エクセル作表時の注意事項を教えてください

質問

はじめまして、エクセル初心者の中年サラリーマンです。

非常に漠然とした質問内容で恐縮なのですが、初心者がエクセルで
計算表を作らなければならないときに、一般に気をつけるべき点、コツ、とくに「この作業はエラーのもとになることが多いので、なるべくやらない方がいい」、と思われる事項などありましたら、どのようなことでもけっこうですので（できれば理由もいっしょに）お教え願えませんでしょうか。
先ほどインターネットで調べたところ、「作表にあたっては、セル結合は禁じ手」と書いてありました・・
その程度のことを知らずに仕事で使う表を作ろうとしています。。
以下、長文になり恐縮ですが状況を具体的に説明させていただきます。

　エクセルのタブーとか、そういうことがわからずに、テキストを見ながら、作業表に計算式（ＩＦ関数とＲＯＵＮＤ関数くらいなのですが）をあれこれ考えては組み込んで、エラーが出てはやり直し、そういうことを繰り返していました。
するとそのうち、「セルの書式設定が多すぎて云々・・」というメッセージが出てエクセルが開けなくなりました（泣）。

ちなみに使用したエクセルのボリュームは、５０列×６００行くらいです。そのなかに２０個くらいの作業表を作って、それぞれの表の特定のセルをリンクさせながら最終的な数値を計算させようとしていました。

もう一度作り直さなければならないのですが、仕事なので３日後に期限が迫っています。もう一度同じ工程で作っていって、また開けなくなったら、と思うとゾッとします・・何が決定的にいけなかったのか、よくわからないだけに不安です。

私が行った作業で、エクセルに負担をかけてしまったことって、何だったのでしょうか。思い当たるふしとしては次のようなことがありました。

１．関数や参照の入った複数のセルからなる表全体を範囲指定して、一括してコピー＆ペーストを繰り返した。

２．プレビューで印刷物の体裁を確認しながら作業したので、セル結合を多用した。

３．３００個程度のセルに色をつけたり、コメントや入力規則のリスト　を設定した。オートシェイプで分数の横線を多用した。

４．ＩＦのあとにＩＦを２回入れたりして面倒くさそうな式を、多用して、それぞれをリンクさせた。

５．式を組み込んだ後で、行の挿入や削除を行ったため、式が入っているセルにエラーが多く出た（しかしその後エラーは全部修正しました）

あと、異常がおこる前に気になったことで、あるセルをクリックすると
小さな６個の白丸で囲まれた四角形が現れて、なかにはデリートを１０回以上押さないと消えないものもありました。この妙な白丸で囲まれた四角形が出ると、エクセル左上のセル番地のところに全然関係のないセル番地が表示されたりしていました。

・・・たぶん、色々なタブーが重なっておかしくなったのだと思います。パソコンヘルプセンターのようなところに状態を説明したら、
「ファイルが壊れた可能性がありますよ」と言われました・・
諦めてこれからもう一度、表をつくるのですが、今後はどういうことに気をつけたらいいのか、なんでもけっこうですのでできれば理由も含めて、ぜひお教えください。よろしくお願いいたします。

回答No.1

spiko14 · ベストアンサー

仕事で作表をよくやっている者ですが・・・。

気になった点がいくつかあったのでそれだけ。

＞５０列×６００行
っていうと、ひとつのワークシートに２０コもの表を作ったということですか？エラーが出るかどうかはわかりませんが、通常はワークシートを複数用意してその中に１ないし２コ程度の表を作ってリンクさせ、表紙で総括させるというやり方を取っております。でないと、６００までスクロールさせるのは相当かかるし、後で見たとき非常に見づらくないかなと思うのですが。

コピペやセル結合は常套手段なので、それが原因でエラーが出る可能性は低いと思います、経験上。色つけも結構やりましたし。

エクセルって、時々わけわからない理由でショートして強制終了の憂き目に遭うことがあります。仕事で泣いた人多々います。
これを防止するには、少々うざいですが自動保存を活用して、不慮の事故でも作ったモノが消滅しないようにするしかないようです（会社で色々考えるのですが、なかなか・・・）。
私が思うのは、瞬間的に一気に負荷をかけたときになるのかな～なんて思ったりします。マウスやキーボードの早押し連打などで機嫌を損ねることもあるようです（確証はありません）。
強制終了のあとは読み取りになって編集がききませんから、コピーして新たなファイルで保存するか再起動して試みるかすればどうにかなったような記憶はあるのですが、定かではないです。

＞小さな６個の白丸で囲まれた四角形が現れて
これはオートシェイプの図形だと思います。無意識に表の上に挿入してしまっていたのでしょう。必要なければ削除して下さい。

なお、分数の表示には数式表示ソフトが入っていると思います。
挿入→オブジェクト→数式ではなかったでしょうか？
ただ、私はワードでしか使ったことがありませんので、エクセルはちょっとまだ未使用なのですが。

お礼

さっそくにご親切なアドバイス、ありがとうございました。
お教えいただいたことを試してみたいと思います。
それと、不慣れなもので私は「アンケート」でこのような相談事をしてしまったのですね。それにもかかわらずにこのように丁寧にご回答いただき、本当にありがとうございました。また、入り口を変えて、他の方からの知識もうかがってみようと思います。

回答No.2

BLOODYSUNDAY

こんにちは。
私も以前に結構大きめの作業シートを作りました。
Ｎｏ１の回答者さんが言っているように、１枚のシートの中に
複数の表を作るのではなくて、複数の作業シートを作成して、
最終的に最初のシートで結果が出るような仕組みが良いと思います。
１枚のシートにいくら色付けしようが、複雑な計算式をいれようが
あまり問題ないように思いますが、ただ、エクセル以外に同時に
ワープロソフトとか莫大なメモリを使用するソフトを起動していたら
動作が鈍くなるかもしれません。
それと、保存はこまめに行ったほうが良いです。
あと、印刷ですが５０列×６００行のシートを全て印刷しようと
しているのでしょうか？質問者さんの表がどのようなものか
わかりませんが自分ならまだしも他人が見たら見づらいと思いますよ。
ちょっと拙い回答になりましたが、すみません質問者さんの表が
どのようなものかわからなくて。
いずれにしても他人にデータを渡すときは、見やすい、簡潔なデータ
を作成したほうが良いです。
簡単ですが参考にしてください。

お礼

ご親切なアドバイスありがとうございます。
私が作ろうとしている作業表は、不動産の価格を算出する表です。
いろんな情報を最初から順順に入力して、
価格調整していくイメージのもので、出来上がりはＡ４版１０頁程度のものになるのですが・・
そうですね、この表の入力者は入力を進めるにあたって
どんどん下にスクロールさせていき、前に入力した内容を振り返るときは
ずっと上の行まで戻らなければいけないので大変かもしれません。
ＢＬＯＯＤＹＳＵＮＤＡＹ様のアドバイスを参考にさせていただきます。どうもありがとうございました。