂いてありがとうございます。
差し込み印刷ヘルパーは、Wordの「ツール」の中にある機能の一つです。
また、宜しくお願いします。