Word差し込み印刷

質問

Wordの差し込み印刷についての質問です。
各レコードに共通のデータを、すべてのレコードにもたせないで、たとえば別シートから差し込むといったことはできないものでしょうか。

たとえば、
レコード1　令和5年度　りんご　200円
レコード2　令和5年度　みかん　150円
レコード3　令和5年度　すいか　170円

として、1シートに年度と品物名と価格を差し込むとします。
これと同じものを、

レコード1　りんご　200円
レコード2　みかん　150円
レコード3　すいか　170円
別シートのデータ　令和5年度

というデータから差し込んで作成することが可能かという質問です。
今、上の例でいう「令和5年度」のようなレコード共通の項目が大量にあるため、すべてのレコードに持たせるとエクセルが煩雑な構造になるため避けたいのです。かといって共通の項目はエクセルを更新するたびに変化するためワードに直接打ち込むのも大変です。

何か方法があればご教示願います。

なお、OfficeのバージョンはLTSC Professional Plus 2021です。

回答No.2

heisukewada · ベストアンサー

そのままExcelで、差し込み印刷をすればいいのではないかと思います。

dataのシートを作成します。
番号 品名 　　金額
1 りんご 200
2 みかん 150
3 すいか 170
yearのシートを作成します。
令和5年度
printのシートを作成します。

A1　番号　名前を”レコード”とつける
A2　年度　B2　=year!A1
A3　品名　B3　=INDEX(data!$A$2:$C$10,MATCH(print!$B$1,data!$A$2:$A$10,0),MATCH(print!$A3,data!$A$1:$C$1,0))
A4　金額　B4
=INDEX(data!$A$2:$C$10,MATCH(print!$B$1,data!$A$2:$A$10,0),MATCH(print!$A4,data!$A$1:$C$1,0))

E1　開始番号
E2　名前を”開始”とつける
F1　終了番号
F2　名前を ”終了”とつける

マクロ
Sub 差し込み印刷()
Range("レコード") = Range("開始")
Do While Range("レコード") <= Range("終了")
Sheets("print").PrintOut
Range("レコード") = Range("レコード") + 1
Loop
End Sub

E2に印刷を開始するレコード番号を入力して
F2に、印刷を終了するレコード番号を、入力して
マクロで、差し込み印刷　を、実行すれば、開始のページから終了のページまで印刷されます。

お礼

ご丁寧にマクロのソースまで書いていただき、ありがとうございます！たしかにこういうときこそマクロですね。助かりました。

Powered by GRATICA

回答No.1

hiro_1116

普通には参照先（差込データファイル）は１つしか持てません。マクロとか特殊な方法は分かりませんが。

とりあえず、差し込み用に"共通の項目"を他のファイルからコピーしてきて１つのファイルにしてから、wordで差込印刷するのが間違いないと思います。

補足

ご回答ありがとうございます。
やっぱり1つのデータしか使えないんですね。
他のアイデアとして、形式的にレコード1に共通データをもたせて、1シート目はレコード1とレコード2から差し込み、2シート目はレコード1とレコード3から差し込み、3シート目はレコード1とレコード4から差し込み、 …という技はないでしょうか。