ある団体の会則について。

質問

ある団体の事務局を担当しています。
先日、年末の総会で次のような事案がありました。

コロナの関係で三密を避けるため、総会を２つのグループに分割して時間をずらして開催しました。
予算決算案の上程の決議の時にどちらのグループでも意義なく賛成多数にて可決成立したのですが、
ここである会員から、『今回は２つのグループとも賛成多数で可決しましたが、もし、ひとつのグループは可決・もうひとつのグループが否決だったときはどうなるのでしょうか？？』

会則には総会を分割に開催した場合のときなどは、特にうたわれていないため、確かに少々、不自然な気がします。

ここで規約改正が必要となった場合、どのような文面がよろしいでしょうか？

第〇〇条 やむをえない事情があるときは総会を分割して複数回で開催することができる。

第〇〇条 上記に従い総会を分割して奇数回で開催したとき、議決の可否は多数決による。

第〇〇条 上記の従い総会を分割して偶数回で開催したとき、議決の可否が同数の場合は、会長の決するところによる。

専門的な文章を教えてください

回答No.3

yaasan · ベストアンサー

お求めの回答でなくてすみませんが、三密を避けるためであれば、分散して開催するより、リモート開催を目指すのが一番良いと思います。各自で用意できないのであれば、どこかの会議室などを借用して、少人数集まって、そこからリモートで良いと思います。

さらに文章化しようとしている多数決ですが、それぞれの分散した会での多数を見るのではなく、最終的に全員からの賛否を集計して、多数決を決めれば、一番良いと思いますよ。（例えば、Ａ会１０：９、Ｂ会５：１、Ｃ会２：１０だったら、否決）

お礼

ありがとうございました。

補足

高齢者が多く、リモートは困難です。

過去に上程された議案が否決された例がなく、会員は理解者が多いです。

よって今後も分割開催で、議長はグループごとで裁決し、賛成多数で成立する予定です。

回答No.5

sutorama

>昨年も今年も分割のグループごとで採決を取って予算決算案は承認可決

まぁ最後にしますが、この方法がそもそも間違っています（理解しましょう）

もう思考が固定されているようですが、承認採決は全会で行うが決まりです

この根本的な「決まり」を決まりじゃない・・規約を変えれば「決まり」を変えても良い・・は、ないのです

「ないもの」をどうしたら良いか？ではなく「決まり」のためにどのような方法があるのか？という思考に至るべきなのです

おそらく「書面総会」というキーワードで検索すらされていないと思いますが、どの団体も行政も、この方法でコロナ禍での総会を開催していることは事実です

想定外をどのように「乗り切る」のか、であって「ルールを変えてしまおう」では、ないのです

分割しても、賛成・反対の総数で承認することが前提であって、同じ議長が時間をずらして議長を連続で行えば、議長の議決権が重複してしまうので、問題が生じします（何度も説明しています）

例えば、同じ人が議長を連続で行った場合、採決で５対５になってしまうと、議長の議決で、６対５になります

これが２回続けてなされた場合、議長の議決権が２票になるので、正常な採決ではなくなるのです

故に、例えば３回連続で分割された場合、１回目５：５で採決（議決）せずにここで会議を締めて、２回目９：２、３回目６：４になったら「５＋９＋６」：「５＋２＋４」で総数で最後に議決するのです

それを、前の会議では何対何だったよ・・・という情報が流れると次の会議に影響を及ぼすので、書面に書いて、誰も開けられない評決箱に投函し、最後に箱をあけて、議決に至れば良いだけの話です

これが総会の「総」という意味です

総会ですよね？「総」ですよね？

「総」ではないやり方を、残念ながら「総会」とは呼びません

また、しつこいようですが、ここの皆さんの回答を、団体の人たちに見せて、質問者様が理解に至れない場合でも共有してみてください

補足

なるほど。

議長は分割したグループごとでの選出なので同一の人ではないです。
執行部（会長・副会長・会計の３名）はどちらの会にも当然出席します。

場合によっては総会を３グループに分割する案もあります。
例年、出席会員は100名を超え、会員総数は160名くらいいます。

回答No.4

sutorama

＞おそらく来年も分割開催です

ですから、分割開催で、それぞれの分科会で採決は、どのように規約改正しても認められるものではなく、今回の議事進行は失敗であったことを認識しましょう

例えば、総会の議長は誰ですか？

それこそ、議決権を有する者が議長になるのですから、２つに分けれれば、議決権が２つ、採決が同数にならない場合において、無効になるのです

賛成反対同数であったばあい、議決権を有する議長が採決できる権限を持ちますよね

例で言えば、５対５で割れ、最後に議長の議決権１票が動くことで、採決に至るのです

故に、分科会を３個作れば、議決権が３票、意味をなくしますし、４個に分けたら４票、議決権が意味をなくします

もちろん、議決権を有しない者が、理事会や総会の議長になっている、お粗末な団体もありますが、それでは規約違反ですので論外です

なので、分科会に分けて、それぞれで審議されるのは構いませんが、最後に全体で、評決（決議）するしか、道はないのです

それが、書面による決議です（書面総会）

なので例えば評決箱に、それぞれの理事が名前と、各議案を賛成するか反対するかを書いて、部屋が分かれたままで良いですから、どちからの部屋で開票して、議長が発表すれば済む問題です

そのことを先の回答で説明し、規約改正案も提示させていただきました

おそらく質問者様が理解に至らくても、仲間の方の中に「なるほど」と理解できる人がいると思いますから、委ねてみてください

補足

例年、議長はある役員経験の人。
昨年からの分割開催になってからは副会長が議長をしています。

昨年も今年も分割のグループごとで採決を取って予算決算案は承認可決。あと昨年の予算には計上されていなかった予備費の支出を今年度一部承認。

来年も分割で開催の予定。

回答No.2

sutorama

いえ

コロナ禍であれば、書面決議にしても問題ありません

また、通常、総会を２つの分科会に分けて採決を取る場合、理事（会員）から２名づつだして分けるのなら良いですが、今回の場合、そこで採決を求めるのはダメなことです

※例　議題が多く、総会の時間を多く要する場合は、分科会にわけて、決議においては、みんな集まって最後に決議を取る

なので、厳しいようですが
『今回は２つのグループとも賛成多数で可決しましたが、もし、ひとつのグループは可決・もうひとつのグループが否決だったときはどうなるのでしょうか？？』
という質問自体、存在しません（でてはいけません）

ので、規約改正では、書面決議の規約改正をするか、規約はそのままで、附則か議事細則を設けることが、普通です

第〇〇条　前項に定めた総会の議事開催が、災害時などの諸般の事情により通常開催できない場合は、理事会の承認を経て、書面（総会）決議をもって総会とする。

とか

第〇〇条　前項に定めた総会の議事開催が、災害時などの諸般の事情により通常開催できない場合の議事方法については、議事細則（附則）によるものとする。

つまり、ひつこいようですが今回、２つに総会を分けて決議に至ったことは、失敗です

あとは・・・まぁお金をだして、公共の大ホールを借りるべきでした

補足

総会の会場使用料は特にありません。弁当とお茶代くらいです。

おそらく来年も分割開催です。

回答No.1

Ultra-Hetare

グループごとに採決して、それぞれ予算決算案の上程の決議を決めるのではなく、
全体の採決を総計して、その結果に全グループが従っていただく。

・・という方が自然に思えますし、規約の改正も少なくて済むと思います。

そもそも、
「総会を２つのグループに分割して時間をずらして開催し、
そこで予算決算案の上程の決議」をすることは規約にあるのでしょうか？

補足

当然、規約には分割開催なんてありません。

今年で二回目です。昨年も分割開催して、両方のグループとも意義なく可決成立というスタイルでした。

おそらく今後しばらくは分割開催でしょう。