代表電話を取る人について

質問

ＯＬです。
代表電話を取る人っていつも決まった人になりませんか？
というのも私は6年近くＯＬをしているのですが、そう感じています。

なので、一度代表電話を取ってしまうと、
「この人が代表電話係なんだ」って周りから思われるのが嫌です。

だから代表電話が鳴っても、
自分の仕事を優先しようとするのですが
みんながとらないからとってしまい、結局悪循環です。

だからって周りに強く言えません。
誰の仕事でもないわけですし、
取れる人が取ればいいだけだし・・・

でもこういうのは私の職場だけなのでしょうか？
普通の職場なら、偏らず皆代表電話が鳴ったらとってますか？

回答No.3

koyuki2426 · ベストアンサー

代表の電話ってのは外部から社内の人間が外からかける場合とがあるでしょうが、多くは電話をとった人宛ての電話よりも場合が多いです。
つまり、自分の仕事を中断して、電話を取って人に取り次ぐという誰にでもできる（一見）仕事をしなくてはならないのです。
時に大変なことをしょい込むこともあり、できれば避けたいと思うのは誰しも思うことです。

受付、庶務、営業事務の人間がいれば、電話を取り次ぐことも業務に入っているはずです。
業務指示書の入っているものでもなく、当然のようにすることです。

責任のある仕事をしている役職者や年配の人間が電話を取るとすれば、他にとる人間がいない時で、そうでなければ、年の若い者、経験年数の浅い者が取るものです。
慣れていないですから、人の名前すらうまく聞き取れず、自社品の問い合わせにもかかわらずわからないこともあり、逃げ出したいほどの業務であったりしますが、誰もがここを通り過ぎます。
若いうちにこれをしておくといいのですよね。

以前に私の部署に50代の技術関係の部署ではベテランで学識もある人が、異動してきたことがあります。
まったく畑違いの場所にヒラで赴任してきたのですが、このおじさまに入社10年未満の私が電話の取り方から対応の仕方まで指導したことがあります。
若い女の子だったら許されるものも、いい年した男性がでるとベテランの人？と思われることもあり、なのに何にもわからないでトラブル続き・・・私が電話をとって対応した方がよっぽど楽でした。
でも、やってもらいました。三か月くらいたったら電話に慣れてきましたし、仕事にも慣れていったのです。

さて、質問者様のところでは明らかに電話を取るべき人がいないのですね。
であれば、普通は年齢・経験年数の若い者から順に取るべきです。
質問者様がいちばん若ければ、入社6年たとうが電話を取るのは質問者様の仕事です。
役職者でない経験年数の浅い人間が赴任してきたら、その人間。
新入社員なら問答無用で最初のお仕事です。
電話を取るのが仕事よ、と電話の操作方法、取り方、対応の仕方をそれまで電話対応を一番にしていた人間が口伝で最初に教えてしまうのですよ。
これを最初にしておかないと、あなたの部署のようになってしまうのです。

自分は入社20年になり、一応専門職ですし、自分の部署でいちばんの古株なんですが、電話は私が最初にとります。
紅一点で、管理職じゃないからというのもありますが、おじさまがとるより、一応女の私がとった方があたりがよいというのもあります。
が、私がすぐに取れない時は他の人がすぐにとってくれます。
最初に書いたように、外部の電話の場合も多いですし、とったことで仕事を抱え込むこともありますが、皆条件反射のようにとります。
若いうちに当たり前のように試練を受けてきたからなのですよ。

取れる人がとればいい・・・ではなく、年数の浅い者がとるのです。
それが仕事なんです。
そうして人の声や名前を憶えていき、対応の仕方を学び、経験を重ねていくのです。
経験年数がほぼ同じ以上なのであれば、責任の軽い者、ポジションの低い人間でしょうね。
とうぜん、偏った人が電話をとっています。

お礼

ご回答ありがとうございます。

回答No.4

koyuki2426

３です。冒頭変な文章になっているので訂正と追加です。

外部からかかる場合と社内の人間が外からかける場合とがあるでしょうが、多くは電話をとった人宛てよりも取り次ぐ場合が多いです。その人が不在の場合はメモを残したり、時にはかわりに仕事を頼まれ場合もあります。

お礼

ご回答ありがとうございます。

回答No.2

molly1978

普通の職場なら、偏らずにとるということはないですね。
庶務、秘書、受付など決まった人→新人→若い人→上役
といった順番ではないでしょうか。

>誰の仕事でもないわけですし、
>取れる人が取ればいいだけだし・・・

電話が鳴っても誰もとろうとしない職場のようですが、
電話の応対も立派な仕事です。新人や後輩がとろうと
しないなら、注意すればよいのではないですか。

お礼

ご回答ありがとうございます。

回答No.1

purumin9

こんにちは。
私はメーカーの中小企業につとめていますが、代表電話は、総務または経理がとります。
(そこしか鳴らない。)

年数の浅い方が率先してとっているようですが、特に「決まった人」と言うわけではないです。

うちで電話を無視する素振りを見せようもんなら、間違いなく叱責の対象です(笑)

お礼

ご回答ありがとうございます。