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サーバー内のファイルの整理統合のための基本規則は？
弊社ではようやく社内にサーバーを設置し「情報の共有化」を 図ることになりました しかしながら ファイルをフォルダー内にどのように まとめていったらよいのかまとまりません やみくもサーバーに入れてしまっては当初の目的がはたせません さまざまな資料を整理統合し、かつ誰もが納得できる 基本的なかつ普遍的な規則があればと思います 尚、現在は特別なソフトを入れるつもりはありません よろしくお願い致します
- mamemomo
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情報の共有をする際のポイントは、ずばり共有したい単位は何かということです。 大まかにいえば、次のような観点になると思います。 １）組織単位 ２）案件（プロジェクト）単位 ３）階級単位 １）は文字通りの意味ですが、部署や係りといった何らかの組織単位での共有です。また、全員というのも、あるいはここに分類されるでしょう。 ２）は、より動的な分け方です。案件が発生するごとに、フォルダが増えていきます。職種などにもよりますが、顧客単位等も、ここに分類されるかと思います。 ３）は、職位などにより、共有する情報がある場合に適用されます。ある職位以上とか、社長のみなど、特に人事情報などは、このような単位で管理されることが多いですね。 複合的な場合や、まったく違う観点ももちろんあるかと思いますが、一般的には大抵これらの分け方の組み合わせや応用になっていると思われます。 そして、もう一つ大事な点があります。 それは、各共有情報単位に、コンテンツの責任者が必ずいることです。 責任者は、自分の担当のフォルダに、不要なデータがあったり、またデータが重複しないように、いつも気をつけて見ている必要があります。 定型業務を除いて、そこに新しくファイルを置く際には、担当者は責任者に一報いれるようなルールがあれば尚可です。 後は、細かいことですが、フォルダやファイル名についても、ある程度命名規約を事前にルール化しておいた方がいいでしょう。 もちろん、すべてがちがちにする必要は無いですが、ある程度はこういう物が無いと、ファイルを探すのに手間取ったりします。 私は、情報化があまり進んでいなかった中小企業へのファイルサーバ導入時などは、こういった情報管理の基礎的な考え方や、アクセス権の考え方等の教育も合わせて行うようにしています。これは、このような環境は、結局きちんと使えなければ何の役にも立たないからです。 質問者さんの立場は今ひとつ明確ではありませんが、担当者であるならば、上記のようなルールをきちんと整備し、文書化した上で上司を通して利用者全員に周知しなければなりません。そのような準備を怠った場合、せっかくのファイルサーバは間違いなく役に立たないデータのごみ駄目になります。 何しろ、最初が肝心です。 そして、関係者全員が、電子情報を利用するに当たっては、素人であるという認識の下に、ある程度のルールを遵守させることを徹底しておく必要があるでしょう。 あまり厳しすぎても、利用が促進されないので、バランスは難しいのですが・・・。 以上 ご参考までに。
お礼
たいへん参考になりました。 私は主担当ではなくサブなのですが、担当者が進めている方向が 適切とは思えず、とんでもない方向にいってしまいそうな状態で、さりとて私に確たる妙案があるわけでもなく… you-mさんのご意見を参考に社内で提案したいと思います。 ありがとうございます