所有物の配分のための差し込み印刷について

質問

業者が物品の提供者から物をもらって、発注者に配分するときの帳票を作成するための差し込み印刷、またはエクセル管理方法について教えてください。

・物品提供者には、「一覧表に示すような物品をご提供いただきました」というお知らせを送りたい。
・物品発注者には、「一覧表の物品をお届けいたします。」というお知らせを送りたいです。

エクセルでの管理表としては

【提供者氏名】　　【提供物品】　　【発注者】
Ａさん　　　　　　　　　α　　　　　　　bさん
Ａさん　　　　　　　　　β　　　　　　　cさん
Ｄさん　　　　　　　　　θ　　　　　　　eさん
Ｄさん　　　　　　　　　γ　　　　　　　bさん
Ｆさん　　　　　　　　　φ　　　　　　　bさん

＜提供者への通知例＞
Ａ様　以下の物品をご提供いただきましてありがとうございます。

記
α
β

＜発注者への通知例＞
ｂ様　以下の物品を発注いただいましてありがとうございます。

記
α
γ
φ

エクセルの差し込み印刷で、
・提供者の名前が同じ列の物品名を「記」以下に差し込みたい
・発注者の名前が同じ列の物品名を「記」以下に差し込みたい
です。

イメージがわかりづらくてすみませんが、詳しい方どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.1

nishi6 · ベストアンサー

算式を簡単にするために「管理表」を添付図のようにします。見づらい場合は、後から非表示にしてください。
「管理表」の「さん」は外しています。

セルD2:=IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)=1,ROW(A2),"")
　　　　重複している提供者に番号を付けるため

セルE2:=IF(COUNTIF($C$2:C2,C2)=1,ROW(C2),"")
　　　　重複している発注者に番号を付けるため

セルF2:=A2&"_"&TEXT(COUNTIF($A$2:A2,A2),"00")
　　　　提供者と提供物品を紐付ける

セルG2:=C2&"_"&TEXT(COUNTIF($C$2:C2,C2),"00")
　　　　発注者と提供物品を紐付ける

２行目に入力したらデータ分、下にコピーしてください。

以下添付図のセル位置で説明します。一旦、添付図のように作って確認した後、お望みのセル位置に変更してください。

＜提供者への通知例＞
セルI4:提供者を1、2、3・・・と入力します。D列になります。一人目、二人目・・・という意味です。
セルK4:=INDEX($A:$A,SMALL($D:$D,I4),1)&"様　以下の物品をご提供いただきましてありがとうございます。"
セルK7:=IFERROR(INDEX(B:B,MATCH(INDEX($A:$A,SMALL($D:$D,$I$4),1)&"_01",F:F,0)),"")
　K8、K9・・・と必要な分コピーしてください。5行コピーしておけば、最大5件出ますが、1件しかないと下の行は空白になります。
　コピーするとき、算式の「_01」部分を2件目から「_02」、「_03」、「_04」・・・と変更してください。

＜発注者への通知例＞　提供者への通知例とほぼ同じです。
セルI12:発注者を1、2、3・・・と入力します。E列になります。
セルK12:=INDEX($C:$C,SMALL($E:$E,I12),1)&"様　以下の物品を発注いただいましてありがとうございます。"
セルK15:=IFERROR(INDEX(B:B,MATCH(INDEX($C:$C,SMALL($E:$E,$I$12),1)&"_01",G:G,0)),"")
　K16、K17・・・と必要な分コピーしてください。
　コピーした後の変更は提供者と同じです。

お礼

ご回答ありがとうございます。

indexやiferrorを使う頭が無かったので、使って整理して見合いと思います。

回答No.2

banzaiA

回答する前に、補足をお願いします。
例によりますと
【提供者】は、複数物品を提供する者もいる
【発注者】は、複数物品を発注する者もいる
ことは理解できますが、
次の補足をして下さい。

【提供物品】には必ず【発注者】がいますか？
【提供物品】と【発注者】は、１対１の対応ですか？

補足

ご覧いただきありがとうございます。
【提供物品】に必ず【発注者】がいるわけではありません。
発注者がほしいと思ったものだけ発注される形を想定しています。

【提供物品】と【発注者】は1対1の関係です。
（発注が重複した場合は、会社の基準で選定しますが、選定した後の発送についての整理をするためのシートを作りたいと思っています）

お時間あるときにご回答お願いいたします。