Word差込印刷

質問

人が作ったデータで、どうやって設定するのかきになって
いることがあります。
Excel上のリストをWordの差込印刷ヘルパーで差し込むのに、
WordのデータファイルをＷクリックして即、【Excelのシート全体】
でいいかどうか、聞いてくるようにするには(差込印刷が即実行される)、
Wordの何処で設定できますか？作った人いわく、”マクロ
ではない”との事なんです。急がしそうでこれ以上詳しく教えてもらえそうも無く、いじってみたんですが、わかりません。
どなたか、教えていただけませんか?

回答No.1

masakaji · ベストアンサー

差込印刷ヘルパーを使うコツは、「作業順番を無視する」ことです。

Wordでの準備。
　差し込む個所以外すべて作成しておく。

Excelでの準備。
　差し込むデータの入っているワークシートの見出しを、一番左端に持ってきておく。
　差し込むデータの入っているワークシートの1行目が項目になっている。（つまり、タイトルなどはヘッダーに収めておいてワークシート上には表示させない）
　保存してExcelを終了させておく

　この状態で差し込みたいWordの文章を開いておきます。
「ツール」→「差込印刷ヘルパー」を選択
文章に差し込む場合は、「作成」→「定型書簡」を選択「作業中のウインドウ」ボタンをクリック

そしてここがコツなのですが、「編集」を　『とばして』

「データファイルの指定」→「データファイルを開く」→「ファイルの種類」を「Excelのワークシート」に変更してから、Excelのワークシートを保存しているファイルまで場所を移動して、目的のワークシートが見つかったらダブルクリック。

範囲名は「ワークシート全体」で「ＯＫ」をクリックすると
「メイン文書に差し込みフィールドが見つかりません。メイン文書に差し込みフィールドを挿入するには〔メイン文書の編集〕をクリックしてください。」
というエラーメッセージが出てきますが、これで問題ありません。メイン文書の編集ボタンをクリックすると、Wordのツールバーのなかに「差込フィールドの挿入」という文字のよこに下向き三角が出ます。
　この三角をクリックするとExcelの項目名が出てくるので、Wordで差し込みしたい個所で、Excelの項目名をクリックすると、その項目が差し込みできるようになります。
　Excel側の1行目が項目名でないと、項目名での選択ができず、作業が大変になるので、かならず、Excelのレイアウトを整えておいてください。
　差し込んだデータがちゃんと反映されたかを見たければ《abc》のアイコンを押せば表示してくれます。
　マクロの必要はありません。
　ここまでくれば、後は何とかなりますか？

お礼

ご丁寧に差込印刷の手順教えてくださって有難うございました。

とっても解りやすかったです。

つくづく早とちりな自分が嫌になりました。
そうですよね、差込印刷機能を設定したデータファイルは、
終了して、再度起動すれば機能するんですよね。
私、勘違いしてたようです。

とにもかくにも、解決です。有難うございました。