引き継ぎとは

質問

出産に伴い５ヶ月（産休・育休取得）職場を休むことになりました。
その間に、私のやっている仕事を新しく入ってきた人にお願いすることになったのですが、そこで問題が生じて困っています。

引き継ぎ期間は約１ヶ月。

私のやっている仕事は営業事務ですが、事務的なことは、最低限パソコン操作ができるのであれば、スキルもそれほど必要はないと思うのです。
それに全てをその人におまかせするのではなくて、ごく簡単なことだけなので、１ヶ月もあれば時間が余る程だと思うのですが、新しい人は、基本のスキル不足なのかなかなかできないことが多いのです。

引き継ぎとは、仕事の内容ややり方等を教えてるのだと思っていましたが（今までも他社で引き継ぎをしたこともありますし、受けたこともありますが、パソコンを使えて当たり前ということが前提）今回のような一応使えるけど、そんなパソコンの操作から教えてないといけないものなのでしょうか？

入力的なこと以外には、営業の出張のチケットの手配などあるのですが、決まった旅行会社と契約をしている訳でもないので、自分でネット等で検索をして経費が一番押さえられることを前提に今までもやってきたのですが、一応私が使っているサイトを教えましたが、そのサイトでの検索ができないといわれてしまい、旅行会社等のHPの見方などもこちらが教えてないといけないことなのでしょうか？

その人には、ネットで検索できないのであれば、直接旅行会社に電話で確認することもできるのでそうしたらとはいいましたが。

私は、やりやすい、時間短縮になるので基本はネットを活用していますが、それは個々個々のやり方なので、強制するつもりはないのです。

チケットの手配も本当に簡単なことだとは思うのですが。。。

この１ヶ月間の間で、仕事を引き継ぐ前にパソコンの使い方から確認した方がよいのでしょうか？

面接をした人曰く、前職旅行代理店で働いてたからチケットの手配はできるといわれたのですが、プライベートでも旅行をほとんどしたことなく、母親が旅行会社に電話して申し込みしてますといわれたので、面接をした人は何を思ってそんなことを私にいったか不思議でなりません。

パソコン入力にしてもそんな高度なことはお願いしていませんので、それくらいはできてもらわないとと思ってしまうのが正直なところです。

本来はクレーム処理などもおまかせしたいのですが、そこまでは無理そうなので、お願いしませんが、本人曰く、クレーム処理をしたことあるといっていますが、本当？？と思ってしまいます。
疑ったらきりがないのでしょうけれど、とりあえず、この１ヶ月私はどのような引き継ぎをしていけばいいかと悩んでいます。

よい回答をお願いします。

回答No.4

nabituma

通常であれば自分の仕事のマニュアルをもとに次の人にやりかたを教える所まででしょうね。
教えていないと言われないように、これをまずきちんとしておいて、時間は1か月もありますから、
具体的なやりかたも教える時間ありそうですね。
あとは上司を交えて、懸念点等を説明しておいた方がいいと思います。
まあ会社の仕事、言われている程度の話であれば、いなければそれなりになんとかなるものですが。

普通ひきつぎは長くて2週間くらいだと思います。

お礼

nabitumaさんへ
回答ありがとうございます。
上司自身が仕事内容を理解していない、する気がないので、前途多難ですが、一度現状は話しておきます。
上司と私の考えが全く違うのでパソコンを使えない上司からすると引き継ぎには３ヶ月以上かかるといってやめるのは３ヶ月前からの申告が必要と常にいっている人なのでなかなか私との意見もかみあっていないのが現状です。

私自身も今回は全ての仕事をその人に引き継ぎをしてもらうわけではないので、１週間もあれば充分だと思っているのですが。
それは基本的なスキルがあってのことです。

１ヶ月もあるのでとりあえず再度教えてみます。

回答No.3

sakura-333

旅行代理店でもパソコン使ってそうですけどね。
たまたま担当している仕事が、電話と手書き伝票が主だったんでしょうか？
使えないと言っても、検索ページに入る場所が見つからないとか、その会社独自のソフトの使い勝手がわからないとか、もっと別の意味かもしれません。

仕事内容はマニュアルがあればわかる事ですし、教えてもらってないとは言えないと思います。
残りのパソコン操作も使うところは一部だと思うので、仮に使えないにしても、その部分のやり方だけメモを取りながら出来るようにしたらいいんじゃないでしょうか？

お礼

sakura-333さんへ
回答ありがとうございます。
詳しいことはわかりませんが、旅行代理店では１年も働いていなかったので限られた仕事しかしてなかったのかも知れませんね

あと１ヶ月ありますのでどうにか頑張ってみます

回答No.2

saltmax

引継ぎとは
同等の能力があれば紙切れ一枚で済みます。
取引先や要注意事項の説明、特に特殊な要件などの説明程度です。
指導教育がそれに入るのなら相手の能力次第となるので
限られた時間では無理でしょう。
貴方がそれを判断していたのでは
居なくなってから聞いていない知らない攻撃されてもつまらないので
現状の状態をよく上司に説明して
情報を共有してください。
どうするかの判断は上司にさせてください。

お礼

saltmaxさん
回答ありがとうございます
saltmaxさんのいうとおり一度上司に相談してみます

居なくなってから聞いていない知らないといわれない為にも上司にもマニュアルと特別対応する内容について資料を全て渡しているのですが、まず上司が仕事を理解していないので新しく入ってきた人より上司が居なくなってから資料等をもっているのにも関わらず聞いていない知らないというかも知れないですね。

回答No.1

noname#225938

ネット検索等、決まり切った操作でないもの。。。をどこまでしっかりやるかは本人のやる気次第なので、伝授は難しいですね。

とにかくやすんでる間に「そんなこと教わらなかった」で済まされないよう、PC操作マニュアル（ファイルの置き場や旅行会社のURL等含め）や業務運用マニュアルを作成し、印刷して本人だけでなく同僚や上司の方にも渡しておくとちょっと安心だと思います。

大変ですが、期間中は子育ての予行演習と思ってPCの使い方を一から教えていくほかないかも。。。
逆に運用は「このマニュアル読んで、わからないときは○○さんに相談して」で時間短縮です。

無理せず頑張ってください。元気な赤ちゃんが生まれてくるようお祈りしております。

お礼

books000さんへ
回答ありがとうございます。
books000さんさんのおっしゃる通りネット検索等、決まり切った操作でないもの。。。をどこまでしっかりやるかは本人のやる気次第なので、伝授は難しいですね。まさしくその通りなんです。

マニュアル作成に関しては、パソコンの中に入っている全てのフォルダー・ファイルの保存場所、内容の説明、URL全てマニュアルに記載しています。

誰が見ても、このフォルダーから次のファイルへとの手順も全て記載しているので必ず探しているものには辿り着くのですが、お恥ずかしい話、採用した上司にも事前にマニュアルは渡してはいるのですが、パソコン操作が一切出来ない人なのでその人に理解してもらうのはまず無理だとあきらめています。