町内会回覧板が戻って来ない・・・

質問

この４月より町内会の組長になりました。
組長の仕事は主に担当の組に回覧を回すことですが（うちの組は２２名）回覧板は半分の人数にグループ分けして回しています。

あらかじめ預かっている回覧板は６枚なので１グループあたり３枚なのですが、４月に前任者から引継ぎ早速回覧物を回し始めたのですが一週間の間に広報から３部も回覧が立て続けにきてすでに回覧板のストックがなし状態でスタート、仮にA,BグループとするとBグループの回覧板は２部戻ってきたのですがAグループの方が一つも戻ってきません。
回覧のメンバーに電話連絡したりもしているのですがすでに回した等の返事で全部を追いきれません。（いちいち全員に連絡は無駄なので・・）

足りなくなった場合は会長に言えばもらえるらしいのですがうちの町内は組数も多くそれ程余分があるとは思えません。かといって自腹をきって買い足すというのもどうかな・・と思います。

また過去にAグループは２度回覧板が紛失しており先がおもいやられます。今後家も新しく建ち始め組の人数も増えますし困ってしまいます。
スムーズに回覧板をまわせる方策などないでしょうか？

回答No.2

uchi- · ベストアンサー

【回覧板に血が通うには…】

こんにちは。
頭が痛い問題ですよね。

私の経験談ですみませんが、参考になればと思います。

まず「回覧板のスムーズな回し方」ですが、
私の前任者が回覧板の捺印する箇所を、

○○さん→○○さん→○○さん

と手書きにて作成しました。
（１枚つくってしまえばあとはコピーで済むので手間はかかりませんよ）
この手書きがいいんですよね。無機質な回覧板に血が通っています。
効果抜群で回収スピードも速くなったそうです。

それとこれも手書きで、

「ひな祭りの広報があります！月末までに回してね」
「運動会の案内がありますので、○月○日までにみんなが閲覧できるように」
「○月○日の盆踊りに間に合うように、閲覧後は早く回して」

上記のようなコメントを入れると回覧板を早く回す意識が高まると思います。
これはワープロ書きには出来ない手法です。

回覧板に血が通うことで地域の意識を変えることもできるのです。
いい考えでしょ。（自画自賛…）

それと回覧板の不足はいい機会なので、
回覧板を段ボールでつくってしまいましょう。
（お子さんが居ればお子さんと一緒に手作り感のある回覧板を）

コメントは「ボクの兄がお宅にいませんか」。

う～ん！こりゃイマイチだ！！

お礼

丁寧な回答有難うございます
【回覧板に血が通うには・・・】いいですね！
確かに今の時代だから手書き・・それとコメント入りはとても参考になります。

今現在はそれこそワープロで打った名前を貼り付けていました。
特に町内会の回覧板はおっしゃるように無機質になりがちですね。
あ～またきたかと単にめんどくさいだけの代物に成り下がっていたような気がします・・
手書きは好きなのでやれると思います。

回覧板の内容物もワープロ無機質そのもので（これは家で作るわけではありませんのでしょうがないですが）まともにみんな見ているのかと疑問。

「ボクの兄がお宅にいませんか」とてもユニークです。
この１年は回覧板はわが子？だと思い、回す時工夫してみて、なるべく迅速に無事我が家に戻ってくるよう血の通った回覧板をめざしてみます。

uchi-さんの温かい人柄がわかる素敵な回答本当に感謝致します。
せっかく組長やるからには楽しんでやろうかと思います。
有難うございました。

回答No.1

yukaru

4月から２度回覧板が紛失してるなら全件回ればいいかと

たった11件しかないのならそんなにめんどくさいこともないでしょう

紛失ってほどでもないのなら、一週間の間に広報から３部も回覧が立て続けにきて板が足りないとかいいながら、1件1件回って苦労してるところを見せましょう

お礼

回答有難うございます
やはりそれしかないでしょうかね
多分止めているのはいつも同じところでしょうからわかれば注意すればいいのでしょうが、不在がちなところも多くインターホンを取り付けていない家もあるのでまあ面倒ですね。何度も足を運ばなければいけませんし。これも組長の仕事のうちかな・・
紛失したのは前任者の時でして・・その時は結局調べたけどだめだったみたいです。
説明が足りませんでした。
今回はまだどこかで止まっているのだとは思います。