ノーツでの共通アドレス使用

質問

派遣で働いていますが、今の会社は派遣社員には個人アドレスは与えられず１グループで１つの派遣社員用のアドレスを共有で使っています。（メーラーはノーツです）
そこで質問ですが共有アドレスでは自分のパソコンであるメールを削除すると他の人のパソコン上の同じメールも削除されてしまうのですか？？
そのアドレスにはメルマガや自分に関係の無いメールも来て既に２０００通とか溜まっているのでパソコンの負担にもなるしと思ってどんどん捨てていたら
今日他の人に指摘されて始めて知りました。
でもそんな何百通ものメールを残しておくなんて！？アリ？？これ以上どうするの？と不安です。

回答No.3

nanamesse · ベストアンサー

#1の者です。

>サーバー上のメールを削除出来ない様に設定したりすることは出来るのでしょうか？
期限や上限をつけているかもとのことでしたが
半年間分はある様です。

　私は管理者側ではありませんのでそこまでは
　分かりませんが設定にもよると思うので
　ネットワーク管理者に相談された方が良いかと
　思います。

>また、以前はアウトルックを同じ様に使用していましたがアウトルックもサーバーから読み込んでいたのでしょうか？

　みなさん同じアドレスでメーラーはOutLook
　を使用していたということでしょうか？
　その場合でお答えすると、メーラーはサーバーから
　自分のIDとパスワードが一致するメールを受信
　します。ですのでOutLookの場合は
　「サーバにあるメールをローカルに複写した」
　というような考え方になります。

　そのためOutLookなどで必要ないメールを受信して
　削除してもサーバーに全く影響はないですが
　通常アドレスは個人で使用するものなので
　普通はメーラーでメール受信後にサーバから
　そのメールを削除するような設定になっています。

　みなさん同じアドレスを使われていた時の設定は
　恐らく、
　「メールを受信してもサーバに残す」
　「新規に受信したのメールのみ受信する」
　「ある一定の容量、期間を超えるとサーバ
　　から自動削除する」
　というような設定になっていたと思われます。

>派遣は人の入れ替わりもあるのでメルマガを誰が登録したのか分からずそのままの状態です。
管理を外部委託している様であまり現状が直接聞けず
、詳しい人もいないので困っています

　メルマガなどであまりにもメールの数が多いと
　業務に支障が出る可能性もあります。
　ですから、そのような無法状態を改善するために
　ネットワークを管理してる会社に電話して相談
　すべきです。セキュリティを維持したまま派遣会社　の方でもアドレスを与えるのは技術的には可能
　ですのでそうしないということはそれはど
　入れ替わりが頻繁にあるのでしょうか？
　そうでなければ管理会社と交渉してアドレスを
　各個人にもらえるように交渉してみるのも手です。

　もしもらえたらその後、前のアドレスから自分のア　ドレスに転送してから前のアドレスを削除すれば
　よいかと思います。

　長文になりすみませんでした（＞＜）

回答No.2

takeyasu55

Notesはクライアントで使用していますか？それともブラウザを使用していますか？
通常、Notesは、１ユーザ１PCという考えで設計されています。
#1さんがおっしゃる通り、Notesのメールはサーバ上にありますので、使用容量が大きくなればサーバに負荷がかかってしまうので、ローカル（アーカイブ）に落とす必要があります。
しかし、１ユーザ１PCという考えから、メールDBのアーカイブを自分のPCに設定してしまうと、自分のPCのアーカイブDBを参照出来ない為に、他の人がアーカイブをする事が出来なくなってしまいます。
方法としては、共有している人の各PC上にアーカイブDBを作成して、自分に必要なメールはコピー(移動ではない)をして使用するのが良いと思います。
※コピーは、必要なメールを選択し［編集］→［コピー］
細かい手順が必要な場合は、ご連絡ください。
また、メールDBに上限が設定してあるかは、サーバの設定になりますので、自動削除を行っていない可能性があります。
自分宛のメールで他の人には関係のないメールであれば、削除しても構いませんが、共有する必要があるメールを削除してしまうと、まだ未読の人もいる可能性があるので、１週間後に削除とかグループ内で決めても良いかも知れませんね。
メールだけ各PCで受信したい場合は、POPという方法もあります。
メリットは、一般的なメールの使用方法で、サーバからPCに受信する方式です。
これなら、読み終わったメールを削除しても、サーバ上に残っているので、問題ありません。
※POPで受信すると、リンクメッセージなど、Notes独自の機能が使用できません。

回答No.1

nanamesse

ノーツで受信するメールは基本的にサーバーに保存されていてそれを共有のCGIで見ているだけなのでパソコンの負担にはなりません。
またサーバーの方には恐らく上限か期間が設定してあるのでそのアドレスに割り当てられている容量を超えるか期間を超えるととサーバー側でメールを勝手に削除していく様になっているはずです。
自分にとって大事なメールはローカルにも保存できるようになっているのでバックアップを取っておくべきでしょう。

ただ業務上のメールならまだしも共用のアドレスなのにメールマガジンを購読するのはちょっとあんまりのような気も（＾＾；）あまり多すぎてうざいようだったら話しあって削除するか自分のメールは全てローカルに保存してそちらを見る様にした方がいいと思います！

お礼

回答ありがとうございます。
メールをサーバーから読み込んでいるとは知りませんでした。
サーバー上のメールを削除出来ない様に設定したりすることは出来るのでしょうか？
期限や上限をつけているかもとのことでしたが
半年間分はある様です。
また、以前はアウトルックを同じ様に使用していましたがアウトルックもサーバーから読み込んでいたのでしょうか？
派遣は人の入れ替わりもあるのでメルマガを誰が登録したのか分からずそのままの状態です。
管理を外部委託している様であまり現状が直接聞けず
、詳しい人もいないので困っています。