赤ちゃん連れの式典出席をお断りするには？

質問

会社のお得意様(全国800社程）を集めて謝恩会をやる予定があります。
会場は東京に最近できたばかりの観光スポット内で、宿泊も施設内の格の高いホテルです。

最初に式典、その後パーティ、二次会という予定で、お客様は
ほとんどがその会社の社長・会長・オーナーなどのトップの方々です。
著名な方たちに司会、講演、余興を行ってもらう予定です。

ですが、あるお客様の社長が都合がつかない為、そのお嬢さん(会社役員ではない）を
代役に出したいと言われており、しかも0歳児を連れての出席希望ということでした。
(東京から遠い地域のお客様なので、観光がてら出てこられるのだと思います）

会場側、他のお客様の事を考えた結果、赤ちゃんを抱いての出席は
お断りしようという話になったのですが、なんと説明したらよいものでしょうか？

交通費、そのホテルの宿泊代はもちろんお出しできるんですが、
式典もパーティも会場内に入れません…とお伝えするのは非常に難しいです。

失礼にあたらない、何かいい文句はないでしょうか？

回答No.3

sorasora178 · ベストアンサー

１です。

確かにベビーシッターで事故というのは嫌ですね・・・では、家族の方（祖母に当たる方など？）をもうお一方お招きし、その方に赤ちゃんを宿泊室にて見ていただくようにするのはどうでしょうか。

お礼

重ねてのご回答ありがとうございました！お礼が遅くなり大変失礼しました。
社長からお嬢さんに伝えていただいた結果、ご家族の誰かに同行していただくか、
上京後お約束されているご友人に控え室に入ってもらうかを検討してくださるそうです。
本当にありがとうございました。

回答No.2

paparesukyu

ビジネス色の強い式典、パーティの為、お子様に楽しんで頂く事は難しい、という内容を伝える事はいかがでしょうか。
また、そういった状況内でお子様に対し、十分な設備を設けられない、とか。

・・・敬語とか使いこなせないので文面を考えられませんが・・・。

お礼

お礼が遅くなりまして申し訳ございませんでした。
皆様のご意見を参考に、上司と何度も話し合った上で出席されるお嬢様でなく(そのお父様の）社長に正直に会場・本社の意向をやんわり伝えさせていただきました。
貴重なご意見ありがとうございました。

回答No.1

sorasora178

「当日宿泊なさるお部屋まで、責任を持ってベビーシッターを派遣いたしますので、
会場へはお１人でご参加いただけますでしょうか。」

と、可能でしたらそんな風な条件を提示してまずは電話で相談されてみてはどうでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
ベビーシッターをと言う話になったんですが、赤ちゃんがまだ授乳中の0歳児ということや、何かあったときの事を考えると怖いなぁ…と会場側もあまりオススメしないとのことで、迷っております。

でももうそうするしかないですよね…。そのように案内すれば、赤ちゃんと一緒が無理なら欠席…という話になるかもしれませんしね。
(それを狙ってるようで心苦しいのですが…）

誠意を持ってご案内してみようと思います。ありがとうございました。