なぜ会社のデスクの両端に書類を山積みにする？

質問

私の５０歳の上司の件です。とにかくデスクの両端に書類を山積みにする習慣があります。
デスクの中心にＰＣがある為にその範囲のみ空間があります。郵便物・回覧・ＦＡＸは見もせずに自分の横にポンポン置きます。「時間が空いたら見よう」という意志はあるようですが、ヒマな時も積まれた書類に目を通している姿を見たことありません。すぐ裏紙に出来るようなＦＡＸや印刷物なども、書類として積み上げているのです。多分一旦デスクに置かれた書類を振り分けるor処分するのが面倒なようで。終業後ほんの３０分ほど残って書類を処理すれば、後日仕事もはかどるし・自分も気持ちがいいだろうにと思うのですが……いつも書類を山積みにしたまま平気で帰宅します。
先日私の留守中に給料明細が配られたのですが、私の明細を例のごとく書類の山の上にポンと置いたままにし・１週間忘れ去られていました（上司が居ない時に書類の間から私が自力で見つけました）。他部署から「E課長、○○の書類はまだですか？」といわれたら、「どこかに行ったなあ。もう一度発行してもらえる？」とかしょっちゅうです。これが忙しい時だと、大切な書類が見つからないと自分で逆ギレし・こちらが呆れてしまいます。請求書など提出期限あるものまでデスクに放ったままにされるので、迷惑をこうむることも…（請求書などは宛名が上司になっているので一応上司のデスクに置かれます）。１００均で書類棚などを買って来て・上司のデスクに設置してみたのですが、そこにもどんどん書類を積み上げ・全く用途をなしていません。
積まれた書類の間にいて安心しているのでしょうか？対策というより、どういう心理状態なのだろうかと気になります。同じようにされている方がおられたら、教えてもらえませんか？ちなみにこの書類の山積みぐせは、さらに上の上司（部長）から注意されても治りませんでした。

回答No.2

mameko3 · ベストアンサー

心理分析・・・というより、単純に「片づけができない」人です。
私も机は山積みですが、皆で使うものや他人の机などは整理整頓を担当していて工夫とか好きです。

私も社長や上司、同僚には、箱で対処しています。
結構、改善されました。
お片づけが下手な人は、箱の使い方もわからないので明確に書いてあげたりする必要があります。

よくある、文房具品でトレーを重ねるやつはだめです。トレーの高さが低いので手がすぐ入りませんから使わなくなります。
どうしても棚式がよい場合は引き出しなしの高さ２０ｃｍはあるやつでないと無駄な可能性大です。

お菓子の箱や、１００均の、単体の箱でA４がすっぽり入るものに郵便物も全て振り分けます。
私は開封までしています。親展でも送り主が会社関係なら開けます。

手前か厚紙で立たせるように箱の用途を書きます。
今日中に決済がいるもの
読むだけのもの（わかるのは開封しない）
お金に関わる領収書など
配布するもの
請求書関係

うちは業種が特殊なので上記とは少し違いますが、用途をできるだけズバリと分けます。
すると大分マシです。
使わない箱は、棚にしまっとくか、上司の後ろのカウンターに置いています。

更に、バインダーも併用しています。
そして、こっちから催促します（催促すべき箱はどれかわかってるので、残ってたら、まだか言います）。

そこまでしなくても・・・って言われても、こっちの業務が滞るし注意しても治らないから、こっちから何らかのアクションをせざるを得ません。
ついでに社長や上司の言い分によると「なんで催促しないんだ」と私が悪者にされます。

上司が「箱がみっともないよ～」なんて言っても、こうした理由とそのメリットを話せば黙ります。

用事で席に寄ったら、箱をちらっと見て
「どうして見積書が請求関係の箱に入っているんですか」と聞いたり（やってあげても黙ってしない）、ついでに、もらえそうな決済をもらいます。
うちの上司たちはそういうとき、素直に「ごめんごめん」とか笑ってごまかします。

箱分類の最大の注意点は、箱の使い分けが少しでもあいまいだと、上司は、どれに入れてよいかわからず、面倒なので、急ぐ書類と急がない書類を一緒にしてしまいます。

今の状況からすると、絶対、上司は箱の使い分けがわかってないです。
自分の”常識”は一旦、脇に置いて、
上司の”片付け面倒だもーん”の位置まで自分も落としこんで、同じ目線で考えないと、いつまで経っても苦労損です。

どんな人とでも業務は滞りなく進める、というスキルを磨く絶好のチャンスだと割り切っています。
いえ、本当は全く割り切れていませんけど。

お礼

うわ～なんて大変なご苦労をされていらっしゃるのでしょう・・・尊敬しました（笑）。やはりこの類の上司にはそこまでやってあげないとだめなんですね。ふーう。でもやらないとこちらに被害をこうむるし・・・。
自宅では書類が溜まるなんてことはないでしょうが、やはりこまごまとした片づけは奥さんがすべてやってあげているのでしょうね。情けない・・・と心では思います。
ご回答ありがとうございました！！

回答No.1

noname#17965

すみません。本人になりかわりましてお詫び申し上げます。苦手なんだからしゃーないじゃんか！！と、理屈は一言で終わってしまうんですが（笑）

見なければいけないんだけどなぁ、、、
昔の書類なんかだと内容忘れてるしなぁ、、、
今頃持っていったら怒られるだろうなぁ、、、
整理するにしても、ファイルに入れるためには分類する必要あるし、、、

などの理由で見始めたらハマること明らかなので、整理の所要時間うんぬん以前に見たくないです。

山の中に絶対必要な書類ってある？？無い、またはあっても再発行すればよいなら、思い切って全部捨てたら？
積みあがってる→使うことはない→捨てても問題ない
積みあがってる→使いたくても出てこない→捨てても同じ
・・・完璧な三段論法ですよ。

あなた、犠牲になって捨ててあげたらどうでしょうか。自分ではやっぱり捨てられませんね。使うかも知れないと考え始めるとどうしても無理です。「す、す、すみませ～ん！！ゴミだと思って捨ててしまいましたぁぁぁぁ！！！」上司は当然怒るポーズはするでしょうが、心の中では感謝してることでしょう。あとは、下の地層からこっそり捨てて行くとか。２年前の書類とか出てきたら、、、もう無くてもいいんじゃない？

以上、ホントに心理状態だけの説明です。

お礼

ご回答ありがとうございます！す、すいません！かなり笑ってしまいました(~o~;)。全く持ってbutcherjpさんの言われる通りですね。まさにそうです。
実はたまにこっそりと捨てています（笑）。FAXでくるダイレクトメールとか明らかに業務に関係のない書類を裏紙にしたり・・・。そうやって密かに処分して・書類が減っていることも気付いてないのですよねー上司は。やれやれ。