（１）エクセルはシステムと言うとVBAの利用が求められると思います。
しかしエクセルは検索が苦手であるように思います。
FindやFilterが使いにくい。
総なめで全件聞いて（判別する）ゆく手もありますが、件数が多いとちょっと・・
VLOOKUPは該当する最初の１件だけしか探してきません。
中間ファイルなども、作りにくい。
（２）エクセルとアクセスの中間でMSクエリと言うのが
エクセル側にあります。エクセルデータにSQLを使えるようにしています。これあたりが検討課題かなと思います。
（３）質問のこのあたりになると、業者に頼むかどうかの
瀬戸際のような気がします。改善・メンテ・バックアップ・引継ぎなど難しい課題を作成者が実質上個人的に抱え込むことになるからです。
アクセスでと言う意見も出ますが、軸足がエクセルにあると、２元化してやり難いと思います。
（４）VBAコードを作成する力でも、上級の力が必要なのではないでしょうか。
（５）同じ物の発注一覧を
A。発注先業者違いも出す
B.期間を合理的期間に制限する。
C.発注品のサブ分類が異なるものとかも出して、見た人が
探す。色やサイズや細かい仕様の違いのこと。
ぐらいの、緩やかなプログラムを作り、使いこんで見るのはどうでしょう。
経験や力があると言うよりも、関心があると言うものの言
と言うぐらいのご参考に。
