ＭＳオフィスで作ったデータ資料の客先への送信

質問

某電機メーカーに勤めています。

自分のＰＣで製作したエクセルやワード、パワーポイントの資料(チラシデータ)を

メールで送って欲しいと客先からよく頼まれます。

ただ商品の写真や画像を貼り付けているため、容量が大きくなってしまい

先方のサーバー負担を考えると、とてもそのままの状態では送れません。

これらの容量を”小さく抑える簡単な手間の掛からない方法”を是非ご教示頂きたくお願いします。

皆さんはこんな経験ないでしょうか・・？

回答No.3

akikudo · ベストアンサー

Windows XPで、圧縮フォルダ(拡張子はZIP)を作成する機能がありますが、それでは駄目ですか？
その機能で圧縮しても小さくならないファイルは、他の手段でも容量を劇的に小さくすることはできないです。

どうしても小さくできないならば、圧縮ではなく【分割】をお勧めします。

メーラーには大抵、指定された容量よりも大きくなった場合に、自動的に分割して送るという機能があります。それを使って送る方法も検討してみてはどうでしょうか？
＃Windows Live Mail、Outlook Express、Becky!などにあったと思います。

但し、送信側と受信側で同じメーラーを使っていた方が無難です。

もし同じメーラを使っていないのであれば、ファイルを分割するフリーウェアをVectorや窓の杜あたりから探して、分割ファイルと復元用のバッチファイルを作って送れば、それでもＯＫですね。
＃私は「Jydivide ファイル分割」というフリーウェアを使ってます。窓の杜からダウンロードできます。

分割したくない、ということであれば、あとは容量を小さく資料を作ることしか方法は無いと思います。

尚、蛇足ですが...
>> 先方のサーバー負担を考えると...
負担とはどういう意味でしょうか？サーバに対する負荷のこと？それともサーバ上のメールボックスの容量を圧迫すること？
外部(インターネット側)から受け取れるメールの容量は、通常制限していることが多いですね。そうでないとメールをためておくことのできるサーバを受信不可状態にさせてしまいますからね。
その辺りの制限については先方から確認されていますか？

送ろうとしているファイル容量がどの程度かわかりませんが、もしかすると先方に聞いたらたいしたことはないと言ってくれるかもしれないですからね。(いや、たぶんそんなことはほとんど無いでしょうけど)

>> とてもそのままの状態では送れません。

こう言ってはなんですが、そのままで送ること自体、問題だと思います。
だってWordやExcelのファイルは想像以上に圧縮出来ますから。
ネットワークに対しての負荷を考えたら、圧縮するのは基本だと思います。
相手のサーバの負担を気にするのであれば、それも気にするべきかと。

>> 皆さんはこんな経験ないでしょうか・・？

私は迷わず分割です。でも相手に確認してからです。
仮に分割して送れたとしても、相手側メールボックスの容量を食うことになりますので。

また最初は手間がかかります。それは当たり前。
でも一度やればルーチンワークですからたいした作業にはならないですよ。

お礼

回答ありがとうございます。

回答No.5

Niwatori-Sanpo

＞商品の写真や画像を貼り付けているため、容量が大きくなってしまい

　えっと、どのような手順で貼り付けているのでしょう？

　恐らく画像等の元データは既に圧縮された形式の.jpgファイル辺り
だろうと推測しますが、Office ソフト例えば Excel のシートにその
まま貼り付けただけでは圧縮されていない.bmp形式に戻ってしまって
結果的にブックの総保存容量は膨らんでしまいます。

　そのため、推奨される手順としては、例えば Excel 2002 の場合は
「挿入 (I)」メニューから「図」→「ファイルから」を選んで貼付け
たい画像ファイルを指定することになるでしょう。
　Wordやパワーポイントでもほとんど同じ手順を踏めるはずです。

　下の参考 URL欄にある ANo.5に示す手順は、バージョンが 2002 の
場合です。　2007以降だと「挿入」→「図」から直接画像ファイルを
指定できるようです。

　なお、先刻ご承知とは思いますが、画像を挿入する前に元データを
可能な限り（画像の品質を損なわない範囲で）圧縮率を高くして（各
画像ファイルの保存容量は 1MB以内に納めるのがベターかも…）おく
ことも重要でしょう。

　ところで、よく分かりませんが、今どきのメールサーバーは総容量
3MB 程度の添付ファイルなら普通に送れるんじゃないかと思います。

　以上、既に実行済みだった場合は、ごめんなさい。ｍ（＿　＿）ｍ

参考URL：

http://okwave.jp/qa/q6412057.html

お礼

回答ありがとうございます。

回答No.4

jugemu_chosuke

私なら発想を変えて「外部ストレージサービス」にファイルを放り込んで客先にはサービスへのアクセス方法(含むパスワード)をメールで連絡します。

私は有料の justsystem/idiskを利用していますが無料のものも沢山ありますね。

お礼

回答ありがとうございます。

回答No.2

nerimaok

そういう目的に

・NXPowerLite
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se395761.html
・完全Office圧縮
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se484414.html
・FILE minimizer Office
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se476262.html

のようなソフトが売られています。
「手間」はかかりませんが少しお金がかかります。

お礼

回答ありがとうございます。

回答No.1

RTO

相手先で加工しないならPDFにして送る

データが大きいのは大きな画素数の写真をそのままぺたぺた貼り付けてるのが原因だろうから
写真を画素数を落としてから貼り付けるか　エクセル上で画素数を落とす

お礼

回答ありがとうございます！
相手は加工したいというのでＰＤＦはＮＧなんですよね。
画素数を落とすのはやってはいるのですが
なかなか一気に小さくならないのでもっと良い方法は無いか
探しているところです。