物忘れ、ケアレスミス

質問

こんにちは。現在経理の仕事をしています。

私の担当は30ほどの支店の売上管理が主な仕事です。支店から色々な依頼が多いのですが、すぐ忘れてしまったり、ミスが多いのです。また自分で仕事の予定は立てるのですが予定通り行かず、遅れてしまうことが多々あります．とりあえずメモが取れていない。スケジュールが組めていないと言うことは自覚はあるのですが、具体的にどうしたらいいか分かりません。

メモの取り方やスケージュールの組み方で良いアドヴァイスがあったら教えてください。どうぞよろしくお願い致します。

回答No.4

mimachi

この質問のことも忘れてしまったのですね・・・

回答No.3

noname#26911

私のやり方ですが
１ケ月のスケジュールは、家で立ています。（会社でやるなら、いつスケジュールを立てるとあらかじめ決めて、絶対にその日にするとかもいいかもしれません。）毎月することは、事務は大体決まっているので、取引先から頂いたカレンダーに予定をきっちり入れるのです。予定はパソコンに打ち込んだものを切り取って貼っています。その仕事が終われば、マジックペンで塗りつぶします。貼るのは面倒ですが、手書きすると、書き漏らしがあるので、毎月コレを必ずやらなくちゃいけないというのはパソコンで打っといて、貼るようにすれば、やらなきゃいけないことの漏れがありません。スケジュールを立てるのは数十分程かかりますが、その分、気持ちに余裕を持って仕事に取り組めるので、結局は時間は特しています。あの仕事をあの日までにしなくっちゃ頭の中で考えるより、実際目で見て確認したほうが、ベストです。実際やってみて感じました。
また、しないといけない事はすべてメモをするくせをつけるようにしています。電話で依頼された仕事、上司から頼まれた仕事など予定外の仕事は、すべて失敗した紙の裏に書いていて、机の上に常時おいています。その仕事をやり終えたら、それをマジックペンで消しこみます。これで忘れる事はないです。続けるとたいして大変なことではないですよ。人間は同じことを３０日繰り返すと習慣になるそうです。頑張って下さい。

回答No.2

mimachi

まずは、問題点の整理ですが、
ケアレスミスをするのは、
予定通りにいかない→遅れそうになる→焦る→ミス
の流れだと思います。誰だって、仕事に追われているとミスをしやすくなると思います。
なので、まずはスケジュールの組み立てに力を入れてはいかがでしょうか。
事務職ということで、机にパソコンがある事を前提でお話します。
メモは案件一つについて、一枚とする。
（ので、一枚はちいさめに）
すぐ処理できる場合は、済ませてメモを破棄。
すぐ処理できない場合は、パソコンのスケジュール管理ソフトに登録してメモは破棄
（パソコンにoutlookが入っていればそれで十分と思います。）
この登録した、仕事一覧に処理期限を入れます。
処理期限で並べ替えができるので、あとは上から順にこなしていくだけです。やる事はパソコンが覚えていてくれるので、仕事に集中します。
朝一、午後一の５分ぐらいかけて、優先順位の見直しをしてください。
メモを捨てる時、仕事のチェックリストに、終了マークを入れるときは、すきっとします。

事務効率のアップは、永遠の課題ですよね。
お互い頑張りましょう。

回答No.1

violet-sherry

電話や対面で指示されたら、メモをとり、すぐそれを復唱して、相手に確認してもらっていますか？（「○日○時までに、△支店へ□をメールする、でよろしいですね」とか）

メモは、全部ふつうの文字で書こうとせずに自分なりのマークなども使っていますか？　（メールする、だったらMに○とか、締め切り日は目立つように一番上に書くとか）

至急の依頼だったらピンク、普通の緊急度の依頼なら青、など、付箋紙（ポストイット）にやることを1件ずつ書いて、目立つところに貼り（貼る順番も左が大至急、右に行くほど後回しでいいとか自分なりに決める）、その緊急度に応じて処理していく。処理がすんだら剥がして捨てる。

もうすでにやっていることだったらすみません。