社長の指示通りに来客対応をしたら…

質問

私は小さな会社でグラフィッカーとして働いているのですが
事務の方が休みの時は来客の対応などを全て行わなければなりません。

今朝、社長に「これから○○社さんが来るんだけど俺は出かけるから、このメモ渡しといて」と言われたので、
指示通りに来訪した○○社さんにメモを渡したのですが
怪訝な顔され「社長はいないんですか？連絡はとれないんですか？」と言われました。

メモには『すみませんが急な用事で出かけることになりました。今回の件は考えさせてください』と書かれていましたが、相手の方は上司と一緒に来ており、じっくり話し合いを、という雰囲気。

まったく詳しい話を聞かされていなかった私はあわてて
社長の仕事用の携帯番号を探したのですが、
知っている社員がおらず、結局休みを取っている事務の方に携帯で教えてもらい、何とか伝えて相手の方も「連絡してみます」と言い、お帰りになりました。

その後、社長が戻り「○○社さんから連絡はきたでしょうか？」と聞くと「きた。勝手に携帯の番号教えるんじゃないよ」と怒り気味の様子。
数十分後、相手の方がまた来訪され、話し合いを始めました。

この状況で、相手の方に社長の携帯番号を聞かれ、社長も番号をあまり教えたくないという場合はどの様に対応すればいいのでしょう？

長々と書いてしまいましたがよろしければ
アドバイスをお願いいたします。

回答No.8

mama_mama · ベストアンサー

基本的なこと。
自宅や携帯電話の番号は個人情報なので、みだりに他人に教えない。社会のルールです。
社長の指示以前に、まず、基本的にルール違反をしていたことを反省してください。

どういう対応が正解か、というと、
来客の予定を知っていながら留守にした社長の無礼を詫び
「連絡がとれましたら折り返しお電話差し上げます」とお引取り願ってもらう。でした。

社長と連絡を取ろうとするなら、携帯番号を知っている社員から、社長に連絡をとってもらう、です。
（社員だれにも社長は携帯番号を教えたくないみたいなので、あなたが社長の携帯番号を知る必要さえない）

正社員ならあなたの応対はアウト。
外注さんや派遣なら、業務以外の仕事（来客の応対）をさせた社長も悪いけど、携帯番号教えるのは社会のルール違反です。

今後は気をつけてください。

きつい言葉になってゴメンナサイ。

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。

しっかりとした回答でわかりやすかったです。
今回の私の行動は確実にミスなので
きつい言葉でも何でもご指摘してくださることが有難いです。

今後はmama_mamaさんをはじめ、皆様方のご回答を参考に
しっかりと対応していきたいと思います。
本当にありがとうございました。

回答No.7

ruru-po2

「普通は教えんよねぇ？」
「教えんでしょう・・。」

例え業務用の携帯番号でも教えませんね。
「こちらから社長にとり、連絡をさせます」というのが普通の対応だと思いますよ。その方が誠意が伝わりますしね。

相手の方は信用のある方なんでしょうけど、1企業の社長の携帯番号なんてホイホイ売れる時代です。気をつけてください。

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。

今後は十分に気をつけて、相手の言うとおりにし過ぎないよう対応したいと思います。
本当にありがとうございました。

回答No.6

mock

善意でやったことが裏目に出てしまいましたね…

＞社長の仕事用の携帯番号を探したのですが、知っている社員がおらず

普通、営業の人なんかだと、どこからでも連絡がつくように社内に携帯番号の一覧表などがあります。
ですから、社長さんは、普段の仕事でも携帯番号を公にしないタイプのようですね。

こういう場合は、正直に「申し訳ありませんが、連絡が取れません」といっていいと思いますよ。
今時、携帯の番号もわからないのか？と相手に言われても、社長が公表していない限り、取り次ぐ社員に落ち度はありません。
「携帯を持って出ていないようですので…」とでも言えばいいでしょう。
どうしても連絡を取りたかった…というのであれば、後で相手が直接、社長に苦情を言うでしょうし。

また、状況から見て、社長はわざとそのお客さんと会わないようにしたとも考えられます。
どうしても連絡を取りたいのであれば、外出中の連絡先を言って行きますよね？
ビジネスには駆け引きなども必要となりますから、相手が交渉したいと思っている時に、はぐらかす事もあると思います。
それをわざわざ社員に説明することはないでしょう。

＃１の方も書いておられますが、社外の人間から社内の人間の連絡先を聞かれたら、社員が連絡を取るのが基本です。
外出先の電話番号や、携帯番号は教えてはいけません。

ただ…社会人にはよくある失敗です。
今後は同じ過ちをしないように…がんばって！

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。

細かいところまで詳しく親切にアドバイスしてくださり、ありがとうございます。とてもわかりやすかったです。

「なんとかしなくちゃ」という意識がはたらいてしまい
あまり良くない結果を招いてしまうことがあるので
今後は落ち着いて対応していけるよう心がけたいと思います。

＞ただ…社会人にはよくある失敗です。
＞今後は同じ過ちをしないように…がんばって！
ありがとうございますっ!!頑張って人に教えれるくらいになりたいと思います。本当にありがとうございました。

回答No.5

j-h-smith

ビジネス用の携帯であっても本人の了解無しに教えることは間違いですから、社長が怒るのは当然でしょうね。
あなた→社長へ連絡。（社長の判断後）社長→先方、または、あなた→先方へ連絡。とすべきでした。

しかし、来客予定の相手に連絡も無しにメモひとつで済まして不在、というその社長の常識の無さの方が呆れます。もしも本当に急な予定で先方に連絡が取れなかった場合なら、あなたにちゃんと経緯を説明して、お待ち頂くか再度の訪問をお願いするか、でしょう。

なんだかなあ、という感じですね。

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。
しっかりと連絡する順番を覚えて次の機会に備えたいと思います。

＞しかし、来客予定の相手に～
私も伝言だけを受け取りにくるものとばかり思っていたので、相手の上司の方も一緒に見えられて「え？なぜ？」という状態でした。メモも急な用事と書かれていましたが、特に急ではありませんでしたし、断るつもりであるならば、はっきりと言っておいてもらえればよかったなとも思いました。

しかし今後またこういう機会が無いとも言えませんので
j-h-smithさんをはじめ、回答してくださった皆様方の書き込みを参考にミスの無いよう、対応していきたいと思います。

本当にありがとうございました。

回答No.4

kensaku

社長は、相手と会わずに断りたかったんでしょうね。文面から察するに。
なのに携帯にまで追いかけられてしまったということで不機嫌なのでしょう。

「社長に連絡をとり、お電話いたさせます」ということで逃れておくところですね。

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。

kensakuさんの言う通り、穏便に断りたかったみたいでした。
今後はうまく対応できるよう心がけたいと思います。
本当にありがとうございました。

回答No.3

mikarin624

携帯電話の番号は「個人のものですので、外部の方には番号をお知らせしておりません」と伝えるようにしています。例え、会社のものでも。
教えて良い相手なら、本人がそれまでに携帯の番号くらい教えてると思うんですよね。
突然の事で、どう対応して良いのか慌ててしまった状況も、よくわかります。
約束をしておきながら急用で出てしまう人って案外多いものですよね。

社長に限らず、社員の携帯番号を聞いてこられる方もあると思いますが、その場合もむやみやたらに教えずに「こちらから連絡をとり、おり返しお電話させて頂きます」としたほうが良いでしょう。

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。
次の機会にはしっかり怖気づかずに「折り返しお電話させていただきます」というように心がけたいと思います。
本当にありがとうございました。

回答No.2

atsuro

うちの会社は社員に携帯を持たせておらず、皆個人契約して仕事・プライベート兼用にしています。

で、お客様から携帯番号を聞かれたときは、
「会社では持たせておりませんので・・・」
それでも聞かれたら、
「わかる者がおりませんので・・・」
と言って一時逃れをして、その隙に自分が連絡を取ります。

今回の場合は、お客様にかけてくださいと言うのではなく、自分で(事務の人経由で)社長に連絡を取るべきでした。
お客様に通話料金を負担させるのも失礼です。会社の固定電話からかけて代わってもらう等の対応であればまだマシですが。

基本的に携帯番号は、よくかかってくる人(重要なお客様)等以外には教えないほうがいいと思いますよ。

お礼

忙しい中、回答をしていただきありがとうございます。
携帯番号を教えてしまった、という以外のミスも指摘していただき、とても助かりました。
今後は十二分に注意して対応をしていきたいと思います。

本当にありがとうございました。

回答No.1

akira212

携帯番号を教えるんじゃなくて、自分自身で社長と電話して対応を聞くのがＢＥＳＴです。

会社用の携帯電話だったとしても、教えれば、これからは直接、携帯電話に掛かってくると困る事もあるんじゃないでしょうか？

個人的には、他人の携帯番号を、持ち主の了承なしに、教える行為は、あまり好ましくないと思いますよ。

お礼

為になるアドバイスを本当にありがとうございます。
突発的な何かが起こるとすぐに頭が真っ白になってしまうので次回からは冷静にakira212さんのアドバイスを思い出して対応していきたいと思います。

忙しい中、すばやいアドバイスを本当にありがとうございました。