職場の電話応対について教えてください。
職場の電話応対について教えてください。
大手子会社に勤める派遣社員です。
受付 (にきた来客) から電話があった場合。
部署名を名乗りますか、社名を名乗りますか？
自社の入るビル以外の関連会社や親会社からの電話は、
部署名を名乗りますか、社名ですか？
その後には「お世話になっております」or「お疲れ様です」？
派遣なので、外線がかかってきた時の相手が
取引先なのか、全く関係ない相手なのかわかりません。
全ての電話の相手に「お世話になっております」と言ってもいいのでしょうか？
また、全ての電話をつないでもいいのでしょうか？
とりあえず、社員につないでいいですよね？
(総務所属ではありませんが、総務と同じ感覚の部署に所属していて、
電話交換手はいません)
あと、電話機についてなんですが(再度お願いします)。
富士通の電話機。
数字ボタンの下に、▲と▼のマークのついた「ト音記号/コール」の横長ボタン。
数字ボタンの横に、８つのボタン。
「フック」「内線」「短縮」「再呼/クリア」「転送」
「ミュート/メモリ」「保留/カナ･英字 (赤いボタン)」「スピーカー」。
数字ボタンの上に、小さなボタンがあり、手書きで次の設定。
「保留１～４」「ピックアップ」「代表着信」の６つ。
(数字以外は、これらのボタンのみを使っていると思います)
電話に出る時は、受話器を取る→ピックアップと聞きました。
それ以外は聞いていません。
【外線を受けた場合】
社内の遠くの社員につなぐ時 (ピックアップ以降) 、
「保留→ (受話器は持ったまま) 目的の社員の内線番号→
→ (社員に電話の旨告げる) →受話器を置く」でいいでしょうか？
目的の社員が不在の場合、
「目的社員の内線番号→ (誰も出ない) → (自分が押した) 保留を押す→
→電話の相手に不在の旨告げる」でいいでしょうか？
【内線を受けた場合】
外線の場合と同じ、でいいでしょうか？
実際の電話機を見ずの回答は難しいと思いますが、
一般的な操作方法、想像でも結構です。
代表電話、(関連会社からの) 短縮電話、内線、受付からと
たくさん電話がなるのに、一部の社員以外なかなか社員が出ず、
社員が不在の時だけ出てと言われている自分も、
結構プレッシャーというか、一部社員からの無言の圧力で
押しつぶされそうで、
でも、社内の事など殆どわからない状態なので
すごく緊張の連続です。
仕事に集中できない時もあるので、
どうか「社会人としての基本の基本だ」などと言わず、
電話に出る時の応対と、操作方法について
よろしくお願いします。
お礼
なるほど。ありがとうございます。