社内メール どうすればわかりやすく案内できますか？

質問

こんばんは。

同じ会社に勤務している人あてに、すでにメールで案内済だった
会議（合計６回あります）のうち、数回の内容が
少し変更になり、その変更点を社内メールで
伝えなくてはいけなくなりました。

訂正を案内するとき、どのように表現すれば一番わかりやすい
でしょうか。

以前送信したメールをワードの赤線で訂正して、
メールに貼り付けて送信したほうがいいのか。それとも、変更点を新たに箇条書きにして、文書にしたほうがいいのか悩んでいます。

変更点としては、
●６回ある会議のうち、２回分の会議の
場所、時間、会議の内容の一部

で、わかりやすくみなさんに変更点を
伝えなくてはいけません。

何か良い案はないでしょうか・・
いつも会社で文書を書いてらっしゃるかた、
アドバイスしていただけないでしょうか。

よろしくお願いします。

回答No.1

zorro · ベストアンサー

以前送信したメールをワードの赤線で訂正して、メールに貼り付けて送信したほうがハッキリわかります。

お礼

どうもありがとうございました！そのように修正しました！！

大変的確なアドバイスをありがとうございました！！

回答No.4

tiltilmitil

メール本文冒頭に変更点のみ箇条書き。そのあとに修正した全文を再掲が間違いが少ないかと思います。

　手帳等にメモしている人なら修正点のみ書き換えられるし、何かにメール本文ごと保存する人なら最新の一通読めば済む。

お礼

ありがとうございました！おっしゃるとおりです！！

本当に勉強になります。

回答No.3

noname#82794

まずファイルを添付するのはＮＧでしょう。
なぜなら、添付ファイルを開く手間がかかるからです。

また「変更点を伝える」とありますが、それもＮＧだと思います。
なぜなら、各自が「最初に送信したメール」と「変更点」を照合する
手間がかかるからです。

私なら、「○月○日に送信したメールは破棄していただき、
今回お送りしたメールの内容が最新版となります」として、
全６回の会議の内容（変更した上で）を全て記入したもので送ります。

お礼

ありがとうございました！

回答No.2

nobasa

「転送」を使い訂正後の物を再送するようにしています。
但し、「＞」等不要なものは付けない。

そして、「変更による再送」と明記し、ＨＴＭL形式で変更部分が
分かるように赤字にします。

これによって古い分を削除したり、新しいものをプリントする事で
錯誤を防げると思います。

お礼

ありがとうございます。

そのように修正しました！！
いちから、案内をすると皆が混乱すると思いますので、
元の文章を修正する形にしてみました！

ありがとうございました！