複数メールアドレスの管理

質問

長文で失礼いたします。

現在職場で、マイクロソフトアウトルック2010で２つのメールアドレスを主として使っていました。
1@aaa
2@aaa 　　という感じです。ずっと1＠aaaを使って来ましたが、職種が変わり新たに個人用として2＠aaaができました。どちらのアドレスからも、メールを書くときが多々あります。

しかし、新たな業務が追加されました。こちらは、同じ会社ですが違う営業所と遠隔で仕事をすることになり、スカイプで会話、またリモートで端末に入りながら業務を遂行しています。こちらの方たちは、アウトルック2016を使っています。
3＠bbb
4＠bbb

また、私の個人用のためにと、
5＠bbb　のメールアドレスを取得されました。

このような状況になり、私も遠隔でいちいちメールを見るのが面倒になったため、＠bbbの受信メールのコピーを全て＠aaaに転送するようにしていました。5＠bbbはアウトルック2010にアカウントを追加して、そちらからメールを送っています。
そして、3＠bbbからのメールを書くときと、そこの職場の方たちがなんのメールを送っているのかを確認するときだけ、遠隔で入って使用しています。

そして、つい最近上司が代わり、私たちの職場の本社が管理しているGメールを取得させられました。
9＠ccc　　です。ちなみに新しくなった上司は、その営業所の人にもGメールを取得させようとしています。

このように現在、異なった三つのメール環境が共存してしまっています。
私はGメールの機能がまだ全くわかっていませんが、Gメールで全て集約させればもっと効率よくメールができるのでしょうか。集約するときに何か気をつけたほうが良いことはありますか？
＠bbbは、他の営業所のメールなので、間違って削除とかは絶対に避けなければいけないです。

アドバイスをお願いいたします。

回答No.1

narashingo

会社の自分の責任で扱うメールのアカウントがPOPサーバーを使っていたら、Gmailのアドレスにて送受信できるようにすることはできます。
（会社で使っているPOPメールを、Gmailで送受信する方法）
http://enjoy.sso.biglobe.ne.jp/archives/gmail_fwd/
（複数のメールアカウントをGmailに集約して一元管理する方法）
https://kotonova.com/2445

「設定」にあるそれぞれの追加メニューから、自分のアドレスで追加して、Gmailの認証（手続きはGmail上で可能）を通ればOKです。※通常は簡単に追加できます。

この場合、受信メールをGmailで受信する方法として、
（１）会社のサーバーの機能で自動転送する（受信メールのコピーを残すかどうかの設定があって残した場合は、メールソフトでもPOP受信できます）方法と、
（２）Gmailのサーバーから会社の受信サーバーに定期的（時間間隔は設定できない）アクセスして、GmailにPOP受信する方法があります。

後者の場合は、会社のサーバーに外部のサーバーからアクセスが許可されないと不可です。

仮に、このようにアカウントを追加した場合、「既定のアカウント」（通常はGmailのアドレス）を決める必要があり、また、返信メールなどでは、どのアカウントから返信するのかなど、機能や操作を把握するまでは、返信メール作成画面で事前に意図する送信アカウントなのか確認するようにした方がよいと思います。

お礼

色々気をつけないといけない点があるようですね。アドバイスありがとうございます。慎重に行いたいと思います。