不意の仕事追加に対する対応力

質問

社会人としてもう数年になるというのに、
仕事(A)中に緊急で他の仕事(B)が入ってきた時に気持ちの切り替えが上手くいきません。
特に元々やっていた仕事Aも優先度が高いものだと尚のことです。

自分は性格的に元々目の前の事に没頭しやすい所があり、
それを踏まえて対策を考えてやってきたのですが…
まずメモを取る、のは前提として

１．取りあえずメモは取ったので仕事Aは無いものとして
　　考えないようにして仕事Bの方に全力を注ぐ
　→メモが仕事Bでの資料の中に行方不明になったり
　　メモを取っていた事すら忘れたり、そこまで行かなくとも
　　戻った時に仕事Aの段取りがうまくつかみ切れなくなった

２．これでは駄目だと思って仕事B中にも仕事Aの事を
　　忘れないように常に心がけてみた
　→どうしてもAの事が気になってBの効率ががた落ちしてしまう

改善しようとしてきたのですが正直ここ数年１と２の繰り返し、という
両極端な結果のみが続いています。
理想を言えばBに没頭しても終わった後にすぐAに取りかかれるようになれば
いいのですが…

どうやったらこういう対応力が付けられるんでしょうか？

回答No.2

sunsowl · ベストアンサー

>Bの方が締切が早い、しかしAの締切もそんなに余裕がない　な状況です
理屈的にはBを取り急ぎやらねばならない
(実際そっちをやってと言われる)んですが
理屈ではそうやるべきと分かっていても精神的にAの処遇で困る事が多々あります…

もし質問者様が魔法使いや仙人ではなく、生身の人間でしたら、
どんなに頑張っても、仕事にかける時間短縮には限度があります。
ある意味、東京～大阪間を1時間で移動せよとの命令に対して
本気で、どうすればいいんだろうと悩むのと同じことです。
無理なものは無理ですよ。悩んでも結局出来ないなら、悩んで疲れるだけ損じゃないですか。
ある程度は割り切ってしまって構わないのではないでしょうか。

とはいえ、どうせ駄目だからと匙を投げるのではなく、
案件を少しでも早く片付けるために出来る限りの知恵を絞り、
時間短縮のための最大限の努力を払えばいいことだと思います。

お礼

ありがとうございます。

こっち(A)間に合わなくなるかもしれませんけどいいですか？とかも
あらかじめ言えるようにもなりたいと思います

やるだけやって駄目なら仕方ないですよね

回答No.1

sunsowl

例えば14時の段階で、15時締切の仕事Aの最中に、
別の仕事Bが同じ15時締切で入ってしまった場合を想定する、ということでよろしいでしょうか。

この場合、今着手している仕事と新たな仕事の「プライオリティ」ではなく、
「作業時間」と「やりやすさ」を考えます。
コツは重要度より、どちらの仕事に集中しやすいかを考えることと、締切を意識することです。
まずAとB、２つの案件に与えられた1時間を「Aは20分間・Bは40分間」と割当して、
今までやっていたAの仕事から頭が離れられないなら、20分間でAを済ませます。
Aを終えたらBに着手すればよいのです。
もし、Aになかなか集中できず、Bのほうが着手しやすそうなら、
Aから離れてBを40分間でこなし、40分後Aに戻るようにするという感じで、
常に時間を意識することが大切なのではないでしょうか。

質問者様は集中力がおありでも、切り換えが苦手のようですので、
「着手しやすいほうの仕事に対する集中度を高める」ことで、
仕事のスピードをアップさせる努力をすればいいかと思います。
今まで1時間かかっていた仕事が30分で出来るようになれば、
残りの30分で他の仕事が入りますよね。

お礼

ありがとうございます。
同じくらいの締切だとやりやすい方でいいですか。

あと良くあるパターンとしては
Bの方が締切が早い、しかしAの締切もそんなに余裕がない　な状況です
理屈的にはBを取り急ぎやらねばならない
(実際そっちをやってと言われる)んですが
理屈ではそうやるべきと分かっていても精神的にAの処遇で困る事が多々あります…