ここで質問しても適切な回答が得られないと思います。
こういう場では先方の言うことを堂々と破っていいという回答は、相手の言い分がよほど法的におかしいなどない限り、得られないと思います。
で、営業運転でないお披露目の試乗会ですので、受付にあたって参加者を特定するのはごく自然ですし、参加者を特定した以上、以下の観点で変更を受け付けないのもごく自然な流れです。
で、実際に身分証明書等を用いてチェックするかどうかは別問題です。厳密に行うかどうかは事業者や実際のケースごとに異なるでしょうし、事業者自身チェックするつもりはなかったものの、直前に他人使用の事例が目立つことに気づいてチェックすることに急きょ変更するというのもあり得ます。そして、そういうことのきっかけは、案外ネット上のこういう質問だったりします。もちろん、身分証明書を必ず持っていくように言われていない以上、身分証明書を提示することは必須ではありません。しかし、何らかの事情で参加者を変更したように思われれば、（名前を読んだ時の表情・反応等で相手が気付くことがある）名前を何らかの方法で確認される可能性はあります。
この回答にあたって、ネットをいろいろとぐぐってみましたが、全員に身分証明書の提示まで求めたものは少ないようですが、そもそもどういう手続きが行われたか明確に書いていないものも多いです。逆に他人が使おうとして断られたという明確な表現も見つかりませんでしたが、こちらは自分から言う人が少ないと思われるうえ、ネットの管理者から削除される可能性もあるので、可能であると言える根拠にはなりません。
基本的には「変更はできない」と明記されている以上、他人使用は断られる可能性があることを前提に行動したほうがいいでしょう。ちなみに正規の切符で乗車の場合、特定の個人のみに許される割引等での乗車（通常鉄道の切符で使用前に第三者に譲れないのは、この手の割引が適用されたもののみです）の場合、係員が求めれば有効な身分証明書を提示しないとその切符は無効になるという規定もあります。（試乗会にはこの規定は適用されませんが、準用される可能性はあります）
他人変更を認めない理由
・受付前の公平性を保つ（権利の転売等による競争の激化を防ぐ）
・受付後の公平性を保つ（規定通り他人使用ができないと、参加をあきらめた人に不公平感を持たさない）
・保険等の関係（営業運転でないので、通常会社の入っている保険、営業運転なら補償できる内容が保証できない。そのため、通常は別途保険を掛けるが、その保険はそのイベント1回限りの保険なので、保険に契約した人しか保証できない）
・その他混乱を防ぐ
