毎日次々入る細々した新しい仕事を、要領よく処理する

質問

はじめて質問させていただきます。31歳男性です。
長文で恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

質問：毎日絶え間なく新しく入ってくる仕事を、時間内に処理するにはどうしたらよいでしょうか？

よくビジネス書やこうしたサイトで見かける「タスクを書き出す」というアドバイスを実行し、
重要案件や時間のかかるややこしい仕事については
以前よりもスケジュール管理がしやすくなりました。
（重要タスクについては１日の終わりと初めに確認し、
　予定した時間に処理するように心がけています。）

が、一日に入ってくるその他の新しい仕事（1日100件弱）が
どうしても会社の規定時間内だけでは終わりません。
上記の「タスクを全て書き出す」というアドバイスはよく見かけるものの一つですが、
毎日何十件も入る新しい仕事を全て書出し作業していれば、
その間にさらに新しい仕事がどんどんたまっていってしまいます。
　（ビジネス書著者のような方は比較的重要な大きめの仕事だけを会社から求められる事が多い？
　　自分のように社内ではまだ若めで、細々した依頼への高速回答がひたすら求められる
　　見積もりマシン的な仕事とはちょっと勝手が違う？
　とよく感じてしまいます。）

拙速を意識して回答する・受注に明らかにつながらない、見当違いの依頼は毅然と断る・
自分でなくてもできる単純作業は極力アシスタントに任せる
…等々考えられるだけの努力はしてきました。
実際に関わるお客様や、一緒に実際の仕事をするアシスタントからも
「仕事が速い」「気が利き助かる」「親切」と褒めてもらえるだけの仕事はしています。

が、会社は残業ゼロへの拘りが強く、「お客の評判がよかろうと残業が多い（=ゼロではない）」
というプレッシャーをずっとかけられていて、なんとか更に効率化を図りたいと思っています。
（できる限り始業前の時間や休み時間を使って処理し、
　会社への残業申請は月10時間程度にしていますが、それでも「多い」の嫌味は毎月言われます。
　他の同僚も同程度の残業で同様のことを言われており、
　不満を持っているのは自分だけではないようですが…）

上は「段取り」という言葉を振り回すだけで具体的な工夫の仕方を相談しても答えられない中、
ビジネス書やこうしたサイトから学んだり、自分よりも要領のよさそうな人の仕事を観察したりして
自分なりに様々な努力をしてきましたが、
今の仕事量でさらに時間短縮するには何かしら変えていかないと思い、
質問させていただいています。

（実際の仕事内容を分析してみると、プラスアルファの仕事だけで月に20時間はとられており
　　（不在者のフォロー・先輩から頼まれた手伝いなどの担当外の仕事や、
　　　作業時間の取られるスポット的な大きな仕事など）
　日頃の自分の仕事だけでいえば「残業ゼロ」ではあります。
　それでも、そんな言い訳や「関わっている相手からはこう褒められるだけの仕事をしてる」
　「これだけの工夫をしている」と主張した所で　自分の仕事のステップアップを遅らせるだけなので、
　結果で見せるしかないと思っています。）

以上、長々とした文面で申し訳ございませんが
どうかアドバイスいただけますようよろしくお願いいたします。

回答No.3

noname#189408

優先度の考え方を、変えましょう。
会社の望みは、残業ゼロです。
時間になったら、仕事を残して帰って下さい。
その日に完了しなければいけない仕事が許容量を超えたら断って下さい。
手伝い、スポット、フォローも出来ないなら断って下さい。
それがあなたの現実のキャパシティということです。
まず残業しない。
その上で、キャパを徐々に増やして行くようにしてください。
また、すぐに終わる仕事は書き出す時間にやってしまった方が早かったりします。
短いタスクを集中して終わらせる時間を作るか、頼まれたらその場でやり終わるようにしましょう。
どうしても忙しい時は、余分な仕事を頼まれないように会議室など別室で仕事したり、一定時間メールを見ない、耳栓をして話しかけにくいオーラを出す、あらかじめ上司や同僚に時間が無い事を具体的な事情と共に周知しておきそもそも発注を遠慮してもらう雰囲気を作る、などして時間を作ります。

補足

ご回答ありがとうございます。

> 余分な仕事を頼まれないように会議室など別室で仕事したり、

心がけてみます！基本的に一日中デスクトップの前にへばりついていないといけない職場（依頼がほとんどメールで来るため・長時間の離席は問題視されるため）ですが、
最低限、手間や時間がかかる・集中力の要る仕事には確かにこうして余分な邪魔をシャットアウトするようにしてみます。

> 耳栓をして話しかけにくいオーラを出す

職場環境的にはNGですが、上記の別室での仕事のように邪魔をシャットアウトできる方法を考えてみます。

他にアドバイスいただいた内容（断る・メールを見ずタスクに集中する時間を作る・書き出すタスクは時間かかるものだけ・時間のない事を周知させる）はこれまでも心がけてきたのですが、特に「断る」という部分が自分にはまだ徹底できていないのだと思います。
どうも他の人よりも責任感が少し強過ぎるようです。（文句をつける上司達からもそこは決まって認められていました。）
頼ってきた人を断ったり毅然と突き放したりする事に重たい罪悪感を感じる性向があります。
そうなるに至った自分の生立ちを少しずつ客観的に受止められるようになってきた事で、この傾向も少しだけ改善してきました。

それでも、例えば
　・新入社員の頃から商品知識など色々教えてもらってきた先輩からの頼み
　　（罪悪感を押し殺して断ると、
　　　「俺があれだけ面倒見てきてやったのに
　　　　これだけの手伝いもできないのかよ！」
　　　と怒鳴りつけられる事がよくあり断れなくなっています。）
　・不在者のフォロー
　　（会社の中で「この人とこの人同士でフォローする」
　　　と決められており、自分も出張が入ればその人に
　　　フォローをお願いすることになるので断るわけには
　　　いかない。
　　　かつ、自分がフォローする相手は中途で入ってきた、
　　　立場上自分が一番の先輩・面倒見役になっている
　　　相手なので弱みを見せられない。
　　　最後の「弱みを見せられない」という自分の価値観は
　　　問題なのかもしれませんが・・・。）
　・「後輩の指導ももっとしていってほしい」
　　という上司からの要望
　・上司から任された、やりがいのある新しい仕事
　　（断ればそういった自分の本当にやりたい仕事は
　　　回ってこなくなり、また見積りマシンだけの
　　　仕事内容になってしまう）
というところがあり、「今以上に効率を上げて自分がやるしかない」と感じてしまう仕事も少なくない状況です。

「断れない」自分の弱さの改善も心がけていっていますが、
それと同時にこれまでの工夫に加えて更に「キャパを徐々に増やして」いくためには、具体的にどうしていったらよいでしょうか…？

回答No.2

taharagomi

お勉強してないで、仕事しろよ。
おいらにまわりにいる二流、三流のよく見る勘違いエリートの雰囲気が伝わってくるよ（ーー；）

補足

ご回答ありがとうございます。

「勘違いエリート」が力をつけるにはどうしていったらいいのでしょうか？

（　ちなみに、（本から知識を得ようとする意味での）
　「お勉強」をしているのはプライベートの時間のみです。

　　以前は毎日夜中まで仕事＋土曜か日曜も残務処理と、
　　仕事を終らせるだけで1週間が終る生活でした。
　　その中で当時の上司・先輩に相談しようと、
　　ひたすら自分で工夫を重ねて仕事に打ち込もうと
　　根本的な解決ができなかったので、
　　職場環境の改善された今
　　ようやくプライベートの時間を「お勉強」に割けるように
　　なったという状態です。　）

回答No.1

IDii24

そもそも論としてはオーバーワークは会社がリソース管理ができてないからであり、出来なくても社員には全く責任が無いということです。つまり経営監理の出来ない会社はいずれ潰れると言うこと。
仕事が多くミスが増えれば会社はリスクも増える。こう考えるのが良い会社です。しかしこれは理想論であり今の日本の会社でここまで出来ている会社は大手のIT系ぐらいしか無いでしょう。ITはすべてがプロジェクト監理として予算化されてますので。さらに労働基準局からも目を受けられてますから。
ではそうでない会社はどうしたらよいか。自分はですね。自分で判断して優先順位をつける。それ以外は放っておく。です。
なぜなら、そういう依頼の中には思い付きの依頼も多く、実は頼んだ本人も忘れている事も多々ある。もし催促を受けたら「今やってます」程度の返答にし、そこから始める。
すべてが会社にとって大事な作業であれば、それは一人に任せること自体がリスク監理が出来てない事なので、いちど転んでもらうのも良いことです。
そうでなければ依頼の受付を書き出し、依頼されている項目を張り出しておく。タスクを書いているなら目につく場所に張り出せばよいと思います。出来次第消していく。上司がそれを見て何も思わなければまあ放っておいても良いだけでしょう。
それにちゃんと上司に月次週次報告してますか。そういう監理に無関心な職場なら無責任としか言いようがありませんが。とにかく管理職が管理してない職場ということであり、そもそも管理職が責任を取るべき事なのですから。

補足

ご回答ありがとうございます。

> すべてが会社にとって大事な作業であれば、それは一人に任せること自体がリスク監理が出来てない事なので、いちど転んでもらうのも良いことです。

今の状況をもう少し詳しく説明すると、責任感のない最初の直属上司の下のめちゃめちゃな職場環境から、新しい直属上司に変わり環境もぐっと改善されてきたという状態です。
この為、自分の気持としては今程度のオーバーワークはなんとか自力のもう一頑張りで克服したいと感じている所ですが、
こうして自分ばかりに負荷をかけてしまうところも問題なのでしょうか…？

意図してやった訳ではありませんが、前の上司の時、心身ボロボロになっていた時に大ごとになった案件がありました。
私の怠慢だけのせいにされそうな勢いだったので、
自分の怠慢ではない証拠
（現地法人の責任者へ何度も何度も督促を入れたのに、現地側が放置していたと分かるメールやりとり履歴等）を示した所
言葉を濁され、私への一方攻撃は無くなりました。（当然ながら最後の解決まで自分でやり遂げました。）

3～4年ほど前（前の直属上司の時）には、仕事でぼろぼろになった同僚が二人部署を去っていきました。
人事に今の状況を本当に分かってほしいという抗議の気持から、自分も休職した時期がありました。
その頃は自分の担当地域ばかりにプラスアルファの仕事
　（1件の注文に、30種類の書類・資料を準備し経済産業省へ輸出許可の申請をする仕事。
　　本来メインの仕事ではないのですが、自分の担当国でこの仕事の必要な注文がポンポン決まり、日頃の仕事にプラスアルファで膨大な手間と時間をとられていました）
が集中し、毎日24～25時まで＋土日もどちらか出勤という滅茶苦茶な状況でした。
月次週次報告については、正直に相談すればするだけ嫌味を言われ、傷つけられるだけの状態でした。

その後新しく来た直属上司による組織改革で偏った仕事分量は改善され、自分でも色々と工夫を続けてきた結果、
今は毎日20時間強程度の残業（会社での実際の残業申請は10時間程度）で終えられる程度まで状況はよくなってきてはいます。

いまの上司は信長のようなタイプで、組織体制で納得のいかない悪いところはガッと変えてきました。
その一方で営業としても海外・国内をあちこち飛び回り大きな注文をガンガンとってこれる人で、
事務所には月の半分もいないのであまり細々とした日々の相談はできない状況ではあります。
（個人個人が目に付く場所に張り出したタスク一つ一つまでは気にかけない。）
弊害をたくさん取り除いてくれた一報で細かい状況まではなかなか目をやる時間がないという事で
いい所もありそうでない所もありといった感じでしょうか。前の直属上司よりは何十倍もよいのですが・・・。
自分たち部下に対しては「お前らも希望通り外に出して行ってやりたいから、まずは今の仕事を余裕で終らせられるようになれ」という考えなので
「できない」と突っぱねて「まだ外には出せない」と思われ見積もりマシンの毎日に甘んじるのではなく、
自力で更に処理能力を高めてやりたい、というのが自分の気持ではあります。

会社全体でいうと、年功序列の体質が根強く残る組織です。
（昔の直属上司（元課長）も今の若い直属上司が課長になった事で、散々直属の部下から文句を言われながらも結局下から押し上げられるかたちで次長へ昇進しています。）
本当に仕事のできる方は海外へ駐在してしまっている人がほとんどで、日本に残っている管理職の方々は正直、問題のある方も少なくない状況です。

> 自分で判断して優先順位をつける。それ以外は放っておく。です。
> なぜなら、そういう依頼の中には思い付きの依頼も多く、実は頼んだ本人も忘れている事も多々ある。もし催促を受けたら「今やってます」程度の返答にし、そこから始める。

ここがまだ徹底できていないのだと思います。頼られると放っておけない自分の傾向は変えていこうとしているのですが…。
優先すべき依頼と、放っておいても害の少ない依頼との見極めをもっと意識して、後者には『催促を受けたら「今やってます」程度の返答にし、そこから始める』こと、心がけてみます！