混乱しています

質問

複数の仕事を平行して行う際のコツを教えてください。顧客数が20社位あり1週間～１年間単位で消化する仕事まであります。手帳は２つ使用しています。１つはスケジュール管理のみ、もう１つはキャンパスノートで時系列に何でもメモしています。あまりにもやることが多くて混乱しています。

回答No.1

newbranch · ベストアンサー

私がやっていた管理方法は、白紙に箇条書きに今週しなければならないことを記載し、完了したものを、消しこむという形でした。
勿論、1週間だけでなく、1ヶ月単位の粗予定も作りました。
いずれにしても、優先順位をつけながら、処理をするというやり方でした。（でも、スケジュールどおりだけではなく、飛び入りが入りますので、その調整も行ないながら片付けていきました。）その場合に、顧客の重要度も加味しながらでないと、苦情があったときに、会社に迷惑を掛けることになるので、配慮が必要でしょう。

回答No.4

kumayome

私の場合、時間と作業を分けて管理しています。

時間はＰＣのスケジュール機能をフル活用。朝１番に今日の予定をチェックした後は、アラームで会議や打合せなどの時間を通知してもらいます。
それ以外の時間は作業に専念。作業は項目を箇条書きしておいて、優先順位をチェック。あとはその順番に従って、コツコツやっつけていくのみです。

長期の仕事は、自分で作業時間を逆算した納期（作業日？）を決めて、スケジュールに入れます。自分が決めた納期になっても作業が終わっていなかったら、作業リストの上位にリストアップして処理。

ちなみに私の作業リストはＡ４の裏紙を半分に切って、クリップで留めたもの。終わったら１枚ずつ捨てていくと、なんだか「終わった～」という感じがして達成感がある気がします。

回答No.3

takuya1663

たまたまご質問の件で人事で教育研修など担当してきた者に過ぎませんし、自分も決して要領が良いというものではありません。

何を手段とするかは個人により方法的には違いますが、情報端末のtoDoリストを自分の業務の内容に応じて優先順位（プライオリティー）を周囲の状況や自分の環境に合わせて設定するのが本来のスタートではないかと思います。

またいくら手段があってもそれを実行して継続できなければ意味がないこともあるかと思います。（昔Aタイムという書籍が話題になりましたが）ホワイトカラーだけでなく労働生産性や効率を上げるのはとても大切なことかと思います。

しかし誰しも高度になればなるほど同時進行で２つ以上のことを継続的に行うことが困難なことなので優先順位が必要かと思います。

また時と仕事の性質などから周囲の協力や「稼業の洗い出し」というその部署の誰が何を担当していて職能要件などを分析し、ひとつの簡単な事例としてABC分析といって仕事などの重要性から順位をつけ、それを最低でも同じ部署の方で共有することでたとえ担当者不在の場合でもある程度の対応ができるような仕事の改善も必要で周囲の協力も必要な場合もあるかと思います。

マニュアルという良い方法があるかと思いますが、個人的には好きではありません。というのは場合によって臨機応変な対応がえきず「マニュアルに書いてあるのだから」といういいわけなどが発生し責任を放棄することもあるからです。

マニュアルという性質ではなく「業務フロー」という単なる仕事の流れなどは最低でも共有することで大きく違ってきます。
ひどくなれば隣の席の人のやっている仕事すら分からないという状態ではいくら自分の仕事に関しご質問のような改善をしても、仕事の内容の中にはどうしても周囲のある程度の理解や協力が必要な場合もあるかも知れません。

私がはじめに取り組んだ内容などは単純ですが人より早く出勤して、別に会社に行く前に喫茶店でもどこでも構わないので落ち着いた状態で今日の段取りを今一度確認してみることからはじめました。
段取り８分というのはまさに必要なことかと実感しました。

またあまり焦るあまりタイトな計画を立てることでひとつ段取りが狂った場合、全部の仕事に影響を与える失敗もありました。
その結果、かえって効率が悪くなった悪い経験や失敗もありました。

今日やる仕事、週でやる仕事、月、年、必要な時…など仕事の内容性質や時間やスパンなど総合的に考えて予定をたてることも必要かと思います。

突発的なことや危険を事前に想定して万が一のことを考慮として考えて計画を立てることも重要かと思います。

私はあまり効率を良く仕事をこなすことが得意ではありません。理由は頭の整理整頓ができていないからです。
頭を整理することができるとき、できないときなどその場や内容によって違う時があり、良いときは頭の整理整頓ができた状態であれば自然と言動や仕事もはかどるのですが継続するのはなかなか自分にとっては難しいのですが、下記のURLなど参考になりました。

http://cobs.jp/skillup/sp/020313/

参考程度にでもなれば幸いです。

参考URL：

http://allabout.co.jp/career/womencareer/closeup/CU20031029A/

回答No.2

uni_k

やることが多いとき、それを考えるだけで混乱してしまいます。
考えれば考えるほど混乱していくので
私は　まず優先順位をつけます。まずやらないといけないことを
１つずつ片付けていきます。
急に言われて　すぐにしないといけないことは　何かの途中でも
手を止めて　その時にやります。
私の場合　「明日の午前中までに届けてほしい」って発注を聞いて　
とりあえず今日中に注文したらいいからと　後回しにすると
ほかにやることがいっぱいいっぱいになって　忘れたりするからです。

そして　やらないといけないこと、言われたことは　すべてメモして
いきます。
そして　一日に何度か　それを見て　チェックします。

また　猛烈に忙しくて　頭がごちゃごちゃになったときは
5分でも10分でも　コーヒーブレイクします。
頭ごちゃごちゃのまま　仕事を続けるよりも　ちょっと落ち着いたほうが
頭の回転がよくなり効率がよくなることがあります。

あと、効率のよい職場づくりにも心がけます。（事務職でしたら）
わかりやすくファイリングする、色分けでわかりやすくする
無駄な動きがないような備品の配置、書類の置き方などなど。
無駄な動きがなくなると　それだけ時間も短縮できます。

あと細かいですが　コピーをとりに行くついでに　FAXを送って
ファイルを片付けるなどもアリですね。