ビジネスメールのシンプル便利な整理の仕方

質問

Microsoft Outlookを仕事で日常的に使っています。
1日30通ほどのメールを確認し捌かなくてはいけないのですが
お薦めの便利な整理の仕方などご教示頂けないでしょうか？
特に通常の送受信フォルダの他にこんなフォルダを作っておくと便利！
こういうことを習慣付けると良い！などが知りたいです。
ただあまり細かすぎるとつい見るのを忘れたりしてしまい混乱してしまうので
シンプルかつ分かり易い(人によって好みが有るとは思いますが)方法や
独自のルールなど是非ご教示ください。
参考になるＨＰも有れば是非宜しくお願い致します！

回答No.5

中京区 桑原町（@a4330）

>これはフォルダへの移動は都度手作業でしょうか？
そうです、私以外に分類できる人（機械）はいない
フォルダー分け（分類）するのは分類ルールがあるのでそれに従う、そのルールは私が決めたのだから自動振り分けは難しい

例えば、人事の島課長から
1）テレワーク時の勤怠管理
2）中国工場の労使紛争について
こんなメールが来たら、(1)は当然、人事フォルダーに入れるでしょう、会社が決めたルールでいつまで続くか判らないが、確認の為もう一度見る事もあるから（勤怠＝人事）と類推しやすい所に保存する。

しかし(2)は特定工場に関する内容だし紛争が収まれば不要になるメールだから中国工場に入れる。

回答No.4

cwdecoder

やたらメールを送ってくる人（1日に30通になることも）がいるので、その人専用のフォルダに受信時、自動で格納するようにしています。

お礼

回答ありがとうございました。

回答No.3

narashingo

Office Outlookでしたら、知りたいメールを一発で表示できる「検索フォルダ」を作成しておくと便利ですよ。
「お気に入りに追加」もできるので、フォルダウインドウの一番上にも表示できます。

事前に用意された「定義済みフォルダ」と「カスタムフォルダ」を作成でき、カスタムフォルダは、右クリック→「この検索フォルダのカスタマイズ」から条件※をその都度設定してやれば、１つあればよいことになります。
（検索フォルダーを使用して、メッセージやその他の Outlook アイテムを検索する）
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E6%A4%9C%E7%B4%A2%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%AB%E3%83%80%E3%83%BC%E3%82%92%E4%BD%BF%E7%94%A8%E3%81%97%E3%81%A6%E3%80%81%E3%83%A1%E3%83%83%E3%82%BB%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%82%84%E3%81%9D%E3%81%AE%E4%BB%96%E3%81%AE-outlook-%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%83%86%E3%83%A0%E3%82%92%E6%A4%9C%E7%B4%A2%E3%81%99%E3%82%8B-c1807038-01e4-475e-8869-0ccab0a56dc5

※条件は、「仕分けルール」作成時の条件と同じように考えればよいです。

お礼

回答ありがとうございました。

回答No.2

中京区 桑原町（@a4330）

私は部署ごとにフォルダーを作ってる、あとは特別なプロジェクトがある時はそのプロジェクト

・人事、勤労、総務
・開発部
・機構設計課
・回路設計課
・インド工場
・中国工場
・製造
・品質管理
・ブレグジット　プロジェクト

実際の名称ではないがこんな感じ

お礼

回答ありがとうございました。
これはフォルダへの移動は都度手作業でしょうか？

回答No.1

Jonas2052

Outlookの使用をやめ、Thunderbirdを使用するようになりました。フォルダやタスクごとに情報を整理する方がわかりやすいようです。

参考URL：

http://www.google.vg/url?sa=t&url=https%3A%2F%2Flearning.cmu.edu%2Feportfolios%2F4302%2FPgina_de_Inicio%2F21_Film_2020