メールで連絡していいこと、悪いこと。

質問

衣料関係の商社に勤務しております。

私は、企画職の専門職なのですが、新卒入社２年目の営業のことで相談です。
彼は、何でもかんでもメールで客先に連絡します。先日、２件の客先から「担当になった新人、納期遅れをメールで連絡って失礼じゃないか？」ってお叱りを受けました。私は、営業と一緒に客先に行ったりするので、向こうの担当とも顔見知りのため、私に言ってきたんだと思います。
この業界は、まだ１人に１台パソコンがある客先は少ないですし、客先の言う事はごもっともだと思います。

近々、注意しようと思うのですが、みなさんは、メール連絡と電話連絡をどのように使い分けていますか？
参考にしたいので、よろしくお願いします。

回答No.2

piaf1219 · ベストアンサー

こんにちは。
以前営業補助の事務職をしていました。

納期の遅れなど客先に迷惑のかかる事由については
電話連絡が基本中の基本だと思います。
それも出来れば代理のものではなく、営業の直接の
担当者が連絡すべきだと考えます。

場合によっては営業担当が直接客先に出向いて
状況を説明する必要もあるのが『納期遅れ』という事に
対する信頼を損なわない対応ではないかと思います。

メールというものは、しょっちゅうパソコンを立ち上げている部署ならともかく
大抵は必要に応じてチェックしますから
ある程度のタイムラグが生じると考えるべきです。

だから緊急性を要するような用件の場合は電話が適切かと。

メールによる連絡は#1さんがおっしゃっているように、
納期を回答する場合、あるいはFAXではかさばるような
データが必要な場合、時間に余裕のある連絡事項、
形として残しておく必要がある予定のやりとりなどが
中心になると思います。

お礼

大変参考になりました。納期回答は、形として残るメールがいいですね。彼は、クレームもメールでやりとりしていました。これも問題ですよね。
信頼が第一なこともわかってもらえるよう、注意します。ありがとうございました。

回答No.5

skoncho

初めまして。元人事部のスコンチョといいます。(^_^)

若い人ほど、種類分けというよりも、なぜメールでだめ
なのかを理詰めで説明した方が覚えてもらえるのではないか
と思います。

納期遅れは、まず先方のお客様に対して約束したことを
守れないというご迷惑をかけることなのですが、さらに
納品が遅れることによりその先のご迷惑をかける場合が
あるのです。だからこそ、大至急でお知らせする必要が
あります。（情報が早く届くことにより、ある程度先方の
被害・損害を抑えることが出来るかもしれない）

メールの場合、相手がいつチェックするか分かりません。
遅い時間(こちらの就業時間後)であれば、納期がいつに
なるか・代替品が必要か否か等の質問をお客様は聞くこ
とすらできません。だから、電話にて最も早くお客様の
耳に入れることが重要なのです。

ただ、業界によって習慣は違うのかもしれませんが、電話
で全て終わりではないと思います。普通なら、納期遅れ
は先方に直接伺って頭を下げるレベルのミスだと思います。
もし直接伺えないような会社さんであれば、手紙でご挨拶
するのが丁寧かと思います。もちろん、これらのことを
するかしないかは、各社のモラールによって違います。

お礼

回答ありがとうございます。そうですね、理由から説明してみます。

回答No.4

fallen_angel

・悪い話、お詫びは、メールで詳細を簡潔に　更に即効で電話や口答でフォローでしょうね。
・他言無用の機密や未確定情報は、電話や口答ですね。
・特に急ぎでない仕事の報告や相談はメール。

【電話・口答】悪い話、お侘び、急務
【メール】上記の補足、通常の報告、急がない相談

お礼

悪い話、お詫びは、電話＋メールで補足ですね。
簡潔でわかり易いです。ありがとうございました。

回答No.3

rebmevon

#1さんや#2さんのように急ぎや重要事項の場合、電話するのも当然ですが、電話と同時にメールしておくのも大事だと思います。
後で言った言わないとの問題にならないように、文書で残しておくためです。保険みたいなものですね。

＞新卒入社２年目の営業

若い人は、メールは常に受信して当然と思ってるのかもしれませんね。
業界によりメール使用の浸透度に差があるのも問題なんでしょうね。

お礼

＞急ぎや重要事項の場合、電話するのも当然ですが、電話と同時にメールしておくのも大事だと思います。

そうですね。これもアドバイスします。

彼は、非常に冷静で、感情みたいのが感じられないんです。「納期遅れ＝どうしよう、、！」みたいな。温度差は感じます。若いからしょうがないんですよね。
ありがとうございました。

回答No.1

kake003

納期回答はメールでもかまわないとは思いますが（至急の場合除く）
納期遅れ等の場合、最低でも電話ですね。

重要度の低いもの、および緊急時や、客先がメールで連絡ほしいと言った場合のみメールです。
あとは、データ付きの場合くらいです。

お礼

＞納期遅れ等の場合、最低でも電話ですね。

そうですね、やはりメールは論外ですね。参考になりました。ありがとうございました。