料金を先払いするときの注意。

質問

こんにちは。

ボランティア団体の運営をしている者です。
予算を市から年度ごとに預かり、年度末に残額分を返納しています。
つまり、年度内に支出した分の領収書はそろえないといけないわけです。

昨年、会報を作った時に年度内（12月頃）に印刷会社へ支払いをして、領収書を受け取り、年度末に決算しました。
そして、その後、原稿を作るのに時間がかかってしまい、年度明け（翌6月頃）に印刷依頼しようとしたところ、その印刷会社が倒産してしまい、連絡も取れなくなってしまいました。
結局、根気よく電話をしてみたり、自宅に訪問したりして、なんとか会報は作ってもらえたのですが、それ以来先払いに対して不安を感じます。

今年度も会報を同じように先払いで、別の印刷会社に頼もうと思っているんですが、領収書の他に残しておいた方が良いもの、もらっておいた方が良いものはあるでしょうか。
また、支払い後、何ヶ月以内に発注したほうが良い等の注意点もありましたら、教えてください。

回答No.1

noname#24736 · ベストアンサー

なぜ、先払いにするのでしょうか。

会報が完成したときに、引き換えに支払えば、何の問題もおきません。

補足

早速、ありがとうございます。
予算の繰越ができないためです。
平成14年度の予算で制作する会報は、平成14年度末に領収書（原本。コピー不可）と簡単な実績報告を市へ提出しなければならないのです。

実績報告は、どうにでもなるのですが、原稿を作り、印刷会社へ発注する頃には、
手元に領収書が残っていない状態になるわけです。

できる限りの支払済み代金の保全策をご教示ください。

回答No.2

noname#24736

#1の追加です。

その業者に事情を説明して、先払いしたものは業者に別の通帳をつくって預けてもらい、その通帳と印鑑をこちらで預かる（預かり証を発行）という方法はいかがでしょうか。
実際に、会報が納付された段階で、その通帳と印鑑を業者に渡すのです。

お礼

良い案だと思います。ちなみに予算が約10万円かかるのです。自分のお金ではないとは言え、そのくらいの対策は講じておくのは必要だと思いました。