宛先を自動的にレター上部に反映させるには？

質問

英文ビジネス挨拶状を約200名に送る予定です。下記の状況で宛先を自動的にレター上部に反映させるには、どのような手段が可能でしょうか。教えて下さい。　
（Word2003を使用）

(1)前任の作業により、ワードの宛名印刷用テンプレートに宛名約200名が直接入力されている。（エクセルの住所録はなし）

(2)今回、英語挨拶文としてレターの上部に宛先（氏名、役職、会社名、住所）と、その下にDear 苗字, として(1)の宛先にレターを送付したい。
枚数が多いので、(1)の個々の宛先が自動的にレター上部に反映して、印刷できるようにしたい。

(3)Lotus Notesをメール機能として使用しているため、Outlookを有効に出来ないので、レターウィザードから、ファイルを参照して、取り込むことは不可。（とＩＴ担当から聞いている）

宜しくお願いします。

回答No.2

enunokokoro · ベストアンサー

No.1の回答者です。添付した画像を確認しました。
前任者は、何らかのデータを元に差し込み印刷で新規文書への差し込み
をしたのでしょうね。
どこかにある住所録などのデータをもとにしないと、画像のような形式
で200名を用意するのは大変ですから。

ラベル形式で用意されたものを、Excelなどのデータへと変更するには
面倒な作業が必要になりますが、200名分ぐらいなら何とか対応できると思います。
以下の手順は、添付した画像が新規文書への差し込みで作成したラベル
であることを前提にしています。

手順
各ページごとに[セクション区切り]が設定された表形式になっていると
思いますので、このセクション区切りをページごとに削除します。
[置換]などでは無理っぽいので、ラベルになっている文書のページ数も
それほどないと思いますから、各ページごとに削除してください。

すべてのセクション区切りが削除できると、ページごとに分割がされて
いた表が一つの表になりますので3列の中央にある無駄な列を選択して
削除します。これで2列のラベルになるので各ラベル(セル単位)にある
データをタブ区切りにするために[置換]を使います。

[置換]ダイアログで[あいまい検索]のチェックをはずしておきます。
　[検索する文字列]：　^p
　[置換後の文字列]：　^t
これでセル内の段落記号がタブ区切りになり、ひとつの段落になります
ので、表を解除して利用しやすいようにします。

メニューの[罫線]→[変換]→[表の解除]で、2列の表だったものが段落
単位でまとまったデータになりますので、Excelなどに貼り付けて利用
しやすい環境にします。このとき、Excelシートには必ずタイトル行を
用意しておいてくださいね。

上記手順で差し込みの下準備ができましたので、挨拶用の文書の必要な
箇所に差し込みフィールドを配置するだけです。

(3)のLetter Wizardでも、基本的には差し込み印刷を利用しているだけ
ですから、ウィザードを開き"Send letters to a mailing list"を選択
して、[差し込み印刷ヘルパー]から[データファイルの指定]で用意した
データを指定するだけです。
ウィザードの機能を使うと、受取人のアドレス帳を指定するようになる
のでOutLookなどが必要になりますが、受取人の部分には差し込み印刷
だけを使えば、差し込みフィールドを必要な箇所に適宜配置することで、
挨拶状を作成することはできると思います。

細かい設定などはヘルプやネット上の情報などを参考にしてください。
今回の質問にある(1)の部分が解決すれば、それ以外は何とかなるので
がんばってください。
では(^^)/~~~

お礼

出来ました！！
丁寧且つ的確な手順を教えていただき、どうも有難うございました。
この機能を応用して、他のビジネスレターにも展開できそうです。

本当に有難うございました。

回答No.1

enunokokoro

> (1)前任の～宛名印刷用テンプレートに宛名約200名が直接入力～。
これはどのような形式なのでしょうか？
テンプレートと書かれていますが拡張子が*.dotではないですよね？
Wordの表形式で住所録があるのでしょうか？
>（エクセルの住所録はなし）
Wordの住所録があれば、Excelで用意しなくても差し込み印刷はできます。

(2)(3)は差し込み印刷ができる環境にしておけば、問題ないと思う。

問題は(1)のデータがどのようなものかですね。

お礼

ご返事いただき有難うございます。
宛名印刷用テンプレートは、拡張子が*.docの添付のような形式です。添付画像をご参照ください。

差し込み印刷機能ができる環境とは、どうすれば良いのでしょうか？
(3)のような状況でも可能なのでしょうか。

教えてください。