エクセルを使って、在庫にかかった修理費の管理をし、販売価格に反映

質問

エクセルを使って、在庫にかかった修理費の管理をし、販売価格に反映さたいのです。
その方法（考え方）を教えてください。

以下が頭の固い私の考えです。

1.入荷する機械には整理番号を１から300と、番号をつけます。

2.在庫機械数は300台（例）で、修理が必要な機械を修理した人件費、部品代などを記入した伝票が事務所に上がってきます。

3エクセルを使って、sheet1を集計表として、sheet2を整理番号1の機械、sheet3を整理番号2の機械、、、、、sheet301を整理番号300の機械の修理費用をインプットして、sheet1の集計表（仕入価格+修理費）にまとめて、販売金額に反映させられるようにしたい。

4.ここで、不安なことがあります。
4-1：sheetは何シートまで、１つのブックにいれられるか？
4-2：月間の機械の仕入れ数は、200台程度あり、200台程度販売されているので、上記の原始的方法（体力の要る）では、スマートでないと思えます。
4-3：修理しなくとも良い機械はシートは不要です。（約半数あり）
4-4：整理番号が、301から600までは、別ブックを使うことは、作業する人の頭が混乱しますので、1つのブックで行いたい。
4-5：売れてしまった機械のデータは売れた時点で削除し、現在在庫の仕入価格+修理費を管理したい。

私はエクセルを理解しますが、ＶＢＡの勉強をはじめています（初心者）。
よろしくお願いします。

回答No.3

noname#240783 · ベストアンサー

aboukaさんのご質問および＃１さん、＃２さんとのやり取りを
拝見していて感じたのですが、
私も、「データは１シートで管理」の方向をお薦めします。

（理由）
１．処理対象の機械ごとに「整理番号」を振る仕様になっているからです。
つまり、「整理番号」さえわかれば、特定唯一の機械を指定できるということです。

aboukaさんの危惧している
「その日数分伝票がある)と、必要部品の合計が何行も発生するので」については
＃１さんのご回答にある表でいえば、「整理番号」の列に同じ「整理番号」が
複数行あっても、後から「整理番号」をキーワードとして特定の機械についての
情報を抽出できる訳です。
実務上も、
伝票を見る-整理番号を確認する-該当のシートを探す-シートを開く-入力
と、お考えでしょうが、200枚からあるシートのなかから探すのは「かなりしんどい」です。
（ちなみに400枚のシートを作って試してみました。）

「販売する前に、修理費がいくら？かの質問が営業から入るため」についても、
例えば、その機械の「整理番号」を入力してボタンを押すと情報が抽出されるシートを
作っておけばいい訳です。（意外と少ない労力で製作できると思います）

２．「販売済みとなれば、その機械のシートを削除しますので」と、お考えだからです。
これは「１機械１シート」の仕様構想から生まれてきていると思いますが、
しかしこれは、折角入力したデータが、いかにも「惜しいっ！」です。
一度入力したデータは「とことん舐め回して利用し倒す！」のがコンピュータの信条です。
済んだ物は、＃２さんのおっしゃるとおり、チェック項目をつけて管理する方向がいいと思います。

データさえ残っていれば、「昨年同月の修理費合計」だって、「機種ごとの平均修理日数」だって、
「年間仕入れ価格合計」だって．．．アイデア次第で色々使えます。

また、＃２さんがおっしゃるように、今後データベース化の必要性が出てくると思いますが、
その際も、何百何千もあるシートのデータを統合するのは「至難」に近くなってしまいます。
しかし、「整理番号をキーワード」で管理してあれば、データ移行もスムーズに出来るはずです。

～～～
ちょっと「ひとりでアツく」なってしまいました。aboukaさんのお考えや実務上の必要性などが
おありでしょうから「強要」は出来ませんが、ぜひご一考ください。

お礼

chipmogura 様
ご回答ありがとうございました。
帰宅がおそくなり、８時過ぎに回答を拝見しました。理解できるまで5回読み直しました。『そうです。整理番号」の列に同じ「整理番号」が 複数行あっても、』に気がつかなく、この方法であれば、１枚のシートと呼び出すシートの２枚で管理できることが理解できました。『なんと　楽』で『すばらしい方法』を教えてもらったのでしょう。”頭の固い私です”。と書いておいて、本当に良かったです。ほんの２時間前まで、体力勝負をしようとしていましたので、ブルーの気持ちは一掃されました。＃1.2様の回答で理解できなかったこと、すみませんでした。（ちなみに400枚のシートを作って試してみました。）を読ませてもらい、ご苦労をお掛けしました。涙、涙をとめられません。

回答No.2

sero

Excelのバージョンは？

ブック内のシート数は使用可能メモリに依存します。

大量のデータを複数のシートで管理する場合、Excelではなく
Accessのようなデータベースソフトが管理も楽です。
（シートではなくテーブルになりますが）
Excelですと、データが増えれば増えるほど計算に時間が掛かり
ストレスを感じることでしょう。

Excelでという事なら、一つのシートで管理しては？
項目が少ないようですので、十分可能ではないかと思うのですが。
例：A列に整理番号、B列に仕入価格、C列に修理費、D列に
販売金額、E列に売れたかどうかのチェック（0なら売れた物、1なら在庫）
E列が1のものだけをSUMIF関数で集計すれば、在庫のみを
計算できますが・・・

お礼

sero　様

ご回答ありがとうございます。
（Excelのバージョンは、2002です。）

Accessは未知の世界でわかりませんので、今後の課題とします。＃１様のお礼欄に書きましたように、各機械に掛った修理費の総額を出すのを現在手作業でしているため、ＰＣを使って、時間をかけずに、楽な方法を薦めようと思ったためです。
販売済みとなれば、その機械のシートを削除しますので、最大400台の半分を修理すると考えれば、200行ですみますので200枚のシートを作って、ストレスを感じたら、その時には、また、お教えをお願いします。

回答No.1

ssssssssss

はじめまして。
このような管理ツールを作成するにあたっては、後でどのような使い方をするかがポイントだと思います。
→どのような集計をするか？
　どのような項目を必要とするか？　など

このような設計レベルの質問ではどうしても情報が足りないので何とも言えませんが、4-2の記述についてはaboukaさんの言う通りスマートではないと思います。

私からの意見としては、

整理番号　取引日　機械型番　人件費　取引価格
０００１　　　　1/1　　　AS　　　1,000　　1,500
０００２　　　　2/1　　　AT　　　500　　　2,500
０００３　　　　3/1　　　AU　　　1,000　　1,500
…

といった感じで1シートに入力してみてはどうでしょうか？

シートで管理すると、後々、膨大な量となったシートから見たいシートを検索するマクロが必要になったりしてしまうと思います。

上記のような表形式をとれば、月ごとのお金の動き、項目ごとのデータなど、欲しい情報に柔軟に加工できると思います。

では、頑張って下さい。

お礼

ssssssssss　様

ご回答ありがとうございました。
整理番号　取引日　機械型番　人件費　取引価格は、この項目で充分です。この中で、修理にかかった人件費の算出(数日かかり、その日数分伝票がある)と、必要部品の合計が何行も発生するので、記帳後、手計算で集計するのは、無駄な作業に見えます。（記帳するならＰＣに入れた方が、楽なことだと思います）
販売する前に、修理費がいくら？かの質問が営業から入るため、それに即時返答できるように考えたことからの発想です。

体力勝負で、在庫となる2.300のシートを作ることをテストして、不具合があった時点で再度考えてみます。
ありがとうございました。