パソコンのフォルダーの整理の仕方教えてください

質問

仕事でパソコンに保存してある文書や表は、管理しやすいようにフォルダーに分けて保存していますが、ファイルが増えるにつれだんだんと複雑怪奇になってきています。　○○総会とか○○開発とか事業的項目での分け方、通知とか名簿とか報告書など事務的項目での分け方などが入り交ざっています。何かハウツウ的な物？、きまり的なものはありませんでしょうか？

回答No.2

noname#174560 · ベストアンサー

私はあるビジネス書から得た方法をアレンジして使っています。

主にフォルダ、ファイルの頭に日付をつけて時系列で管理するのです。たとえばフォルダなら
　「080707 ○○総会」「080714 ○○開発」
などとします。ファイルであれば
　「080707 ○○総会 議事録.doc」「080714 ○○開発 メモ.txt」
などのようにして保存します。

日付にはそのファイルを作成した日、あるいはそのファイルの内容とかかわりのある日を選んでいます。

時系列の分類の他に、補助的な分類もしています。日付が関係なく、日ごろよく使うファイルを集めたフォルダについては頭にアルファベットを一文字つけ
　「h 報告書定型文」「k メール雛形」「y よく使う項目」
といったようにしています。こうすればフォルダが増えても一定のアルファベット順にフォルダが並ぶので見つけやすくなります。

はじめは時系列での分類でファイルが見つからなくなる不安がありましたが、ファイルの検索機能を使えばファイルがすぐに見つかるのでその心配はありませんでした。時系列で分けるので分類に迷う必要もなくなりました。ぜひ試してみてください。

お礼

ハーーイ　日付はつけています。最初名前の後ろにつけていましたが、思い切って前にし、20080807丸々総会などとすべてのファイルにしています。問題は事務的項目やら、事業的項目やら、人間関係項目とやらややこしくなってきていることです。アルファベットは考えてみようと思います。ビジネス書は立ち読みしようかと思います。アりがとうございました。

回答No.4

pam_sarai

私の場合は、大事な項目を名称の前にもってくるようにしています。
例えば、「○○総会とか○○開発とか事業的項目での分け方」であれば、総会_○○とか開発_○○って感じです。
事務的項目で同じように分けるには、名簿_○○とか報告書_○○となります。
それから、事業的項目と事務的項目に分かれているとのことなので、私なら、事業_総会_○○とか、事務_名簿_○○とするかもしれません。
要は、大分類／中分類／小分類をファイル名に組み込んでしまうって事です。
hito180さんの文章を拝見する限り、事業的、事務的、総会、開発、名簿、報告書など、頭のなかでの分類はされているようなので、それをファイル名に応用してみてはどうでしょうか？
なお、大分類／中分類／小分類は、フォルダの名称として分類することも考えられますが、あまりフォルダを細分化すると探しづらいような気がします。
なので、相関関係が発生しないような分類（例えば、仕事用とプライベート用とか）や、単一性の強いファイル郡以外は、フォルダを分けないようにしています。
また、ファイルの先頭に20080809などの日付を付けるのもありだとは思いますが、マイコンピュータなどでは、日付ごとに並び替えできるので、あまり意味はないかもしれません。

お礼

自信に満ちた回答ありがとうございます。事務的な項目を前へ持ってくることでしょうか。(固有名称は後にする。)　後はまだ理解できません。大分類／中分類／小分類とはどういうものを言うのでしょうか？20080809などの日付をつけておけば案外便利です。

回答No.3

naru1967jp

このような分け方はどうでしょう

まずソフトごとのフォルダーを作成する。

例えば　一太郎、ｗｏｒｄ、ＥＸＣＥＬ等

d:ー\一太郎
　｜￥ｗｏｒｄ
　└￥ｅｘｃｅｌ

更にこの中を総会、開発、等文章の用途によってフォルダーを分ける

d:ー\一太郎
　｜￥ｗｏｒｄ──├\総会
　└￥ｅｘｃｅｌ　└\開発　

次に年度ごとにまとめる

d:ー\一太郎
　｜￥ｗｏｒｄ──├\総会　├2006
　　　　　　　　　│　　　 ├2007
│ └2008　
　　　　　　　　　│　
　└￥ｅｘｃｅｌ　└\開発　├2006
├2007
└2008

その上で保存するデーターは発行番号（例えば　○○総会－００１）をファイル名にしておく。

ここでポイントはアプリケーションソフトごとに分けることで混乱を避ける、もしｗｏｒｄとｅｘｃｅｌを使った書類であれば\word\総会\2008￥○○総会－００１.doc、\excel\総会\2008\○○総会－００１.
xlsと作ることです。

同じ文章で変更を加えた場合のセーブは○○総会－００２とすることです、もし文章を過分だけであれば○○総会－００１－０１.docなど枝番号をつけるのもいいでしょう。

長くてすいませんでした。

お礼

ありがとうございます。うーーん、ワード、エクセルなどソフトで分けるのですか。考えてもみませんでした。確かに、写真、ビデオ、録音では分けていますが。考えて見ます。

回答No.1

violet430

自分で好きなルールを決めたらいいです。
コツとしては、同じ階層では同じ種類の分類基準で分けることですね。
図書館での図書分類はその良い例です。

お礼

ありがとうございます。図書分類ですか。一度見てみます。
やっぱり○○式整理法とかないのでしょうかね。