忘年会の日時確認について

質問

忘年会の日時確認をしたいのですが、どのように案内（メール）をだしたらよいのでしょうか。
候補日を２日あげて、都合の良い日を連絡くださいとすると人数が分かれた場合困るし、あらかじめ上司の都合の良い日を聞いて、その日と決めて案内をだしたほうがよいのでしょうか。
ちなみに12月上旬を予定していますが、いまから確認とるのは早すぎますか？私としては早く日を決めてしまいたいのですが。。。
アドバイスをお願いいたします。

回答No.2

leland_gaunt · ベストアンサー

職場の行事の場合、私はこんな感じで日程を決めます。

１）だいたい、開催したい日程（開催したい週など）を考える。
２）参加対象者のうち、一番偉い人（私のところの場合は部長）に「この週で開催したいと思うのですが、ご都合の悪い日はありますか？」と質問して、候補を何日かに絞り込む。この時点でその人にはその複数日は仮予約で改めて連絡するまでは予定を入れないでもらいます。
３）次に、その下のエライ人（うちの場合は３人の課長）に、その候補日のうちで都合の悪い日を聞く。ここは多数決みたいなもので、なるべく多くの幹部が出られる日に決定します。出られない人には泣いてもらいます。
４）ヒラを含めた全員に開催日の決定を周知して、同時に出席確認をします。この時点では店は決まっていませんから、「店次第で行くか行かないか決める」という人もいるかもしれませんが、放っておきます。
５）出欠確認ができたら、その人数でちょうど良い、その日程で空いている店を探します。そして決定したら、再度場所が決定した連絡を全員にします。

　こんな感じでやっています。
　早めに準備をしていた方が、店の選択肢が増えますし、参加者も日程調整しやすいので良いと思います。ただし、期日近くなって「忘れてた」という人がいますから、近くなったら再度連絡するとか、出欠最終確認も必要になります。
　ボランティアで取りまとめをするのですから、ある程度この強引な調整には理解と協力をしてもらっています。

お礼

ご回答ありがとうございました。
ほぼ押し付け状態で取りまとめ役になり、困っていたのですが、
とても参考になりました。
ありがとうございました。

回答No.1

blue5586p

私の職場では、先日、忘年会の参加確認が、幹事からありました。
　今からでも、決して早過ぎないと思いますし、むしろ今くらいが妥当ではないでしょうか。
　日程については、候補日から都合のよい日を選んでいただくようにしなくても、一方的に決められてもよいと思います。

お礼

今から参加確認しても大丈夫そうですね。
ご回答ありがとうございました。