ワード、エクセルなどのデータ容量をできるだけ小さくする方法についてお聞

質問

ワード、エクセルなどのデータ容量をできるだけ小さくする方法についてお聞きします。
会社のサーバーの容量は60GBしかなく、共有のサーバーとして10台近くのパソコンで使用しています。
会社のデータとして、エクセルのデータが多くあります。そこで、基本的なことをお聞きします。残りの容量がかなり少なくなり、稼動にも時間がかり、頻繁にフリーズすることがあります。サーバーの容量をあげてもらう依頼をしていますが、自分たちでできるディスク容量を少なくする工夫などはあるのでしょうか。
たとえば、ひとつのエクセルファイルに何枚もシートを活用しない。文書タイトルを短くする。など。具体的に文書を作成、保存するうえでの注意事項がありましたら、教えてください。

回答No.3

toriton_blue · ベストアンサー

ワード、エクセルの中身に写真などを貼り付けているとかなり容量が大きくなる事があります
写真などは貼り付けないようにするか画質を落とすなどした方がいいでしょう

1つのデータにまとめることのできる複数データは1つのものにまとめた方がいいです
例えば、AとBというエクセルデータがあるとして、この2つのデータを1つのデータCに統合すると容量を小さくできます。しかし、作業効率の落ちるような統合（例えば在庫管理と顧客名簿を統合する）はしない方がいいです。データの整理がつかず何がどこに行ったのか分からなくなります

ワードアートやフォントは余りいじらない方がいいでしょう。デザインの必要ないものであれば（特にエクセル）デフォルトのままのフォントにしておくと良いと思います

頻繁に編集したりしないデータは圧縮フォルダに入れておく事をお勧めします

結論から先に申し上げますと、エクセルやワードと言ったファイルは容量は基本的には小さいものです。減らせる容量は限られていると思うので一時的な応急処置みたいになると思います

回答No.4

root_16

ＬＡＮでつなぐタイプの外付けＨＤＤ（ＮＡＳ）を
買ったほうがいいです。
1万円くらいで500Ｇ～1000Ｇのものが手に入ります。
http://kakaku.com/item/K0000032296/

サーバーのＨＤＤ増設や入れ替えは
したくないが、ファイルは置きたいという用途に
ぴったりだと思います。

Officeファイルを小さくする工夫は
焼け石に水ですし、
圧縮してもそんなに小さくなりません。

お礼

ご指摘ありがとうございます。
外付けについて検討してみます。

回答No.2

DIooggooID

一度、確定した情報（決済や承認済みで、原則更新しないファイル）に関しては、

zip 形式等で、圧縮してしまうことをお勧めします。

回答No.1

RTO

写真でも貼らない限りデータサイズなんてそんなに大きくならないと思いますけど。

もしも写真を貼ってるなら、解像度を落としてから貼り付ける

お礼

ご指摘ありがとうございます。
写真データは別管理するように改善します。