この業務での使用に適したソフトウェア

質問

毎日あがってくる伝票を元に以下の項目を毎月集計しているのですが
顧客別（80軒）
担当者別（6名）
商品別（150種）
商品の用途別（8種）
在庫状況（200種）
全て手作業なのでとても手間が掛かります。
合計金額を出すには伝票をめくり電卓で計算。
合計数量を出すにも伝票をめくり、商品別にメモ紙に「正」の字を書いていき、最後に電卓で計算。
請求に関しては伝票を顧客別に分け、それぞれ電卓で計算し請求書を書き上げ、封筒に宛名を書いて郵送。
在庫状況も商品別に出した売上表から数量を割り出し、手書きで表を作成しています。
私は入社してまだ3ヶ月なのですが、前任者から引き継ぐ際に上記のやり方で教わった時には多分、手間が掛かるやり方にもそれなりの必要性があるのだろう。と思い、それが何なのか先輩に聞いても上司に聞いても本部へ聞いても、そんなものは無いということでした。
それに加え、月末に作成した上記の集計表をコピーして本部に送付する義務があるのですが、その際に手書きの表だと見づらいので、わざわざWordで清書して送付しているんです。
折角パソコンがあるのだから、清書するためだけでなく最初から使うともっと効率良く出きるのではないかと思います。

月末の業務を3回行ってみた今、やはり改善すべきではないかと思い、上司（責任者）に相談してみました。
この業務は私しかタッチしないのでやり易いようにするといいよ。と許可してもらえましたので、どういうソフトウェアを使えばよいのか検討しています。
MSだとアクセスになるのでしょうか？
アクセスは未経験ですが費用と時間が掛かっても使えるように勉強します。
どうぞアドバイスをお願いします。

回答No.7

ats8181oyaji · ベストアンサー

まだ締め切り前なので
違う角度からアドバイスを

システムを考えるときのポイントは
インプットとアウトプットです
どういうデータをどれだけ入力して、どんな印刷物を出したいのか。
をおさらいしましょう。

なんでもかんでも、システム化しちゃうと
今まで通り手書きの方が楽だった
なんてものもあります。

伝票は1日約何件くらいか、月になると何件か、保持期間は？
管理帳票は何枚あるか、入力データを元にして出力可能か？
例)請求書は出せますが、封筒の請求先の宛先は手書きのまま？
それとも、印刷？印刷するなら得意先の情報もマスタとして入力
しなければならない。。。。という用に広がっていきます

勉強しながらシステム組むのなら
取捨選択して簡潔&中心的なところからはじめるのが
いいと思います。
頑張ってください

お礼

どうもありがとうございます。
そうですね。焦って何もかも一辺に変えてしまうときっと途中で方向が見えなくなって逆戻りしなくてはいけなくなりそうです。
また月末を終えてみて・・・先月出来なかった事が出来たり、初めて締め切り時間内に仕上げることが出来たり、と嬉しく思えた反面、時間を気にしすぎてチェックが甘かったため最後の最後で間違った数字のまま報告をあげてしまい・・・凹んでしまいました。
アドバイスどうもありがとうございました。

回答No.6

noname#4410

見たところ、ごく簡単なプログラムで対応できると思います。知り合いにプログラミングができる方がいれば相談するといいでしょう。ちなみに、ごく簡単な作業なら、次のようなプログラム言語があります。文系でも意欲さえあれば比較的簡単に使えると思います。（少なくともAccessに比べると）

http://www.text2music.com/　日本語プログラミング言語「ひまわり」
http://hp.vector.co.jp/authors/VA021321/　日本語プログラミング言語「TTSねお」

すでにプログラミングを習得した方には邪道に見えるかもしれませんが、まったくの初心者にはこのくらいが丁度いいと思います。ただし、特に初心者の場合は、小規模なソフト（１００行程度）のものを作るのにとどめておいた方が無難でしょう。行数が増えると、頭がこんがらがります。あと、コメントは面倒くさがらずに書きましょう。

おすすめする理由を重要な順に書きますと、(1)習得が簡単、(2)WordやExcelなどを操作できる、(3)GUIを容易に扱える、といった点ですかね。
ただし、自作ソフトに間違いがあると、仕事上のミスが起こることになります。さまざまなケースを想定して、エラーがないか調べる必要があります。ちなみに、ソフトの見栄えには凝らないほうがいいです（非常に時間を取られる）。

お礼

こんなにも長い間放置してしまって申し訳ありません。
無責任な事にお礼と締め切りするのを忘れてしまっていました。

その後の業務はなんとかエクセルを使って自分なりにやっています。
お蔭様で10日*10時間程掛かっていた時間を半分に短縮する事が出来ています。

ご回答下さりありがとうございました。
本当にすみませんでした。

回答No.5

honke

reicoさん、、、立派です。。。思わず拍手したくなります。ウチの若い連中にもそんな気があったら・・・。（笑）
ところで、お尋ねの件についてですが、
顧客別（80軒）、担当者別（6名）、商品別（150種）、商品の用途別（8種）については、エクセルでテーブルを作っておき検索させることで対応できるでしょう。また、該当条件のデータについてのみ、「抽出」することも可能ですから、なんとかなると思います。
しかし、在庫状況（200種）についてはちょっと細工が大変になるでしょう。関数制御だけではツライと思いますので、VBAでプログラムを組むことになるでしょう。。。

基本的にはアクセスをお勧めします。私はアクセスを知らないので詳しくは他の方におまかせしますが、 アクセスが使えるようになると便利らしいですよ。その代わり、習得するのに結構大変でしょうから、がんばってくださいね。。。
あと、数ヶ月、数年後、あなたがその仕事から離れることも考えられます。したがって、初心者ユーザ、あるいは事故った場合のことも考えて、ドキュメント、マニュアルですが、そちらの準備も検討されておくことをお勧めします。。。

お礼

こんなにも長い間放置してしまって申し訳ありません。
無責任な事にお礼と締め切りするのを忘れてしまっていました。

その後の業務はなんとかエクセルを使って自分なりにやっています。
お蔭様で10日*10時間程掛かっていた時間を半分に短縮する事が出来ています。

ご回答下さりありがとうございました。
本当にすみませんでした。

回答No.4

onimotsu

既に回答にある通り
出来物のソフト（→パッケージソフト）を使用するのが
一番の早道です。
しかし、必要とする物があるかどうか問題ですから
よく吟味して使用されることをお勧めします。

パッケージソフトでは用が足りない場合は
データベースソフトを使用することになると思いますが、
アクセスは中・上級者向け
桐は初級～上級者向けという私自身の認識です。

アクセスについてはここ教えて!gooで
頻繁に質問されていることからも
もっともメジャーなソフトといえると思いますが
逆にとても分かりにくいと言えるのではないでしょうか。

アクセスはアメリカ人が英語で、
桐は日本人が日本語で作成したソフトです。

挫折しないようによく吟味してください。

お礼

こんなにも長い間放置してしまって申し訳ありません。
無責任な事にお礼と締め切りするのを忘れてしまっていました。

その後の業務はなんとかエクセルを使って自分なりにやっています。
お蔭様で10日*10時間程掛かっていた時間を半分に短縮する事が出来ています。

ご回答下さりありがとうございました。
本当にすみませんでした。

回答No.3

imogasi

貴方の仕事改善の意欲はご立派です。頑張ってください。
大きく分けて２つの道があります。
（１）ソフトを買う。
（２）自作する。
（１）は「売上（在庫）奉行」「売上（在庫）大臣」（仮名）などのソフトで、数万円で買えるようです。素人が作るのに比べ、数倍機能見栄も立派ですが、肝心な点で、我が社の仕事と合わないとかもれていることがある。大型電機店でパンフレットを入手し、セールスマンに聞けるか聞いて、来てくれるなら来てもらって説明を聞く。カスタマイズは１００万円単位の金がかかるので無理でしょう。データをテキスト形式保存するがあるので、それを使い一部自作ソフトやエクセルで処理をくっ付ける方法もある。
（２）は（Ａ）データベースソフトを使う。アクセス・桐・ＳＱＬ専門ソフトなど（Ｂ）表計算ソフトを使う。
エクセルなど。そして各々（Ｘ）ＶＢＡを使う（Ｙ）手操作で行う。の２種類あります。プログラムは文系の人では
１０００人に３人しか組めるように成らないと私個人が思っています。脅かすわけではないのですが、貴方は意欲がありお若い方のようですので、頑張る道はあります。できれば夜間の学校にでも通い、アクセスの操作とプログラムは自習だけでなく外部からの指導・知識を受ける必要があると思います。
質問上だけかも知れませんが、下記の点が言及無く心配です。（１）トランザクション（取引・伝票）量に対する関心をもて（２）毎日の入力を重要視（楽にこなせるか）（３）プログラムを組む場合は本質な点よりも、入力補助・ＧＵＩ・チェック・印刷体裁などのために、労力を割くことが必要になってしまうことを言っておきたい。

お礼

やはり既製のソフトを使用するのなら、全てにおいて満足な結果は望めないですよね。
いつか、自分の望む機能を全てカバーした便利なソフトウェアを自分で作れるようになるため、まずはビジネスソフトを使いこなせるようになる事を目標とします。
どうもありがとうございました。

回答No.2

noname#9485

Accessが一番向いていると思います。
Accessを利用すると、日々のデータを（伝票）を入力するだけで、担当者別、商品別、用途別などでの集計をボタンひとつで取れるようになりますよ。

お礼

漠然とですが、このような処理方法が出来たらいいなぁと考えていました。
ひと月に発生する伝票は800枚位ですので、1枚づつ入力するのは大変な作業かもしれませんが、その後の集計など欲しい情報が簡単に取り出せるのはとても魅力的です。
最初エクセルが思い浮かんだので、すぐにでも買いたい！と思いましたが、ネットのエクセルサイトを見て回った結果、少し違うような気がしていました。
経費で購入できるのはうれしいのですが、安い買い物ではないので慎重になってしまいます。
Accessと桐と検討してみますね。
ありがとうございました。

回答No.1

Marsan_2002

自分は以前、「桐」と言うデータベースソフトで、簡単なビデオレンタルのプログラム（在庫管理の機能を含む）を作った事があるのですが、この手の作業は、やはり「データベースソフト」を使ったほうがいいと思いますよ。

仰る通り「アクセス」が代表的なソフトで、自分が会社に勤めていた当時も、「アクセス」に乗り換えると言う事でプログラムを組んでくれ、と頼まれたのですが、結局マスターする前に、その会社を辞めてしまったので、正直な所「アクセス」に関しては良くわかりません（すみません）

当時は「Windows」その物にも馴れていない時期だったのに、「アクセス」なんて出来るのか、と自問自答をしょっちゅう繰り返してましたけど（苦笑）

ちょっと話が逸れましたが、とりあえず自分は「アクセス」をお薦めします。

参考になれば幸いです。

お礼

「桐」というソフトの事は初めて知りました。
なんとなく近づきやすそうなイメージですね。
早速詳細をチェックしてみます。
どうもありがとうございました。