【WORD差し込み印刷】複数レコードを１ページに。

質問

差し込み印刷について伺います。
エクセルでデータファイルを作り、ワードで印刷するものです。

エクセルファィル
鈴木　辞典　１冊
鈴木　新書　２冊
佐藤　週刊　１冊
佐藤　専門　３冊

ワード
鈴木さんの購入した本は以下の通りです。
　辞典　１冊
　新書　２冊

というように、複数のレコードを氏名ごとに１枚の通知文にしたいと考えています。
フィールドコードなどで、名前を判断し改ページができるような方法があれば教えてください。

回答No.4

imogasi · ベストアンサー

＃２です。補足ありがとうございます。
＞複数レコードを１ページとして印刷（しかも、名前ごとに）するところがなかなか難しいです。
＞名前（前のレコード）と名前（今のレコード）を比較する関数（？）やデータを格納できる任意の変数があればよいと思うのですが・・・。
おしゃることは良く判ります。ワードのフィールドでの回答が出れば良いのですが、まず難しいでしょう。私も勉強させてほしいのですが。しかしＯＫＷＥＢを見つづけて３年、これに類した質問回答は今までありませんでした。
○私のお勧めに対しての反応は今一つですが、下記をやって見てください。いろいろ応用が効きます。
（データシート）Ｓｈｅｅｔ１のＡ２：Ｃ５に
鈴木 辞典 １冊
鈴木 新書 ２冊
佐藤 週刊 １冊
佐藤 専門 ３冊
氏名順にソートしてあること。
（印刷物シート）Ｓｈｅｅｔ２の
Ｃ３に「さんの購入した本は以下の通りです。」
と文言をいれます。Ｂ２に「注文書」とかいれるのも
不動文字は自由です。Ｃ４：Ｄ１８は注文明細のために
空白にしておいてください。
（プログラム）
ツール－マクロ－ＶＢＥでＶＢＥ画面に変ります
その画面で－挿入－標準モジュール
で出てきた画面に下記を貼りつける。
Sub test01()
Dim sh1 As Worksheet
Dim sh2 As Worksheet
'----A
Set sh1 = Worksheets("Sheet1")
Set sh2 = Worksheets("Sheet2")
'-----B
d = sh1.Range("A2").CurrentRegion.Rows.Count
MsgBox d
j = 5
'---第１データ分セット
m = sh1.Cells(2, "A")
sh2.Cells(3, "B") = m
sh2.Cells(4, "C") = sh1.Cells(2, "B")
sh2.Cells(4, "D") = sh1.Cells(2, "C")
'-----第２行以下処理
For i = 3 To 1 + d
If sh1.Cells(i, "A") = m Then
'-----名前前行と同じ
sh2.Cells(j, "C") = sh1.Cells(i, "B")
sh2.Cells(j, "D") = sh1.Cells(i, "C")
j = j + 1
Else
'------名前前行と変ったとき印刷とクリア
sh2.Range("A1:f20").PrintOut
sh2.Range("c4:d18").ClearContents
'-------名前変化後分のデータセット
m = sh1.Cells(i, "A")
sh2.Cells(3, "B") = m
sh2.Cells(4, "C") = sh1.Cells(i, "B")
sh2.Cells(4, "D") = sh1.Cells(i, "C")
j = 5
End If
Next i
sh2.Range("A1:f20").PrintOut
End Sub
プリンタに上をセットして
そしてメニューの実行－ＳＵＢ／ユーザー・・をクリック。
（結果）
鈴木 さんの購入した本は以下の通りです。
辞典 １冊
新書 ２冊
と
佐藤 さんの購入した本は以下の通りです。
週刊 １冊
専門 ３冊
の２枚の紙がプリンタから出てきます。
１人１５冊以上注文がある場合は手直しが必要ですが、今回は略。

お礼

アドバイスありがとうございます。
WORDへの差込印刷だけしか思いつかなかったのですが、EXCELのマクロがあったとは目から鱗です。
早速試してみます。

回答No.3

123sakura456

Accessを使えるなら早いように思いますが、エクセルデータファイルをワードで差し込み印刷となると、、意外に難しいですね。ＮＯ．１の方の補足にありました、元ファイルを変更すると他へ影響があるとのことですが、コピーしてもう一つ同様のファイルを作ってから加工するとか、エクセルのピボットテーブルで、ページエリアに購入者名を配置し、ページごと表示にすれば、あっという間に、個人集計が可能となるかと思います。説明下手ですみません。参考になれば。

回答No.2

imogasi

小生は判ってないのですが、質問への直接の回答でなくて済みません。
（１）フィールドコードなどで
おっしゃる通り、挿入－フィールド－フィールドの名前
に出てくるＩｆやＮｅｘｔ（Ｒｅｃｏｒｄ）などの英語の
語句を駆使すると、お望みの処理が出来るらしいとかねてから睨んでいて関心があります。
一種のプログラムを組むようなものでしょう。フィールド
コード自体がワードの中で異色な感じがします。
しかし、解説した書籍やＷＥＢサイトがなくて、判らずじまいです。１０００ページぐらいのワードの本数冊にも、あまり記述がありません。
（２）それで
ワードで差し込み印刷せず、エクセルＶＢＡで処理する方
法もあることを御紹介します。
印刷物をデータ記録シートと別シートにして、名前が変るまで同一印刷シート次行にデータをセットし名前が変るとシートを印刷します。
ラベル印刷の例が殆どですが、過去に何度も質問があります。
http://okweb.jp/kotaeru.php3?qid=797145などの小生の回答を参考にご覧下さい。
印刷シートをエクセルのシートで設計してデータをセットするセルを決めて貰うこと、データシートで名前の入っている列や、印刷する項目列を教えてもらえれば、１５行程度のＶＢＡプログラムで、エクセル内の処理が出来ます。

補足

アドバイスありがとうございます。
複数レコードを１ページとして印刷（しかも、名前ごとに）するところがなかなか難しいです。
名前（前のレコード）と名前（今のレコード）を比較する関数（？）やデータを格納できる任意の変数があればよいと思うのですが・・・。

ワード
鈴木さんの購入した本は以下の通りです。
　辞典　１冊
　新書　２冊
＋＋改ページ＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋
佐藤さんの購入した本は以下の通りです。
　週刊　１冊
　専門　３冊

回答No.1

goomika

データファイルを修正されたらいいですよん。
鈴木　辞典　１冊
鈴木　新書　２冊
佐藤　週刊　１冊
佐藤　専門　３冊
ではなく、
　　　辞典　新書
鈴木　１冊　２冊
佐藤　１冊　３冊
そして、差込印刷の設定したらOKです。

補足

アドバイスありがとうございます。

実際のデータは行700、列10のデータです。
なかなか、元のファイルを加工するのは他への影響もあり、なかなかできない状況です。