社内でのメールアドレスの通知とアドレス帳への登録

質問

今月入社した会社で社内用のメールアドレスを取得したので、社員全員に自分のメールアドレスをアドレス帳に登録してもうらうようメールを出したいのですが方法と文案が思いつきません。普段はメールとかはほとんどしないのでメーラーの使い方やマナーも良く知りません。

基本の使い方やマナーが載っているサイトの紹介と適切な文案を教えてください、お願いします。

回答No.2

nobasa · ベストアンサー

作業としては次のようになるのではないでしょうか。

１．先ず、アドレス帳の作成です。
　　送信相手（宛先）全員のアドレスをアドレス帳に登録します。
　　この時、「プロパティ」の「名前」たぶ　の［表示名］に敬称をつけて
　　おくと良いと思います。
　　例えば　○○部長様　△課長様といったように・・・
　　なお、［表示名］欄に入れたものがメールヘッダーに表示され
　　［敬称（Ｔ）］欄に入れても表示されません。
　　又、ご自分のアドレスも登録しておいて下さい。（後述）

２．「署名」を作ります。
　　「ツール」⇒「オプション」⇒「署名」たぶ
　　社内用と社外用を作っておきましょう。
　　（社内用）
　　　△△課　○○　○○（名前）
　　　――― ア ド レ ス ―――

３．件名や本文はあまり既定のスタイルにとらわれるより、個々の状況、
　　個性によって作られた方が宜しいかと思いますが・・・
　　件名は「アドレスのご案内」、「入社のご挨拶」、「○○からのご案内」
　　本文は
　　社内の皆様
　　この度、△△課に配属された○○と申します。
　　（中略・・・自己紹介、担当仕事の紹介などを簡単に）
　　なにとぞ宜しくご指導、ご鞭撻をお願いいたします。
　　最後に（社内用）署名を入れます。

４．一括送信します。
　　一括送信の方法には「宛先」と「ＣＣ」、「ＢＣＣ」に送信先のアドレスを
　　入れて送る方法があります。
　　「宛先」＝主たる送信先、複数の場合は全員同列（部長も一般社員も）　
　　「ＣＣ」＝主に送ったコピー
　　　　　　「宛先」＝部長　「ＣＣ」＝係長以下
　　「ＢＣＣ」は送信先が一切表示されません。
　　　　　　「宛先」＝自分のアドレス
　　「宛先」と「ＣＣ」を使うと送信先のアドレスが全てメールヘッダーに表示
　　されてしまい、上記のよな問題が出ます。
　　それと　社内なのでプライバシーの問題はないと思いますが、ヘッダー
　　に　沢山のアドレスが並びますので「ＢＣＣ」がお薦めです。
　　なお、「ＣＣ」「ＢＣＣ」を使う場合は
　　「宛先」に自分のアドレスを入れるのがエチケットです。

メールの基本やエチケットについては＃１の方が沢山紹介されているので
そちらを参考にして下さい。

お礼

とても参考になりました。ありがとうございました。

回答No.1

liv2007

http://www.unisys.co.jp/club/email/

http://www.h5.dion.ne.jp/~heisan/manner/manner-c-11.html

http://freshers.mycom.co.jp/manner/mail_technique/index.html

http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20051017A/index.htm

http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20040927A/index.htm

http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20050912A/index.htm

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/email.html

メールマナーについてなので内容は重複してしまいますが、
これで大体は分かるのではないかと思います。

メールアドレスを通知したい相手(全社員)のメールアドレス
はご存知なのでしょうか？
全員分のメールアドレスをアドレス帳に登録して、Wordの差
し込み機能を使用して、宛名を挿入したメールを作成すると
便利ではないかと思います。
※本文は同じものを使用するので何度も作成せずに済みます。
※冒頭にもありますが、OE以外のメールソフトでも使用できます。
http://www2.biglobe.ne.jp/~snagano/factory/oe/oedirectmail.html

http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail_hokoku.html#syanai_hokoku_02
メールアドレス通知、アドレス帳への登録依頼メール送信
よりも、入社の挨拶メールを送ってメールアドレスは署名
で確認してもらったほうが良いかもしれません。
(アドレス帳登録は受信者の任意で、必要であれば登録する
と思いますので...)
参考ページをご覧になって、以下の形式で作成してみては
いかがでしょうか？

○○部■■様

この度入社いたしました●▼部○○▼▼と申します。
(ここには意気込みと挨拶を簡潔に)
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --
　●▼部
　○○▼▼
　*****@xxxxx.co.jp
　TEL： xxxxxxxxxx
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --

会社の規模や風習がわかりませんが、メールアドレスを
通知する相手(通知しても良い相手)などは、やはり同じ
会社の先輩に聞いたほうが良いと思います。

ほとんど分からないもので、このような回答で申し訳ご
ざいません。ｍ(__)ｍ

お礼

ありがとうございます。助かりました。