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仕事の引き継ぎについて
- 仕事の引き継ぎに関して、自分が一番長く経験しているが他のメンバーにも負担がかかっていることに不満を感じている。
- 自分の転勤が決まり、仕事の責任者が一人になることになったが、引き継ぎに前向きに取り組んでいるメンバーが要求が多くストレスを感じている。
- 引き継ぎの資料はきちんと作成しているが、メンバーから引き継ぎ不足を強調され、不安を感じている。さらに、メンバーの将来に対する不安もある。
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こんにちは。 「ここについては教わっていない」「マニュアルがない」のところまで読んで 爆笑してしまいました。どこにでも、同じような方はいらっしゃるものだなと。 完璧にと、しつこく言われるのはストレスが溜まりますよね。 同じ色をみても、人それぞれ見えている色や感じる色は違うのだと思います。 同じ資料、同じ言葉でも、受け止め方や、気に止めるポイントも違うはずです。 たぶんＡさんは不安で不安で仕方ないのでしょうね。 「来年度と言わず、そばにいる内に、なんでも質問してよ」と 言えてしまえたらよいのですが、もう３月も終わりの週ですね。 引継ぎ資料お渡ししているとの事ですから、 それは新人さんの分も、用意してはどうでしょうか？ 私は関係者を集めて、一斉に資料説明をし、 ポイントをマーカーひいてもらったり、付箋をつけてもらったりして 引継ぎをしてきました。引き継ぐ場合も、同様の場を設けていただきました。 引継ぎなんて、資料とポイントや手順を伝えることしかできないと考えています。 それでも、実践していくと、わからなくなっていることあります。 そんなときは、まず職場の先輩に聞いたり、 それでもわからないときは、1,2度引き継いでくださった方に 質問させていただいたことがあります。 今回は新人さんに説明する時間もないようなので、 引継ぎ資料やマニュアルがあり、ポイント（気をつけてほしい箇所含む）に 付箋をはるなどして、準備しておくのもよいかもしれません。 職場が変わっても、聞きにくることがあったとしたら、 資料の何ページの何番を参照してください と返答してあげたらよいのではないでしょうか？ 新しい、職場がんばってくださいね。
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- mutsunatsumizu
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Aさんに引き継ぐための資料を作っていると思うとストレスが溜まると思います。 ここは一つ発想を変えて、Aさんに引き継ぐための資料を作っているのではなく、新しく来る人のために作っている、と考えるのはどうでしょうか？ どうせAさんには出来ない→ということは、必然的に新しく来た人がやることになる→仕事が分かっていないAさんから引き継いだら余計分からなくなって新しい人が可哀想→新しい人が困らないようにマニュアルを残していってあげよう、という考え方です。 私は、どうしても合わない人に仕事を引き継がなくてはならなくなった時、上記のように考えて、素人が読んでも理解できるような手順書を作成しました。 引き継ぎを受けた本人は「こんなの作ってる時間あるなら直接教えろ」みたいなことを言ってきましたが、そう言われるであろうことは想像がついていたので、勤務時間中はその人の望むように口頭で引き継ぎをして、帰宅してから自宅で手順書作りをしました。 その手順書は上司にも提出しておいたので、後から「習ってない」とか「自分はこう教えられた」とか言い張られた時、その手順書を確認してもらいました。←仕事が分かっていない人ほど勝手に訂正したりするので、原本は渡さない、複製を保存用として残しておく、が基本です。 実際、理解できないのは引き継ぎを受けた本人だけで、他の人はその手順書を見ながら処理すれば対応できるという仕上がりだったので、それ以降もその係のマニュアルとして歴代引き継がれているようです(笑) 「マニュアルをよこせ」とか「全部教えてからいなくなれ」とかいう人に限って、マニュアルを渡せば「多すぎる」と言い、全部教えようとすると「そんなに覚えられるはずないだろう」と言ってキレます。 それはもう、そういう人だと思うしかないです。 第三者が見て納得のできる引き継ぎ資料があるのであれば「私はちゃんとここまで引き継ぎました」と堂々と言えます。たとえ、Aさんが読まなかったとしても、それはもうAさんの責任ですから。 次の職場に頻繁にAさんがやってくるようであれば、新しい上司に注意してもらうことを考えたほうがいいですよ。 自分はちゃんと教えた、と自信をもって言えるのであれば、Aさんに振り回される必要はないかと思います。 大変ですが、がんばってください。
お礼
コメントありがとうございます。 引き継資料は、Aさんと新人の両方のために作っています。 できれば、この引き継をひな形として、来年の引き継ぎに も使ってもらえれば、と思って作っています。 やはり自分の担当してた業務はある程度のレベルで続いてほしいですからね。 ＞自分はちゃんと教えた、と自信をもって言えるのであれば、 ＞Aさんに振り回される必要はないかと思います。 そのとおりなのですが、すべての事項についてマニュアルを作ったわけではないし、 Aさんに作成せよ、といわれてあわてて作ったようなものもあるので、完ぺきで なものではありません。そういった負い目が自信をなくしているんだと思います。 「自分にだって引き継がなかったから、後の人だって同じ苦労をすればいいんだ」 と言う人もいれば、 「自分の苦労を繰り返さないようにするのが仕事だ」 と言う人もいます。 当然、後者を目指していますが、理想には程遠く、かといって前者のように 開き直ることもできません。 つまり「自分の能力のなさ」または「自分の精神的なもろさ」が出ているのだと思います。
お礼
笑い事じゃないですよー。 ２週間前に資料を渡したときに「些細なことでも、いるうちに聞いておいてください」 とはもちろん伝えています。 しかし、１週間たっても何も言ってこないので、「質問はありませんか」と聞いたら 「来年度必要になったら読みます。それでわからなかったらその時に聞きます」と 言われました。まあ、Aさんにとっては、それが効率的なのはわかりますが、今は 引き継の時期です。きっちり引き継いで、新メンバーで４月からスタートを目指す のが当たり前です。実際のところは、難しいとは思いますが、開き直られても 困っちゃいます。 資料をかなり充実した内容にしていますが、Aさんの目もあるので、次の新人さんも 読んで口頭の引き継ぎもやる予定です。 少なくとも「あいつは最低限はやっていた」とAさん以外には思われないと、来年度 Aさんの依頼を無下に断れなくなりますので。 ＞資料の何ページの何番を参照してください ＞と返答してあげたらよいのではないでしょうか？ 当然の答えだと思いますが、 「こういうことが起こった場合は資料の何ページの何番をみろ、という引き継がない」 「場当たり的な対応ではなく、事前に教えておいてもらわないと困る」 と間違いなく言われます。 資料の概略を口頭＋資料で説明してもらっていない場合は、不満に思う人なので。 つまりマニュアルのマニュアルを作成せよ、ということなのです。 まあ、あれば理想ですが、「これがあれば何が起こっても大丈夫」という マニュアルなんて中々できなくて四苦八苦するのが普通ですよね。